Microsoft Office InfoPath: работа с динамическими электронными формами

В наше время компании создают и обрабатывают огромные объемы данных — от оценок эффективности работы до объемов продаж. Сбор такой информации занимает все больше и больше сил. В частности, исследования Microsoft показывают, что на сегодняшний день в США в регулярном или периодическом сборе информации путем заполнения форм принимают участие 70 млн человек, или 59% взрослого работающего населения.

Сейчас основные способы сбора данных — это неудобные бумажные формы, сообщения электронной почты, реже — компьютерная обработка документов и бланков. Правда, многие компании используют для заполнения и последующей обработки таких форм офисные приложения (Microsoft Excel или Word) или даже создают собственные программы на основе Windows- или Web-форм, но все же с такими средствами в повседневной жизни работать не очень удобно. Именно поэтому в последнее время все большим спросом пользуются специализированные готовые инструменты, изначально ориентированные на работу с динамическими электронными формами.

Microsoft Office InfoPath — как раз такое удобное средство, которое упрощает процесс сбора данных и предоставляет возможность многократного их использования по всей организации. InfoPath представляет собой приложение, с помощью которого сотрудники могут прямо с рабочего стола получать доступ к хранящимся в компании данным, а также интеллектуальный клиентский доступ к Web-сервисам. Как правило, для решения таких задач раньше приходилось создавать специальное приложение, в котором функции управления внешним интерфейсом и связями с источниками данных были реализованы посредством программного кода (хотя бы с помощью Visual Basic). InfoPath делает то же самое, но без программирования.

Данный продукт впервые был выпущен в составе Microsoft Office 2003 (на этапе бета-тестирования он имел кодовое название XDocs — оно должно было отражать тот факт, что приложение работает с документами формата XML). Это произошло два с половиной года назад, но создается впечатление, что InfoPath не сразу попал в поле зрения российских пользователей. Наверное, одна из причин такой ситуации была в том, что InfoPath входил только в состав пакета Office 2003 Professional Enterprise Edition, распространяемого в виде корпоративных лицензий, и был фактически недоступен заказчикам из числа малых и средних предприятий (он был представлен и как автономный продукт, но коробки у нас не очень любят покупать). Однако ситуация меняется: некоторые организации уже внедрили InfoPath в свои бизнес-процессы, да и российское отделение Microsoft активизировало пропаганду этого полезного инструмента (русская локализованная версия появилась еще два года назад).

Рассказывать о возможностях InfoPath в рамках короткой журнальной статьи довольно сложно: это как раз тот случай, когда нужно просто сидеть за компьютером и показывать различные приемы работы с приложением. Впрочем, приемы можно освоить и самостоятельно с помощью встроенного учебного курса по продукту. Так что здесь мы просто расскажем о первых шагах работы с ним.

Первые шаги

InfoPath может работать в двух основных режимах: конструирования формы и ее заполнения. С заполнением все понятно: открываете форму и вносите данные в ее поля. Поля могут быть текстовыми, списками, флажками и т. д. После завершения ввода форму можно сохранить или опубликовать (это делается с помощью специального мастера).

Гораздо интереснее конструирование формы. Тут самый простой вариант — открыть какой-то готовый шаблон (их более двух десятков) и посмотреть, как он устроен. Откроем, например, в режиме конструктора шаблон «Отчет о продажах» и разберемся, как устроено поле «Номер телефона» (рис. 1). Оказывается, это поле привязано к некоему источнику, который представляет собой элемент предопределенной структуры salePerson (продавец). Элементов там довольно много, но в нашей форме используются только три — имя, телефон и адрес e-mail. Дальше, посмотрев свойства этого поля, мы увидим довольно много возможностей настройки. Например, можно задать варианты проверок вводимой информации или правила ее отображения, потребовать выполнять преобразования по формулам, анализировать взаимосвязи с другими полями и т. д.

Рис. 1. Описание формы в режиме конструктора.

Следующий шаг — можно добавлять и менять местами различные компоненты формы: из числа имеющихся источников или разных элементов управления.

А если вы хотите создать новую форму, не пользуясь шаблоном? Тут есть несколько вариантов. Первый — сконструировать форму «с нуля», добавляя и описывая различные ее компоненты. Второй — использовать уже имеющийся XML-документ или XML-схему. Третий — с помощью подключения внешнего источника данных (Access, SQL Server или Web-сервисы). Четвертый — импортировать форму с Web-сайта. В общем, есть из чего выбирать…

Еще один шаг — использование механизма внутреннего программирования с помощью скриптовых языков для создания более функционально насыщенных решений. Это позволит, например, сделать так, что состав, расположение и форматирование полей будут определяться содержимым получаемых данных.

Наверное, на первый раз мы сделали уже достаточно шагов, чтобы у читателя появилось желание попробовать все это самому.

Технологии

В основу InfoPath положено широкое использование различных XML-технологий: XML, XPath, XSD, XSLT, XHTML, CSS, DOM, XML DSig, SOAP, WSDL, UDDI. На рис. 2 представлена общая логика формирования динамической формы. Исходные данные получаются из XML-файлов или SOAP-сообщений (Web-сервисов), из которых с помощью XML-схемы создается внутреннее дерево данных DOM (Document object model). Далее с применением таблиц стилей XSLT строится внешний вид документа. Однако нужно подчеркнуть, что все эти программные технологии находятся внутри приложения — пользователь управляет ими через соответствующий визуальный интерфейс. При этом InfoPath имеет также механизм внутреннего программирования при помощи скриптовых языков для создания более функционально насыщенных решений.

Рис. 2. Механизм формирования динамической формы.

Для создания приложений на базе Microsoft Office InfoPath можно использовать Software Development Kit (SDK), который включает дополнительную документацию и примеры, демонстрирующие различные способы разработки для более гибкой настройки и подключения функционала InfoPath. В числе прочего можно интегрировать его с Access 2003, Word 2003, Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft BizTalk Server, Microsoft SQL Server, XML Web Services, Component Object Model (COM-объектами) и ActiveX Data Objects (ADO). Так, применяя ADO, можно задействовать InfoPath в качестве «сборщика» информации из самых разных внешних источников данных, а через BizTalk Server — интегрировать его в бизнес-процессы предприятия.

Еще более эффективный путь расширения функционала InfoPath — использовать другой набор для разработчика, InfoPath 2003 Toolkit for Visual Studio .NET. Это позволит создавать проекты InfoPath в среде Visual Studio с помощью языков C# или Visual Basic .NET и .NET Framework.

Достоинства продукта

Охарактеризовав кратко продукт, теперь покажем, что же можно делать е его помощью.

Обмен информацией между бизнес-процессами и организацией. InfoPath позволяет
применять собранную информацию повторно или в других целях. Собранные данные
могут использоваться в любом отделе организации. InfoPath поддерживает стандарт
XML и определяемые пользователем схемы, поэтому накопленную информацию можно
хранить на серверах и в базах данных. Поддержка XML и баз данных позволяют InfoPath
взаимодействовать с бизнес-процессами предприятия.

Гибкое управление информацией. InfoPath дает большую гибкость при работе
с постоянно изменяющимися данными. Эта программа исходно предназначена для создания
и изменения форм, которые легко приспосабливаются к требованиям организации,
и работы с формами, по удобству не уступающей работе с документами. Например,
формы можно сохранять на локальном компьютере и работать с ними даже без подключения
к сети. В InfoPath можно использовать мощные клиентские средства, в том числе
средства форматирования текста, автоматического исправления, поддержки таблиц
и рисунков и проверки правописания. Программа также позволяет собирать всю необходимую
информацию с помощью повторяющихся разделов и необязательных полей форм.

Сохранение вложений в ИТ. Внедрение InfoPath 2003 не требует больших
дополнительных вложений. Он имеет привычный интерфейс программ Microsoft Office,
что снижает расходы на обучение сотрудников. Новые формы устанавливаются автоматически,
позволяя работать с их последними версиями.

Сценарии применения

Их можно придумать довольно много, мы приведем лишь два.

Интеграция бизнес-процессов. InfoPath выступает в качестве интерфейса
пользователя для бизнес-процессов, отвечающих за сбор и получение информации.
Поддержка стандарта XML позволяет InfoPath одинаково успешно взаимодействовать
как с приложениями Microsoft, так и с программами независимых разработчиков.
Собранные данные можно также включать в базы данных и бизнес-процессы компании.

Например, с помощью InfoPath можно создать формы для сбора сведений о работе отдела продаж. Затем эти данные будут использоваться во всех бизнес-процессах компании, например, в системах управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и планирования ресурсов (ERP), а также помещаться в базу данных SQL. При этом не потребуется преобразование данных, поскольку InfoPath поддерживает XML на основе схем, определенных в данной компании. Собранные с помощью InfoPath сведения можно быстро и эффективно использовать повторно или применять при решении других задач.

Сбор информации для групп, организаций и партнеров. С помощью InfoPath
можно организовать сбор информации для рабочих групп, сотрудников организаций
и организаций, работающих с партнерами и клиентами. Например, отделы могут собирать
отчеты своих сотрудников. Отдел по работе с персоналом компании может использовать
InfoPath для создания заявок для сотрудников и распространения их внутри компании.
А производственная компания может с помощью InfoPath создавать и размещать в
своей экстрасети предложения о закупке для потенциальных поставщиков.

InfoPath + Tablet PC

В Интернете автор нашел одну любопытную историю, рассказанную студентом, который с помощью Tablet PC и приложения Microsoft Office InfoPath 2003 провел в аэропорту Окленда небольшое социологическое исследование среди пассажиров, заполняя анкеты по форме, которая содержала только фиксированные варианты ответов на шесть вопросов. Для этого достаточно было просто тыкать пером в экран. За час ему удалось опросить 35 человек и сразу после этого получить готовую сводную таблицу результатов.

Прочитав это, автор сам запустил InfoPath на своем Tablet PC и убедился в его «планшетных» возможностях. Оказалось, что в этой программе можно заполнять поля прямо пером, причем с очень хорошим качеством распознавания вводимого текста (рис. 3). Дело в том, что тут применяется механизм контекстно-зависимого распознавания (Contextual Awareness) с возможностью использования различных правил обработки вводимой информации. Это особенно актуально для работы с документами, представленными в виде форм с полями, которые заполняются данными определенного типа (телефонные номера, имена людей, списки профессий и т. п.). Этот механизм существенно повышает скорость ввода данных и улучшает качество распознавания.

Рис. 3. Рукописное заполнение полей формы в приложении InfoPath с использованием механизма контекстно-зависимого распознавания.

Впереди InfoPath 2007

Мы рассказали здесь о первой версии продукта — InfoPath 2003. Но в начале следующего года появится пакет Office 2007, а в его составе — InfoPath 2007. В нем ожидается довольно много новшеств. Например, можно будет преобразовывать документы Word и электронные таблицы Excel в формы InfoPath, использовать для построения форм готовые фрагменты (а не отдельные компоненты), сохранять документы в форматах PDF и XPS. Пользователи смогут также передавать данные с форм InfoPath на браузеры и мобильные устройства и наоборот, получать информацию из почтовых сообщений Outlook 2007.

С помощью новых служб InfoPath Forms Services будут расширены возможности проектирования и управления формами. Например, интеграция с workflow-функциями Office SharePoint Server 2007 обеспечит автоматизацию бизнес-процессов. Будут добавлены средства управления правами доступа к информации. Логику обработки данных в форме можно будет выполнять с помощью нового инструмента Office InfoPath 2007 Logic Inspector. И наконец, для создания расширенных приложений в среде InfoPath 2007 можно будет воспользоваться Visual Studio 2005.