Как контролировать затраты на печать в офисе

У каждого бизнеса есть свои операционные расходы. Например, расходы на печать многим предпринимателям приходится принять как должное, поскольку сложно представить себе современный офис без принтера или МФУ. Однако многие руководители не осознают, сколько денег тратится на печать в их организации. Как показывает практика, сокращение затрат на печать может существенно снизить расходы компании.

Многие компании постепенно начинают понимать, насколько важно уменьшить количество бумажных копий и контролировать затраты на печать. Как показывает исследование modern office methods, в среднем офисный работник использует 10 тыс. листов бумаги каждый год, и почти половина этой бумаги отправляется в мусор.

Традиционная модель печати

Многие организации стараются интегрировать и усовершенствовать печатную инфраструктуру, но не имеют единых стандартов и ограничений. В итоге этой системой становится слишком трудно управлять и контролировать ее. Подобные ошибки приводят к большим тратам времени и ресурсов на бумажную работу с документами. Руководители зачастую даже не замечают масштаба постоянно возникающих издержек. Множество опрошенных IDC компаний не смогли оценить все свои прямые и косвенные расходы на бумажный документооборот.

Оптимизация печати документов для многих компаний не является приоритетной задачей. Причина в том, что многие связывают организацию печати исключительно с печатающими устройствами – сетевыми принтерами и МФУ – и, соответственно, с налаживанием их функционирования.

Дальнейшая организация печати основана на постоянном обслуживании печатающих устройств (замена тонера, принтеров, драйверов на рабочих станциях и пр.). Такие решения можно считать рациональными, если в компании сотрудники работают в одном офисе и пользуются одним-двумя принтерами, а внутренняя конфиденциальность печатающихся документов не особо важна. В противном случае компания, которая «по старинке» приняла у себя упрощенную концепцию печати, неминуемо столкнется с рядом проблем, потенциально приводящим к сбоям производства и неоправданным финансовым затратам, а иногда и к критическим потерям.

Суммарная стоимость владения печатающим устройством (ТСО, Total Сost of Ownership), включающая расходы на приобретение расходных материалов (тонер-картриджей, блоков формирования изображения и т.д.) в период его эксплуатации, может во много раз превышать затраты на покупку самого устройства.

С оценками денежных затрат на печать в различных ситуациях можно ознакомиться в статьях цикла «Считаем ТСО», регулярно публикуемых на сайте «Бестселлеры IT-рынка» и BYTEmag.ru (например, «Задачи схожие, экономичность разная», «Сколько на самом деле стоит дешевый принтер», «Насколько экономичны “рабочие офисные лошадки”».

Что поможет снизить расходы

1. Сократите объем печати

Согласно исследованию MomNet, средний сотрудник печатает слишком много копий каждый год, в среднем 10 тыс. экземпляров на одного работника. Их количество может варьироваться в зависимости от отрасли, но в большинстве случаев этот показатель все равно нерационален.

Исследование Keypoint Intelligence показало, что лишь 60% офисной печати необходимо сотрудникам, независимо от возраста и размера компании, а 40% тратится впустую. Обязательно изучите все объемы необходимой печати для каждого сотрудника и сделайте все возможное, чтобы их оптимизировать.

Вспомните, что именно вы печатали за последний год – презентации для встреч, демонстрация слайдов, контракты, предложения и даже электронные письма (!). Все это требует приличного количества бумаги, особенно если вы делаете копии и просматриваете несколько черновиков. И если вы печатаете из Интернета, часто в конце есть страница, на которой нет ничего, кроме URL-адреса, и эта страница попадает прямо в корзину.

Начните использовать PIN-код или NFC-карту, чтобы «разблокировать» принтер. Это сокращает риск перехвата конфиденциальных материалов и уменьшает отходы при печати. Такой подход особенно полезен в отделе кадров, юридическом отделе и бухгалтерии, где сотрудники работают с большим количеством конфиденциальных документов.

Кроме того, вы можете сэкономить на расходах на печать, рекомендуя сотрудникам отправлять PDF-файлы по электронной почте, делать заметки на своих устройствах и проводить презентации в Zoom и Microsoft Teams.

2. Экономьте за счет изменения офисной политики

Средняя компания ежегодно тратит 1200 долл. или больше на печать в расчете на одного сотрудника. Сокращение количества печатных копий, необходимых сотрудникам, может значительно снизить эти расходы.

Еще один фактором, влияющий на расходы на печать, – это использование печатающих устройств в личных целях. Как показывает исследование InfoTrends, 78% офисных работников признают, что используют свои рабочие принтеры для своих личных нужд. Если в ваших компаниях сотрудники пользуются принтерами и МФУ в личных целях, предлагаю выработать четкую политику в отношении использования принтера. Она может включать в себя такой подход, как разрешение сотрудникам использовать офисный принтер в личных целях, но с тем чтобы они возмещали компании стоимость копий, которые делают.

3. Используйте функции авторизации печати

Бывают случаи, когда сотрудники отправляют документ на печать, но затем, отвлекшись на другие дела, забывают забрать распечатанный документ. По данным технического документа Brother UK «Скрытые расходы на печать», средний сотрудник ежегодно забывает забрать на принтере до 600 листов бумаги. Печатные копии в таком объеме наносят крупный ущерб бюджету компании любого уровня.

4. Используйте определенный шрифт

По данным CNET.com, шрифты Century Gothic, Ecofont и Times Roman входят в число самых экономичных шрифтов, а Arial требует большого количества тонера. В тестах, сравнивающих использование Century Gothic и Arial, Century Gothic обеспечил экономию на 31% по сравнению с Arial.

Новые данные от Printer.com показали, что, поскольку разные шрифты используют разное количество чернил для печати, использование правильного шрифта может снизить на величину до 31% расходы на струйные принтеры и картриджи с тонером.

5. Переходите на цифровые технологии, когда это возможно

В США компании ежегодно тратят миллиарды на печатные формы, большинство из которых устаревают в течение нескольких месяцев. Мало того, типичный сотрудник тратит много времени на поиск распечатанных документов, спрятанных в картотеках. Все эти потери производительности и времени сотрудников складываются и стоят компаниям денег.

Когда электронные формы организованы и доступны в режиме онлайн через систему управления документами, часто используемые формы можно заполнить и распространить быстро и легко, даже не распечатывая, что экономит драгоценное время и деньги в процессе. Насколько важно поддерживать цифровые активы? Подсчитано, что 70% предприятий, которые полагаются на бумажные документы, могут разориться в течение трех недель, если все эти документы погибнут в результате пожара или наводнения.

* * *

Таким образом, даже для небольших компаний дополнительные инвестиции на внедрение решения для управления печатью с большой вероятностью будут оправданны в обозримой перспективе. Это обусловлено, во-первых, снижением рисков от возможного несанкционированного доступа к бумажным версиям конфиденциальных документов; во-вторых, существенной экономией на расходных материалах; в-третьих, уменьшением нагрузки на внутренние службы поддержки пользователей. А высокая практичность системы безусловно усилит автоматизацию бизнес-процессов в компании и общую слаженность корпоративной инфраструктуры.