Новая версия системы «Архивное дело»
Компания ЭОС выпустила версию 6.2 своей системы «Архивное дело», существенно обновленной летом этого года. В этой версии появилось много принципиально новых функциональных возможностей, операций и пользовательских настроек. Как и предыдущая версия, эта конфигурация реализована в виде веб-приложения на «ЭОС Платформе» и готова к эксплуатации в импортонезависимой среде. Она может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также на компьютерах с российскими процессорами «Байкал» и «Эльбрус».
С учетом современного тренда на создание электронных архивов, в том числе хранящих электронные подлинники, в «Архивном деле» появилась отдельная опция «Электронное хранилище подлинников». Эта опция обеспечит долговременное хранение электронных документов, подтверждение их целостности, аутентичности и достоверности на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системы «Архивное дело». Использование электронных документов в архиве организации сопровождается рядом функций для рабочих копий подлинников, которые хранятся в отдельном сегменте системы и учтены в соответствующем Реестре подлинников.
Одно из важных дополнений системы – опция «Поточное сканирование». Она предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления образов отсканированных дел и документов к архивным регистрационным карточкам (АРК). Благодаря этому непосредственно из системы «Архивное дело» можно переводить в электронный вид созданные на бумаге и ранее не оцифрованные массивы документов практически без ограничений по их объемам.
Кроме поточного сканирования в системе доступна и оцифровка единичных документов, для этого используется опция «Сканирование». Отсканированный файл добавляется во вкладку «Файлы» АРК документа.
Расширены поисковые возможности системы: к уже имеющимся видам поиска (по реквизитам и по тексту прикрепленных файлов) добавлен поиск по штрих-коду. Это позволяет находить в базе карточку документа, считав нанесенный на бумажный экземпляр штрих-код. Такие штрих-коды печатаются на документах, чтобы использовать их при сканировании в качестве уникального идентификатора и быстро прикреплять скан к нужной регистрационной карточке.
Для ускорения поиска документов по запросам пользователей предоставлена возможность указать, в каком фонде и подразделении содержатся недоступные по поисковому запросу материалы, для точечного предоставления прав на просмотр по заявке.
Изменения в блоке пользовательских прав связаны как с необходимостью их большей детализации, так и с появлением в «Архивном деле» новых опций. Теперь в учетной карточке пользователя можно дать ему доступ к опциям «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В разделе «Права» можно детально разграничивать доступ к операциям с файлами (разрешить/запретить чтение, добавление, редактирование, удаление), а также ограничить сферу действий пользователя только работой с его собственными файлами.
Для повышения уровня защищенности системы от несанкционированного доступа изменены требования к паролям: теперь они должны быть более сложными. Простые буквенные или цифровые пароли система не позволит установить.
Интерфейс также получил важные изменения, нацеленные на удобство работы. Так, список доступных архивов теперь можно отобразить и в «плиточном», и в табличном виде. Для единообразия и более точного наименования работы с рубриками страница «Систематизация» переименована в «Тематические каталоги». Режим «Тематические каталоги», который позволяет выполнять групповую операцию отнесения дел к определенной рубрике, теперь может быть доступен и пользователям из службы ДОУ.
В версии 6.2 также появилось несколько новых отчетов, что позволит освободить работников от ряда затратных по времени операций и уменьшить количество ошибок при оформлении типовых форм. Так, отчет об объемах поступивших электронных документов можно сформировать в электронном виде и распечатать, если есть необходимость. Добавлена возможность формирования отчета «Акт приема-передачи документов на хранение». В раздел «Выдача дел» добавлен отчет «Книга выдачи». Также появились отчеты «Список фондов», «Лист фонда», «Реестр описей», «Перечень единиц хранения» и «Перечень документов».
Изменения затронули и другие возможности системы «Архивное дело», в частности, работу со справочниками (в том числе с топографическим указателем), а также настройки системных параметров.