Автоматизация документооборота на платформе «1С»
В условиях роста экономики российским компаниям приходится искать пути повышения эффективности собственного бизнеса. Многие уже осознали, какие преимущества в конкурентной борьбе дают формализация и последующая автоматизация бизнес-процессов, в том числе связанных с обработкой документов и информационной поддержкой принятия управленческих решений. В ответ на возрастающий спрос на ИТ-рынке появляются все новые и новые системы, решающие задачу перехода к безбумажным технологиям работы с документами и управления бизнес-процессами. Поэтому сегодня практически любая компания, независимо от ее размеров, структуры и особенностей управления, может найти программный продукт, отвечающий ее индивидуальным запросам.
Недавно на рынке систем электронного документооборота (СЭД) появилась новая разработка — «АНТ: Документы и бизнес-процессы», созданная специалистами компании «Аудит — новые технологии», входящей в группу компаний АНТ (www.audit-nt.ru). Система обеспечивает комплексную информационную поддержку процедур документирования, подготовки и принятия управленческих решений, управление бизнес-процессами и электронным архивом. В приложении заложен стандартный для систем электронного документооборота набор функций, который включает учет документов, поддержку их движения внутри компании, постановку задач и контроль исполнения, поиск информации и формирование отчетности. Помимо этого, система обладает возможностями распознавания текстов при сканировании и поддерживает обмен информацией в территориально распределенных системах.
Система «АНТ: Документы и бизнес-процессы» разработана на платформе «1С:Предприятие 8», которая, как известно, значительно усовершенствована по сравнению с прежними версиями. Платформа — это одно из ключевых отличий разработки АНТ от имеющихся на рынке аналогов. «АНТ: Документы и бизнес-процессы» обладает всеми свойствами платформы, в частности, масштабируемостью в зависимости от задач и нагрузки, высокой производительностью, возможностью интеграции и консолидации данных. Система поддерживает работу как с базами данных файлового типа, так и с клиент-серверным вариантом. Она не зависит от используемой в компании ОС, одинаково хорошо работая в среде как Microsoft Windows, так и Linux.
Система проста и удобна в эксплуатации и в администрировании. Благодаря эргономичному интерфейсу обучение пользователей любого уровня подготовленности занимает не более недели. Поскольку в процессах обработки документов, как правило, заняты сотрудники с разным уровнем владения компьютером, простота освоения может стать решающим фактором при выборе ПО. Ведь ни для кого не секрет, что компании, приобретающие дорогостоящие многофункциональные системы, далеко не всегда получают от них адекватную отдачу потому лишь, что не все пользователи могут и готовы осваивать и применять все их возможности.
Решение АНТ может работать как отдельно, так и совместно с системами автоматизации учета, построенными на платформе «1С». При совместном использовании модуль документооборота встраивается в учетную систему и позволяет работать с документами без дублирования. Так, документ «акт сверки», созданный подсистемой бухучета, может проходить согласование внутри организации и/или с контрагентом в подсистеме документооборота.
Конфигурация «АНТ: Документы и бизнес-процессы» работает со всеми основными видами документов. В базовой версии программы предусмотрена их группировка по четырем типам: входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные. Дополнительно администратор может настраивать любое количество новых видов документов, изменяя набор основных атрибутов документа, правила заполнения электронной регистрационной карточки, права доступа и другие параметры. Благодаря тому, что документ в системе представлен двумя элементами — регистрационной карточкой и присоединяемым к ней файлом, система обеспечивает обработку, движение и хранение документов, созданных в любой программе, будь то распространенный текстовый редактор или специализированное ПО для проектирования высокотехнологичных изделий.
Для каждого рабочего места СЭД «АНТ: Документы и бизнес-процессы» автоматизирует именно те функции, которые выполняет соответствующий сотрудник. Набор доступных пользователю функций задается при помощи механизма ролей; тот же механизм определяет и ограничения по набору допустимых действий пользователя в системе.
Функционал системы в части управления бизнес-процессами позволяет настроить схему, обеспечивающую автоматическое выполнение операций в рамках конкретного бизнес-процесса. Пример — формирование отчета для руководства по текущим продажам. При отсутствии схемы ответственный за подготовку отчета ограничен лишь сроком его предоставления, у него нет ни мотивации, ни полномочий, чтобы контролировать полноту данных. В то же время сотрудник, занятый вводом первичной информации, может завершить работу с опозданием, и в итоге на столе у руководителя окажется неполный отчет. В конфигурации АНТ проблема легко решается — администратор настраивает схему бизнес-процесса, которая не позволит создать отчет до завершения ввода первичной информации.
Среди полезных дополнительных функций системы следует отметить делегирование полномочий: без привлечения администратора любой пользователь может делегировать свои права на работу в системе другому пользователю — на фиксированный срок или без ограничения времени. Это удобно, например, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку.
Однако продукт группы компаний АНТ — это не только набор технических характеристик, это еще и комплексное обслуживание компании-пользователя. Поставляя готовый продукт или создавая индивидуальное решение для своего клиента, АНТ обеспечивает полноценное сопровождение внедрения и постоянную техническую поддержку — при помощи собственного сall-центра. И наконец, разработчики «АНТ: Документы и бизнес-процессы» продолжают непрерывно совершенствовать технические характеристики программы, ежемесячно высылая пользователям ее релизы.