Платформа управления бизнес-процессами и корпоративным контентом от IBM

На основе платформы FileNet корпорация IBM создала интегрированную систему управления корпоративным содержанием и бизнес-процессами.

Корпорация IBM (www.ibm.com) уже много лет по праву считается одним из лидеров на рынке средств управления документами и контентом. Еще больше «Голубой гигант» укрепил свои позиции в этой быстро развивающейся сфере ИТ, купив в конце 2006 г. компанию FileNet, ведущего игрока в сегменте средств управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM). В октябре прошлого года на конференции IBM Information on Demand была представлена единая ECM-система, включающая платформу FileNet P8 4.0 и набор компонентов IBM Content Management 8.4.

Данное ПО представляет собой полный комплекс корпоративных средств высокопроизводительного управления информацией, включая управление неструктурированными документами и бизнес-процессами, контроль за соблюдением нормативных требований, а также инструменты быстрой разработки приложений. Интеграция функциональных возможностей и компонентов решения осуществлена на базе открытой, основанной на стандартах J2EE распределенной сервисной архитектуры и обеспечивает интероперабельность с самыми разными СУБД, корпоративными приложениями, ОС, порталами, средствами обеспечения информационной безопасности, администрирования и управления, функционирующими на разных серверных платформах. В целом платформа содержит серверные компоненты, инструменты разработки и набор специализированных приложений для интегрированного управления корпоративными бизнес-процессами и контентом.

ECM-стратегия IBM

Основу системы IBM ECM составляет платформа FileNet, в архитектуре которой используются общие компоненты, что обеспечивает возможность интеграции с различными функциональными модулями, в том числе и решениями IBM. В целом техническая политика IBM традиционно нацелена на поддержку открытых гетерогенных сред, включая различные базы данных, порталы, Интернет-серверы и хранилища контента. Стратегию IBM ECM определяют следующие основные принципы.

Контент содержится в разных хранилищах. Доступ к любому контенту организован путем поддержки хранилищ от разных поставщиков. Пользователям не приходится адаптировать приложения, они могут их быстро развертывать.

Ключевые услуги в области хранения и предоставления контента становятся все сложнее. Перспективные приложения, такие, как контент-аналитика или Master Data Management, все более востребованы клиентами.

Для инноваций требуется «активный» контент. Активный контент становится движущей силой бизнес-процессов. В центре внимания IBM — обеспечение тесной взаимосвязи между решениями для управления бизнес-процессами и контентом.

Инструменты разработки приложений: IBM создает сервисы и пакеты для разработчиков (Software Development Kits, SDK), с тем чтобы увеличить число разработчиков, которые реализуют взаимодействие с решениями IBM ECM, применяя контент в интересах специфичных бизнес-процессов своих пользователей.

Упрощение взаимодействия пользователей с системой ECМ: по мере того как компании находят все новые пути использования информации, увеличивается число точек и услуг доступа к контенту. Помимо использования порталов и приложений CEVA (Content Enabled Vertical Applications) пользователи смогут применять новые возможности работы с информацией через интерфейсы на базе технологий Web 2.0.

Концепция платформы FileNet

Неотъемлемая часть задач эффективного управления предприятием — организация потоков документов, циркулирующих в компании, и информационное обеспечение бизнес-процессов. В основу интегрированного подхода к управлению бизнес-процессами и корпоративным контентом в IBM ECM положена централизация неструктурированных документов в корпоративных репозитариях и сквозной контроль за ними, с тем чтобы можно было не только сохранять и предоставлять необходимые документы бизнес-процессам, но и обеспечивать выполнение требований нормативных актов по точности и непротиворечивости информации и срокам ее хранения.

Централизованное управление документами позволяет более конструктивно подойти к решению прикладных задач: изменения в документах в процессе их жизненного цикла могут рассматриваться как события, запускающие прикладные задачи и управляющие ходом их выполнения. Например, в банковской системе комплект документов о кредите, который запрашивает клиент, может автоматически направляться в различные подразделения, в том числе в подразделение финансовой безопасности, а затем в отдел работы с клиентами с отправкой соответствующих уведомлений исполнителям. Электронные образы документов могут иметь особые метки, отражающие правила использования и статус документа. При создании документа его сразу же относят к той или иной категории, определяют список исполнителей, контрольные сроки передачи в подразделения и принятия окончательного решения, а также порядок вывода в архив. Для международной компании может потребоваться в рамках единой системы обеспечить выполнение правил перевода исполненных документов в архив и хранения копий в соответствии с требованиями национального законодательства.

Таким образом, в интегрированной системе управления корпоративным контентом и бизнес-процессами решается триединая задача.

Динамическое управление контентом призвано обеспечивать управление неструктурированными документами различных типов (текстовые и отсканированные документы, сообщения электронной почты, голосовые обращения, изображения, видеофрагменты и т. д.) и ведение соответствующих репозитариев (баз данных контента), в том числе описаний процессов. Доступ к функциональным возможностям средств управления контентом должен быть организован со стороны системы управления бизнес-процессами, исполняемых бизнес-процессов, корпоративных приложений и офисных систем, а также со стороны средств контроля соответствия информации нормативным требованиям.

Управление бизнес-процессами должно опираться на централизованный механизм управления контентом и обеспечивать быстрое развертывание решений в подразделениях; при этом механизм управления процессами должен обеспечивать управление потоками работ (заданий), доступом к необходимым документам и их обработкой.

Контроль выполнения нормативных требований должен обеспечивать интегрированные средства контроля содержания файлов, электронных записей и сообщений электронной почты на основе системы общекорпоративных правил, постоянный мониторинг состояния документов и создание необходимых копий для ретроспективного анализа содержания.

Централизованное управление контентом

Ключевой элемент системы FileNet — репозитарий данных, сервисами которого пользуются как компоненты систем управления контентом и бизнес-процессами, так и корпоративные приложения. В соответствии с потребностями бизнеса в общекорпоративном репозитарии поддерживаются различные хранилища цифровых объектов (objectstore), которые могут быть реализованы в форме баз данных, каталогов файловых систем и даже специализированных решений для обработки и накопления изображений или сетевых устройств хранения данных. В общем случае в хранилище цифровых объектов могут содержаться структурированные и неструктурированные документы самой разнообразной природы: XML-документы (в том числе спецификации самих бизнес-процессов), документы в формате офисных программ, Web-страницы, фотографии и другие изображения, видео- и голосовые файлы, шаблоны, электронные формы и т. д.

Ключевым понятием в архитектуре FileNet выступает бизнес-объект (рис. 1). Такие бизнес-объекты соответствуют структурам данных, используемых процессами, транзакциями и событиями; они позволяют описать не только информационное содержание, но и различные аспекты существования объекта, в том числе связь с процессами и правила использования, права доступа пользователей к объекту и их полномочия. Например, бизнес-объект «Кредит» на рис. 1 указывает процессы, в которых участвует данный объект, правила их выполнения и иные элементы жизненного цикла. Иерархические отношения между бизнес-объектами и атрибутами обеспечивают наследование свойств и повторное использование структур данных. Отдельные компоненты бизнес-объекта могут представлять собой самостоятельные сущности, управляемые соответствующими компонентами информационной системы компании: электронные письма, отсканированные образы документов, данные транзакционных систем и т. д. Связывание (агрегация) компонентов бизнес-объектов происходит динамически и опирается на средства управления контентом и интеграции корпоративных приложений.

Управление процессами

Механизм управления процессами отвечает за управление потоками работ (заданий) при выполнении бизнес-процессов и ведение соответствующих репозитариев. Обеспечивается описание процессов, их изменение, анализ, моделирование и управление исполнением процессов; эти функции могут осуществляться прикладными системами или сотрудниками компании.

Определение процесса включает в себя описание последовательности действий (работ) и ресурсов, необходимых для выполнения процесса. Процессы описываются с помощью графического редактора. Они состоят из шагов, которые связываются в последовательности действий (route). Шаг процесса может быть конкретной бизнес-задачей, возложенной на исполнителя-человека или автоматизированной с помощью некоторого приложения или системной функции. Существует шесть разновидностей шагов процесса:

• шаг, выполняемый участниками (Participant Step);
• очередь работ (Queue Step), к которой может иметь доступ исполнитель или приложение;
• системная функция (System Step), например таймер, управляющий вызовом подпроцессов, контрольная точка, в которой записываются состояние процесса, присвоение значений элементам данных или атрибутам, условия приостановки и ветвления процесса;
• подпроцесс (Sub-map Process);
• шаг начала процесса (Launch Step);
• шаг, реализуемый программным компонентом (Component Step), например, сообщение, компонент Java или Web-сервис.

Процессы могут не только обращаться к подпроцессам, но и ветвиться и распараллеливаться, а также взаимодействовать между собой, при этом процессы могут осуществляться как внутри компании (ее различными подразделениями), так и вне ее, например, партнерами или клиентами. Конфигурация и описание компонентов процесса можно динамически корректировать. Спецификация процесса представляет собой XML-документ, который при исполнении процесса служит шаблоном для управления потоком работ и сопровождающих документов и их распределения по исполнителям. Работам можно назначать приоритеты, контрольные сроки завершения и нормативное время выполнения. По этим атрибутам может быть организовано уведомление исполнителей и контролирующих их работу сотрудников, а также инициализация альтернативных ветвей процесса.

Бизнес-процессы могут автоматически запускаться при изменении состояния объектов в репозитарии. Например, при создании объекта «клиент» инициализируется поток работ, связанных с регистрацией нового клиента. Благодаря поддержке разветвленной модели событий процессы в FileNet не рассматриваются как монолитные конструкции, а, напротив, компонуются из повторяющихся элементов, что обеспечивает гибкость. Управление по событиям строится по схеме публикации и подписки. При описании события указывается, какие процессы должны запускаться при его наступлении. События могут быть внутренними, связанными с изменением содержания документов, или внешними, например, возникающими при обработке транзакций в корпоративной системе управления ресурсами. Связав ключевые события, возникающие в ходе выполнения транзакции, с бизнес-процессами «по подписке», удается реализовать достаточно тонкую оркестровку процессов.

Оркестровка процессов позволяет объединять и координировать выполнение бизнес-процессов, причем отдельные элементы композитных решений могут исполняться как самостоятельные единицы работ под контролем собственного механизма управления бизнес-процессами в различных подразделениях и даже за пределами компании. Механизм управления бизнес-процессами оснащен средствами слежения за ходом их моделирования, динамической реконфигурации и настройки (с помощью консоли или программных интерфейсов), мониторинга и анализа рабочих параметров процессов и результативности деятельности. При анализе могут применяться технологии и инструменты OLAP, средства генерации отчетов и индикаторные панели. Пользователи работают с системой с помощью Web-приложения, оснащенного всеми необходимыми интерфейсами для работы с документами, событиями и уведомлениями.

Интеграция

Известно, что 80% объемов данных, используемых и порождаемых бизнес-процессами, не имеют четко выраженной структуры, и только 20% являются структурированными и могут поддерживаться системами управления базами данных. Поэтому очень важно не только уметь накапливать, классифицировать, обрабатывать и хранить неструктурированные документы (контент), но и интегрировать управление процессами и контентом, обеспечив доступ процессов ко всем имеющимся документам с соблюдением требований разграничения доступа, информационной безопасности и выполнения нормативных требований. Документы становятся доступными процессам в виде вложений. Процессы могут обращаться не только к «внутренним» документам, хранящимся в репозитарии, но и к внешним — по ссылкам URL или унифицированным именам.

Поскольку процессы могут включать не только задачи, реализуемые человеком, но и автоматизированные функции информационных систем, важно обеспечить интеграцию процессов и программных компонентов. Механизм управления процессами FileNet P8 Process Engine использует открытый интерфейс прикладного программирования, и, таким образом, все его функциональные возможности доступны внешним приложениям. В системе предусмотрены средства интеграции с Microsoft Office, Microsoft Outlook и Lotus Notes, благодаря чему пользователи могут работать с документами, находящимися в репозитарии системы, в привычной им среде, функциональные возможности которой расширены за счет специфических меню FileNet P8.

Средство FileNet Application Connector для SAP R/3 (ACSAP R/3) обеспечивает интеграцию с приложениями mySAP через интерфейсы SAP ArchiveLink и Kpro на уровне бизнес-документов, баз данных и отчетов, подготовленных в среде SAP, а также внешних документов.

При помощи портлетов функции системы FileNet P8 могут встраиваться во внешние порталы, поддерживаемые, например, BEA WebLogic и IBM WebSphere.

Архитектура платформы FileNet

Платформы IBM FileNet реализована в виде иерархической структуры, в которой выделяются три основных слоя: хранилища контента, ядра платформы и наборов функциональных компонентов (рис. 2).

Ядро платформы реализовано в виде набора следующих базовых сервисов.

Сервисы для приложений обеспечивают интеграцию с внешними программными средствами и доступ с их стороны к данным, функциональным компонентам и возможностям платформы FileNet через средства межпрограммного взаимодействия и Web-интерфейс.

Сервисы организации контента обеспечивают хранение и управление различными видами неструктурированных документов и поддерживают такие структурные единицы, как документы, папки, сохраненные запросы, шаблоны, отчеты и т. п.

С помощью сервисов объединения контента проводится извлечение данных из различных источников и их интеграция.

Сервисы организации процессов поддерживают создание и моделирование бизнес-процессов.

Сервисы создания нередактируемых версий документов обеспечивают фиксацию результатов выполнения бизнес-процессов и их архивирование в соответствии с требованиями нормативных актов.

Кроме того, в состав ядра платформы входят средства разработки, интеграции, обеспечения безопасности, а также управления и администрирования.

Верхний, функциональный слой системы FileNet состоит из трех наборов компонентов прикладного характера.

Компоненты управления контентом выполняют основной набор ECM-функций: захват, извлечение, ввод, классификацию и федеративную интеграцию неструктурированных документов из корпоративных и внешних информационных систем и репозитариев, сообщений, поступающих по электронной почте и другим каналам, а также контента Web-сайтов. Среди них выделяются следующие функциональные сервисы.

Content Manager — единое средство управления структурированными и неструктурированными данными в цифровой форме в масштабе всего предприятия. Обеспечивает управление различными видами документов (сообщения электронной почты, факсы, документы на бумаге, электронные файлы, Интернет-страницы и т. д.). Реализует концепцию «активного контента», позволяющую автоматизировать управление бизнес-процессами.

Image Manager — решает задачи организации больших объемов графических данных (изображений) и предоставляет высокоэффективные средства архивирования, индексирования и иерархического хранения данных.

Web Content Manager — с помощью этого компонента и средств публикации обеспечивается внешнее представление информации на порталах и рабочих местах пользователей.

Team Collaboration Manager — средство коллективной работы пользователей с документами и бизнес-процессами.

SharePoint Integration — обеспечивает интеграцию с Microsoft SharePoint.

Capture — инструмент автоматического сканирования документов с возможностью их классификации и интеграции с бизнес-процессами.

Document Publisher — средство доставки и публикации документов.

Web Site Manager — инструмент общего управления Web-сайтами.

Компоненты управления бизнес-процессами автоматизируют функции управления документооборотом и жизненным циклом электронных документов.

Business Process Manager — средство создания, управления и оптимизации комплексных процессов в масштабе предприятия. Предусмотрены средства быстрой разработки решений, полная интеграция с компонентами FileNet и возможность работы на различных программно-аппаратных платформах.

Forms Manager предоставляет сервисы для создания, использования и маршрутизации электронных форм с возможностью их интеграции в среду управления бизнес-процессами для межпроцессного взаимодействия на основе отслеживания наступающих событий.

Business Activity Monitor — средство мониторинга эффективности процессов в реальном времени.

Business Process Framework — инструментальная среда создания клиентских решений для работы с бизнес-процессами компании.

Компоненты обеспечения нормативных требований предоставляют необходимые средства контроля и доступа к процессам обработки информации и хранимым документам.

Records Manager — средство управления электронными документами как бизнес-записями.

Email Manager — средство управления и архивирования сообщений электронной почты.

Records Crawler — средство захвата электронных документов из различных источников для дальнейшего декларирования.

Обновленное семейство IBM Content Management

На прошлогодней конференции IBM Information on Demand было представлено обновленное семейство продуктов IBM Content Management 8.4, с помощью которых организации могут совершенствовать свой контент и связанные бизнес-процессы, выделяя свои товары и услуги на фоне конкурентов. В частности, эти продукты можно интегрировать с программными продуктами IBM FileNet Records Crawler и IBM FileNet Business Process Management (BPM). Первый из них ведет автоматический мониторинг конкретных областей с целью обнаружения документов, удовлетворяющих определенным правилам, применения правил обработки, а также сбора контента файловой системы в IBM Content Manager. Эти новые возможности позволяют управлять контентом файловой системы Windows с целью сокращения затрат и рисков. Второе решение, IBM FileNet BPM, повышает эффективность и оперативность процессов, продуктивность сотрудников, а также усовершенствует процедуры принятия решений благодаря автоматизации, рационализации и оптимизации процессов.

В семействе IBM Content Management применяется интерактивный клиент IBM WEBi v1.02, предоставляющий пользователям доступ к документам из репозитория IBM Content Manager через Web-браузер. Его применение позволяет упростить для большого количества пользователей доступ к контенту, а также дает возможность его комбинировать и многократно использовать для поддержки выполнения бизнес-задач и повышения продуктивности. Кроме того, это решение, основанное на технологиях AJAX и DOJO, включает средства поиска и извлечения контента и служит примером применения открытых стандартов для предоставления преимуществ клиентам, использующим решения для управления корпоративными отчетами, интеграции и управления контентом.

Один из ключевых функциональных компонентов — решение IBM Content Manager, предоставляющее удобные средства установки и различные варианты развертывания. Это стратегическая, открытая платформа для управления контентом, которая дает организациям возможность выбрать оптимальный подход для своего бизнеса. Пользователям предлагается простой Web-клиент, предоставляющий доступ к документам из репозитория Content Manager. Инфраструктура на базе технологий Web 2.0 и AJAX поддерживает гибкую, динамичную ECM-среду, а удобный интерактивный интерфейс повышает продуктивность работы пользователей, совершенствуя общекорпоративные взаимодействия и методы получения доступа к информации.

Обновленный компонент IBM Document Manager обеспечивает улучшенную интеграцию с IBM Content Manager, позволяя повысить продуктивность и экономически эффективно управлять всем жизненным циклом сложной бизнес-документации в ходе разработки продукта или реализации проекта.

Для управления отчетами используется решение IBM Content Manager OnDemand, с помощью которого выполняется сбор больших объемов формируемых компьютерными системами данных и автоматизированное управление их хранением. Новый Web-клиент системного администрирования позволяет выполнять множество типичных функций с использованием браузера. Благодаря реализованной в новой версии поддержке LDAP клиенты могут управлять базовой аутентификацией непосредственно на сервере, а использование 64-разрядного пространства повышает производительность. Новая функция поддержки картотек позволяет организовывать папки в электронные картотеки, упрощая навигацию по структуре папок.

Задачи интеграции неструктурированного контента в реальном времени решаются с помощью программного компонента IBM WebSphere Information Integrator Content Edition, в состав которого входит более 20 готовых интерфейсов сопряжения (коннекторов) для популярных репозиториев управления контентом. Более высокая производительность ускоряет доступ к контенту, хранящемуся в репозиториях сторонних поставщиков, и повышает скорость выполнения приложений, поддерживающих операции обслуживания клиентов. В числе дополнительных усовершенствований — поддержка новых ОС, новых Web-стандартов и ключевых функций обеспечения доступности. Используя решение IICE, клиенты могут внедрять средства интеграции, обеспечивающие защиту их инвестиций в хранилища контента и ориентированные на контент приложения.

Модуль IBM CommonStore позволяет сократить операционные расходы, связанные с растущими объемами хранилищ электронной почты и данных систем обмена сообщениями, управляя электронной почтой и электронными сообщениями для соблюдения нормативных требований. В новой версии реализована поддержка Lotus Domino 8.0 и Microsoft Exchange 2007. Кроме того, в функции поиска по сообщениям электронной почты внесены усовершенствования для улучшенной поддержки технологий eDiscovery, в том числе повышена производительность операций с электронными архивами, исключены ограничения на размер экспортируемых файлов pst и nsf, а также реализована поддержка функций блокирования/разблокирования IBM Records Manager.

По материалам корпорации IBM.