Documentum: от управления документами к поддержке электронного бизнеса

Андрей Колесов

Американская компания Documentum (http://www.documentum.com)
известна как один из ведущих поставщиков технологий индустриального управления
документами для корпоративных информационных систем. Созданная в 1990 году,
сегодня она имеет более 900 крупных заказчиков из числа компаний, входящих в
список Global 2000. До 2000 года Documentum напрямую работала с несколькими
российскими бизнес-партнерами, занимавшимися внедрением ее технологий. С прошлого
года компания активизировала свою деятельность на нашем рынке — при ее поддержке
была создана дистрибьюторская фирма "Документум Сервисиз" (http://www.documentum.ru),
представляющая интересы Documentum в России и странах СНГ.

Технологии Documentum изначально строились на объектно-ориентированном подходе к реализации архитектуры информационных систем. Это позволило эволюционным путем расширять сферу применения ее продуктов, в динамике развития которых можно выделить несколько ключевых этапов: поддержка бизнес-процессов; интеграция с ERP-системами; создание вертикальных решений.

В апреле 2000 года компания представила новое поколение продуктов под названием Documentum 4i eBusiness Platform — платформу для управления электронным бизнесом. Новый комплекс, продолжая линейку традиционных решений Documentum, автоматизирующих процессы создания и обработки документов внутри корпорации, был дополнен сервисами, предназначенными для наполнения Интернет- и интранет-сайтов и отображения на них корпоративного содержания.

Позиционирование на рынке корпоративных систем

Сегодня компания предлагает Documentum 4i eBusiness Platform в качестве инструмента создания крупных информационных систем, реализующих следующие функции:

Workflow (WF) — управление потоками работ. Система содержит все необходимое для описания бизнес- или технологических процессов и автоматизации управления ими как логическими последовательностями автоматизации функциональных задач;

Document Management (DM) — управление документами. Система включает функции автоматизации обработки документов для различных ролей пользователей, предусматривающих активную или пассивную работу с документами;

Knowledge Management (KM) — управление знаниями. Платформа позволяет структурировать по полнотекстовым и атрибутивным критериям документы, как хранимые в базах, так и полученные из прочих корпоративных приложений в интерфейсе корпоративного портала, персонализированном под потребности любой рабочей группы, функциональной роли, любого участника бизнес-процесса;

Web Content Management (WCM) — управление Web-контентом. Реализована возможность централизованного динамического управления в автоматическом режиме (без участия Web-мастера) информационным наполнением любого количества корпоративных интранет- и Интернет-сайтов, а также горизонтальных или вертикальных Интернет-сообществ. Механизм Web-публикаций использует технологии WF, DM и KM;

eBusiness — поддержка электронного бизнеса. Платформа использует активный Web-интерфейс, средства администрирования и разработки Web-приложений, позволяющие обеспечить прозрачную интеграцию с коммерческими приложениями, доставить им необходимый контент (каталоги, прайс-листы и другие документы) и обеспечить обратную связь с ними.

Эти функции позволяют позиционировать технологии Documentum как платформу для автоматизации широкого круга процессов и функций управления корпоративной информацией (не связанных с решением транзакционных задач). Она позволяет хранить, искать и коллективно обрабатывать документы разнообразных форматов, созданные в офисных приложениях, CAD/CAM/GIS и ERP-системах, причем (что очень важно) даже на тех рабочих местах, где эти приложения не установлены. Процессы обработки информации выполняются в распределенном режиме и при централизованном администрировании.

Набор этих возможностей позволяет сформировать на базе технологий Documentum единое информационное пространство, в котором независимо от географического положения взаимодействуют между собой отдельные сотрудники и целые подразделения предприятия, его партнеры, поставщики и клиенты. Эксперты аналитической компании Doculabs среди отличительных черт технологии Documentum называют масштабируемость, поддержку многих языков, интеграцию с продуктами третьих фирм, а также наличие полного набора функций для создания корпоративных систем в одном решении.

Архитектура и продукты

Система Documentum имеет трехуровневую архитектуру: корпоративный репозитарий данных, серверы eContent Server и RightSite (последний входит в WDK) и набор Windows- и Web-клиентов (рис. 1).

Рис. 1. Архитектура Documentum 4i eBusiness Platform.

eContent Server — это сердце всего комплекса, полнофункциональный сервер
с поддержкой XML-технологий. Он организует хранение информации в корпоративном
хранилище Docbase и обеспечивает взаимодействие с ним внешних клиентов. Сервер
может работать в среде Windows NT 4.0/2000, HP-UX и Sun Solaris.

Объектно-ориентированный репозитарий контента хранит в качестве объектов документы, Web-страницы, звуковые или графические файлы, объекты Workflow и т.д. Объекты состоят из описывающих их метаданных и содержимого (если оно имеется). Метаданные поступают в реляционную базу данных, содержимое же может находиться как в файловой системе, так и на оптических носителях либо в базе данных (Oracle, Sybase, Informix или Microsoft SQL Server).

Контент объединяет все имеющиеся в организации объекты: текст, данные, изображения, чертежи, Web-страницы и мультимедийные файлы, причем эти объекты могут разбиваться на отдельные компоненты (например, для документа это параграфы, секции и таблицы), которые, в свою очередь, допускается различным образом комбинировать и использовать повторно. Documentum базируется на распределенной серверной инфраструктуре, которая позволяет применять одновременно несколько репозитариев и любое количество подсоединенных по сетям LAN и WAN серверов eContent Servers. Репликационные службы обеспечивают избирательное копирование информации и распределение ее по нескольким репозитариям.

В состав eContent Server входят также наборы инструментов для управления контентом и автоматизации деловых процессов: библиотека средств просмотра, обновления и поиска документов; службы репликации для отображения изменений объектов сразу в нескольких репозитариях; функции workflow, в том числе отслеживание статуса задач и статистики выполнения процессов. Службы управления жизненным циклом документов управляют связями между контентом, деловыми процессами и ролями пользователей. Эти средства автоматизируют взаимные изменения в контенте и ассоциированных с ним процессах, а также движение документов или объектов по стадиям их жизненных циклов, обеспечивая при этом нужные уровни секретности (рис. 2).

Рис. 2. Прикладные программы eContent Server сокращают время получения результатов, координируя изменяющиеся взаимосвязи между информационным наполнением, сотрудниками и производственными процессами.

Documentum Web Development Kit (WDK) — это набор серверных компонентов,
разработанных на ASP/JSP, которые позволяют открывать прямой доступ к службам
Documentum из Web-приложений, в том числе и из собственных Web-клиентов Documentum.
WDK обеспечивает поиск, управление и объединение динамической информации в корпоративных
интрасетях. Web-страницы хранятся в контентном репозитарии в качестве объектов,
причем наряду с содержимым здесь же размещаются их атрибуты (версии, форматы,
связи и др.).

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера (работает через WDK). В соответствии с установленными правами эти средства могут использоваться создателями, потребителями и координаторами контента (рис. 3). Кроме того, имеется клиентское приложение WebPublisher, предназначенное специально для тех, кто создает контент (XML или HTML) и распространяет его на одном или нескольких серверах.

Рис. 3. Documentum 4i eBusiness включает Desktop-клиент и Web-клиент для беспрепятственного доступа к корпоративным знаниям.

Администрирование и разработка приложений

Все административные функции — управление пользователями/группами (включая
импорт их готовых настроек из LDAP), форматами и шаблонами, полнотекстовым индексом,
а также мониторинг сеансов — выполняются из единого Web-интерфейса Documentum
Administrator, который, кроме того, ведет аудит клиентских и системных
событий.

Графическая среда Developer Studio (построенная на базе Microsoft Visual
Studio) обеспечивает разработку пользовательских приложений Documentum Application
(DocApp), включающих бизнес-логику, элементы систем Workflow и описания жизненных
циклов документов (рис. 4). Благодаря обширному словарю данных можно, не прибегая
к кодированию, задавать правила утверждения документов различных типов. Drag-and-drop
упрощает построение серверных страниц ASP и JSP. Помимо того, в Developer Studio
входит новый набор инструментов для быстрой разработки Web-приложения.

Рис. 4. Developer Studio — среда для компоновки бизнес-знаний и быстрой разработки и внедрения Web-приложений.

Все клиенты Documentum разработаны с помощью обширного набора основных классов — Documentum Foundation Class (DFC). Для клиентов Windows поддерживается COM-интерфейс, для клиентов Web — Java-интерфейс, для платформ UNIX — С-интерфейс. Кроме того, для разработки приложений можно применять Interdev, C++, Visual Basic, Visual J++ и другие стандартные инструменты.

Дополнительные модули

AutoReader Pro — сервер, преобразующий данные в формат PDF и обеспечивающий
просмотр PDF-файлов с помощью Web-браузеров.

DocInput (на базе технологии Accel компании Input Software, http://www.inputsoftware.com)
служит для преобразования бумажных документов в изображения и их дальнейшей
обработки, включая сканирование документов, оптическое распознавание символов,
улучшение качества изображения. Поддерживает более 140 видов сканеров.

DocViewer (использующий технологию просмотра графики компании Informative
Graphics, http://www.infograph.com) позволяет выводить на экран изображения
в формате TIFF и PDF. При помощи этого модуля с Desktop- и Web-клиентов Documentum
можно просматривать и аннотировать документы и изображения, вносить в них замечания
и направлять коллегам. DocViewer поддерживает выделения, маркеры, водяные знаки,
вывод баннеров, а также локальную, удаленную и пакетную печать.

Virtual Document Manager — компонент, координирующий работу над виртуальными
документами, задает гиперсвязи между объектами. При помощи Virtual Document
Manager выполняется персонализированная публикация информации.

eConnectors: eConnector для Notes Mail интегрирует клиентов Lotus Notes
с сервером eContent; eConnector для SAP обеспечивает совместимость с SAP R/3.
С его помощью клиенты Documentum из своих интерфейсов получают доступ к контенту
этой системы.

Frame Link интегрирует средства публикации Adobe FrameMaker и FrameMaker+SGML
с сервером eContent, который теперь в полной мере может управлять документами
FrameMaker.

CADLink необходим для работы с инженерными чертежами, обеспечивая совместимость
сервера eContent с системами AutoCAD и MicroStation CAD.

Кроме перечисленных специальных модулей стыковки с системами третьих фирм, в Documentum встроена поддержка Microsoft Word и Excel; интеграция с популярными настольными приложениями обеспечивается через ODMA. Шлюз ODBC позволяет работать с ODBC-совместимыми инструментами составления отчетов и анализа данных, такими как Crystal Reports, Business Objects, Microsoft Access и другими. Для обмена контентом с корпоративными системами, например SAP R/3 или PeopleSoft, используются XML-технология.

Кроме того, компания Documentum и ее партнеры разработали дополнительные программные модули для решения конкретных задач. В настоящий момент их спектр довольно разнообразен: это iTeam, DocControl Manager, Content Authentication Services, Corrective Action Manager, GMPharma и Dynamic Content Assembler.

Поддержка электронного бизнеса

Версия Documentum 4i eBusiness, решая традиционные (а еще недавно абсолютно новаторские) задачи управления документами и знаниями, включает в себя и целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Несколько упрощенно можно сказать, что эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым (согласно установленным правам) доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища (рис. 4).

Такое направление развития системы определяется насущными потребностями в минимизации затрат на поддержку корпоративных Web-сайтов, которые фактически превратились в порталы, обеспечивающие взаимодействие сотрудников как внутри компании, так и с внешними клиентами и партнерами. Все это происходит на фоне двух взаимосвязанных процессов: экспоненциального роста числа сайтов и содержимого каждого из них и резкого усиления зависимости эффективности бизнеса от качества работы Web-узлов. Последнее — результат того, что корпоративные Web-сайты из некоторого дополнения (поначалу чисто имиджевого) превратились в один из главных элементов бизнеса. И это требует решения проблем, которые еще пару лет были не слишком актуальными: задержки при публикации информации, неверное содержание, трудность обеспечения целостности сайтов, невозможность повторного использования содержания и пр. Следует выделить еще одну важную проблему последних лет — резкий рост команд разработчиков и затрат на поддержку инфраструктуры.

Именно для решения задач управления Web-контентом предназначены основные нововведения Documentum 4i eBusiness — службы Content Personalization и Site Delivery.

Content Personalization обеспечивает пользователей настроенным контентом, выполняя автоматический анализ информации и ее категоризацию по содержанию и ключевым словам. В системе реализована интеграция с механизмами персонализации третьих фирм.

Site Delivery обеспечивает в 4i высокоскоростное кэширование Web-контента (модуль WebCache); его централизованное формирование и распространение по распределенным серверам; функции управления сайтами, включая тестирование и возможность создавать одномоментные кадры Web-страниц (WebPublisher) и т.д. (рис. 5).

Рис. 5. Масштабируемые функции доставки контента.

Для различных групп клиентов

В отчете по системам управления Web-контентом в 2000 г. аналитики Gartner Group наряду со многими достоинствами Documentum 4i отмечали, что слабость этой технологии — в ее сложности; точнее говоря, эта технология — скорее инструмент создания коммерческих приложений, нежели готовое решение.

В какой-то степени учитывая это пожелание и имея в виду расширить круг потенциальных клиентов, компания Documentum с осени 2000 года предлагает набор из нескольких специальных выпусков (коробочных продуктов), ориентированных на разные аудитории. По мнению экспертов, задачи их настройки и интеграции с другими программными продуктами по плечу не только системным интеграторам, но и штатным сотрудникам ИТ-подразделений. В эти выпуски включается специфический набор лицензий и настроек системы. Сейчас предлагаются следующие выпуски:

WCM Edition — разработка интранет/Интернет-приложений для управления
содержанием Web-сайтов масштаба предприятия. Предназначен для поддержки процессов
создания, внесения исправлений, утверждения и выпуска контента, базируясь на
предопределенных ролях пользователей, деловых процессах, жизненных циклах документов
и т.п. Версия для порталов совместной работы в качестве интерфейса и основного
компонента использует приложение Documentum iTeam, обеспечивающее управление
проектами, поддержку взаимодействия виртуальных команд, интерактивный чат и
другие средства коллективной работы;

Portal Edition — решение, предназначенное для управления и предоставления
информации предприятия в рамках интрасети. Поставляется в двух вариантах: для
корпоративных информационных порталов и для порталов совместной работы; в обоих
случаях объединяет порталы со средой управления контентом;

Compliance Edition — вертикальные решения, обеспечивающие управление
документами и процессами их обработки для определенных отраслей. Они включают
соответствующие наборы лицензий и настроек (с учетом определенных правил обработки
информации и принятия решений), разработанные совместно с ведущими консультантами.
Сейчас доступно решение для фармацевтики, отвечающее принятым в этой области
стандартам, и решение для организации управления документами и бизнес-процессами
на крупных предприятиях;

B2B Edition — обеспечивает управление перемещением информации между
партнерами, поставщиками и системными интеграторами. Рассчитано на потребности
предприятий, строящих приложения электронной коммерции и торговые площадки.
Решение включает набор сервисов для интеграции с электронными каталогами и динамическими
страницами B2B-приложений.