OneNote: управление персональной информацией

Андрей Колесов

Казалось бы, с тем широким набором офисных приложений, появившихся еще в 90-х
годах прошлого столетия, пользователи ПК уже давно должны были полностью перевести
свою рутинную работу в электронный режим. Но нет, отказаться от традиционных
способов работы с информацией не так-то просто: даже сидя за современным компьютером,
многие не могут обойтись без блокнотов, отдельных листочков (а за последние
годы к ним еще прибавились фотографии, видео- и аудиокассеты и т. д.). Причина
очевидна: специализированные пакеты, автоматизируя сложные регулярные процессы
(подготовка текстовых документов, выполнение расчетов, работа с формами и т.
п.), до настоящего времени не поддерживали ту деятельность человека, которая
связана с управлением первичной информацией, – а эта информация, как известно,
появляется в самых разных форматах, в произвольной временной последовательности,
в условиях недостатка времени на ее обработку…

Раньше считалось, что с такими задачами должны управляться персональные информационные менеджеры (например, Outlook), но они явно не в состоянии совладать с потоком разнородных данных. Действительно, представьте себе, что вы сидите за компьютером и в это время раздается телефонный звонок: менеджер из компании-партнера приглашает вас на деловую встречу в его фирме, уточняет контактные телефоны и объясняет, как лучше проехать к ним на машине. Конечно, можно ввести данные в окно заданий Outlook. Но все же проще взять листок бумаги и записать все на нем, нарисовав тут же схему проезда. А для верности еще записать разговор на диктофон. Если за день у вас бывает хотя бы десяток таких контактов, то разобраться в конце недели с ворохом полученной информации – задача уже совсем не простая.

Для решения подобных персональных задач корпорация Microsoft (http://www.microsoft.com)
в конце 2003 г. представила новое офисное приложение – Microsoft Office OneNote
2003, название которого отражает его суть: "все в одной записке". Следуя общепринятой
практике, на начальном этапе раскрутки незнакомого продукта компания не включала
OneNote в состав пакета Microsoft Office, он продавался отдельно. Что касается
России, то в нашей стране в тот момент продвижением этой программы никто особенно
не занимался, так что она была представлена только английским вариантом.

Однако вскоре Microsoft заметно активизировала усилия по продвижению нового продукта. Потребители вполне оценили OneNote как средство решения своих повседневных задач. К тому же это приложение позволяет в максимальной степени реализовать возможности планшетных ПК (Tablet PC), которые занимают сейчас одну из приоритетных позиций в стратегии корпорации. В результате уже в начале 2004 г. представители Microsoft стали позиционировать OneNote как приложение, которое должно быть установлено на каждом ПК!

Реализуя эту идею, летом 2004 г. корпорация приняла решение о широкой локализации продукта, в том числе и о выпуске его на русском языке. Одновременно был выпущен пакет обновлений OneNote Service Pack 1, содержавший так много функциональных изменений и расширений, что фактически был представлен новый вариант продукта (хотя номер версии не изменился).

На проходившей в конце 2004 г. в Москве конференции "Платформа 2005" Microsoft впервые представила предварительную русскую версию OneNote, которая вызвала заметный интерес участников мероприятия. Коробочная версия этого решения, розничная цена которой будет около 100 долл., должна появиться уже в феврале 2005 г. Кроме того, многие покупатели ноутбуков и планшетных ПК смогут получить OneNote в предустановленном варианте – переговоры на этот счет ведутся с рядом поставщиков техники.

В целом программа OneNote представляется удобным и простым в освоении инструментом
управления персональной информацией. Хорошее впечатление производят и информационные
материалы, которые могут помочь освоить тонкости работы с программой, подсказать
сценарии ее применения. Стоит выделить несколько ресурсов: встроенная справочная
система, специальный блокнот "Полезные советы" в "Записной книжке", раздел на
сайте Office Online (http://office.microsoft.com),
включающий в числе прочего и видеоклипы.

Организация данных

База данных OneNote представляется в виде единой структуры, озаглавленной "Моя записная книжка" (МЗП). Но это название явно преуменьшает возможности организации информации – на самом деле в распоряжении клиента оказывается как минимум "книжная полка". В обычном режиме работы пользователь не имеет дела напрямую с файловой системой ОС, все операции по управлению блоками БД выполняет OneNote (точно так же, как это делает Outlook). Открытие (на текущей странице) и закрытие МЗП выполняется автоматически при запуске и окончании работы программы.

Для надежного хранения информации создается резервная копия МЗП. Местоположение основной и резервной МЗП, режимы копирования и другие параметры пользователь может выбирать сам с помощью диалога "Параметры". Удаленные страницы помещаются в специальный раздел, который очищается по заданному пользователем алгоритму.

МЗП имеет традиционную иерархическую структуру, состоящую из папок и разделов, которые физически на уровне файловой системы реализуются соответственно в виде каталогов и файлов с расширением .ONE. Пользователь может выполнять все необходимые операции для управления структурой БД (создавать, удалять, перемещать, переименовывать), но это делается только через команды меню – в окне навигатора (рис. 1) можно лишь передвигаться по элементам МЗП.

Рис. 1. Интерфейс OneNote позволяет легко управляться с огромной кипой электронных листков.

С точки зрения ОС в качестве отдельного документа OneNote выступает файл с расширением .ONE. Этот компонент МЗП в программе называется "раздел", хотя по сути ему больше подошло бы определение "блокнот" (иными словами, МЗП представляет собой набор блокнотов, распределенных в свою очередь по иерархии папок).

Разделы состоят из произвольного числа страниц, которые и являются основным документом с точки зрения пользователя (тут можно провести аналогию с листами рабочей книги Excel). Основные идентификаторы страниц – заголовок и время их создания.

Физический размер страниц не ограничен, но на практике удобнее работать с такими страницами, которые в целом соответствуют размерам экрана. Поэтому для размещения дополнительной информации лучше использовать механизм создания подстраниц, которые как бы подклеиваются к основной. При желании такую подстраницу можно сделать обычной страницей.

Подводя итог, заметим, что основное окно пользовательского интерфейса МЗК можно представить в виде огромной стопы листов, упорядоченных по папкам и разделам одного раздела (рис. 1). Внутри раздела страницы по умолчанию "разложены" по дате создания, но пользователь может расположить их в любом порядке. Простая навигация по страницам выполняется с помощью ярлыков: ярлыки папок и разделов расположены сверху, а страниц текущего раздела – справа.

Управление информацией

Принципиальное отличие OneNote от знакомых всем офисных приложений заключается в том, что главный акцент в этой программе делается не на специфическую обработку информации (например, в Word – это подготовка текстовых документов), а на удобство ее сбора и визуально-звукового анализа. Идея информационного заполнения записной книжки очень проста – пользователь размещает на выбранной странице в самом произвольном порядке данные практически любого формата: печатный текст, рукописные надписи и рисунки, графические изображения, аудиозаписи и видеоролики (рис. 2). В плане программной реализации каждая страница представляет собой набор соответствующих объектов (текст, графика, звук, видео и пр.), снабженных координатной привязкой к положению на листе. Для удобства на страницу можно наложить разлиновку и применить режим автоматической привязки графических объектов к сетке.

Рис. 2. На листах можно в произвольном порядке размещать заметки любых форматов.

Возможности текстового ввода, конечно, не столь велики, как у Word, но все же OneNote, кроме простого выбора шрифта, позволяет форматировать списки, использовать несколько вариантов перечислений и графические маркеры для пометки текста, управлять структурами, вставлять специальные символы.

Графические изображения создаются с помощью обычного набора инструментов: перья, ластики и маркеры. Для создания простейших рисунков вполне достаточно мыши, а вот для ввода рукописного текста, конечно, гораздо эффектнее применение планшетных ПК с перьевым вводом (все рукописные объекты делятся на два типа – рукописный текст и рисунки от руки). Преимущество Tablet PC заключается также в возможности использовать средства автоматического распознавания рукописного текста, в том числе и русского – как с помощью универсальной панели ввода (см. "Tablet PC осваивает русский", "BYTE/Россия" № 1'2005, с. 34), так и непосредственно на странице.

Привычные средства размещения в документе внешних графических объектов (команда "Вставка файла" или перетаскивание мышью) дополнены целым рядом простых, но очень полезных возможностей. Например, для получения изображения можно непосредственно связаться со сканером. Новая функция "вырезка экрана" позволяет быстро сделать точную копию фрагмента экрана, сохранить ее в буфере обмена и вставить в текущую позицию страницы в сопровождении подписи о времени копирования (рис. 3). (Раньше такую операцию приходилось делать в несколько приемов с помощью клавиши Print Screen и программы Paint.) На страницу OneNote можно также вставить полные графические образы документов Word и Excel и дальше работать с ними как с отпечатанной копией, например, нанося поверх рукописные комментарии (рис. 4).

Рис. 3. Вставка фрагментов экрана делается на счет "раз-два".

Рис. 4. Работа с графическим образом документа.

В процессе работы с записной книжкой можно включить аудио- или видеозапись (соответственно через микрофон или видеокамеру). Информация запоминается в отдельных файлах, а на странице размещается объект-ссылка с указанием времени ее формирования. Просматривая ролик, пользователь одновременно увидит подсвеченные на экране данные, которые он печатал или записывал на странице в момент записи ролика.

По своему назначению OneNote сильнее всего пересекается с приложением Outlook 2003, поэтому неудивительно, что именно эти программы тесно интегрированы между собой. Например, в записную книжку можно импортировать сведения из календаря Outlook, а из OneNote можно напрямую обратиться в Outlook к функциям создания контакта, встречи и задачи.

Для формирования новых страниц доступны наборы готовых бланков. В состав продукта включен довольно большой набор таких шаблонов для создания различного вида документов, но пользователь может создавать и собственные бланки.

Хотя в целом OneNote ориентирован в первую очередь на повышение эффективности сбора разнородной информации, в нем также есть неплохие возможности анализа данных. Например, поисковый запрос охватывает не только текстовые, но и рукописные объекты. Очень полезен также механизм категоризации расположенных на страницах информационных объектов с помощью специальных пометок: "Важно", "Вопрос", "Дела", "Запомнить", "Определение". Это позволяет быстро выбрать из заданного набора страниц все записи, отмеченные такими идентификаторами (рис. 5). Далее можно, например, проверить выполнение деловых заданий, разбросанных по разным страницам, или перейти на страницу, содержащую ту или иную пометку.

Рис. 5. Одним щелчком мыши можно выбрать из вороха заметок особо важные записи.

Для упрощения же сбора разнородной информации из разных источников (с Web-сайтов, из других документов) можно воспользоваться механизмом "заметок на полях" – небольших окон OneNote, в которые можно перетаскивать или вставлять данные. Чтобы создать заметку на полях, нужно нажать клавиши "Windows"+"N" или щелкнуть правой кнопкой мыши значок программы OneNote, который находится в области уведомлений на правой стороне панели задач, и выбрать в контекстном меню команду "Создать заметку на полях" (рис. 6). Запуск таких окон выполняется практически мгновенно. Когда появится свободное время, можно будет открыть эту страницу со всякой всячиной в OneNote и рассортировать собранную информацию.

Рис. 6. Механизм "заметки на полях" позволяет оперативно собирать данные из разных источников.

Совместная работа

Хотя основное назначение OneNote – поддержка индивидуальной деятельности, порой бывает нужно обмениваться этой информацией с другими людьми. Это можно сделать, например, с помощью электронной почты: используя Outlook 2003 в качестве почтового клиента, можно отправлять заметки OneNote по почте. Страница передается в теле письма в формате HTML и в виде прикрепленного ONE-файла, который можно обрабатывать с помощью OneNote на другом компьютере.

Выше мы говорили, что пользователь OneNote работает с записной книжкой как с некоторой единой структурой, не зная в общем случае ничего о способах ее реализации на уровне файловой системы. Но на самом деле он может взаимодействовать с данными и на уровне файлов. Команда "Сохранить как" позволяет сохранить текущий раздел МЗП в формате ONE, DOC или MHT (Web-страница в одном файле), а команда "Опубликовать страницы" – сделать то же самое, но для отдельной страницы. Но тут нужно иметь в виду, что при импорте в файл Word рукописный текст автоматически преобразуется в алфавитно-цифровой вид.

Отдельные ONE-файлы, хранимые в произвольных местах файловой системы, можно подключать к МЗП командой "Открыть", после чего соответствующий раздел автоматически появляется в записной книжке при каждом запуске OneNote. Но работать с такими автономными файлами нужно очень аккуратно: например, если подключенный файл удалить средствами Windows, то ссылка на него в OneNote будет по-прежнему существовать – ее придется удалять внутри приложения.

Такая работа с произвольно расположенными ONE-файлами (и даже с целыми каталогами) обеспечивает возможность групповой работы с общими разделами, хранимыми на Web-сайте Microsoft Windows SharePoint Services (права и режим доступа определяются этими службами). Помимо этого универсального варианта, в OneNote существует собственный режим совместного сеанса. Пользователь, подключенный к Интернету, может по электронной почте сообщить коллегам динамический IP-адрес своего сайта и пароль доступа, позволив таким образом другим участникам подключиться к текущему сеансу для просмотра и редактирования своих заметок. Любопытно, что работа при этом ведется не последовательно (как это обычно делается при групповом взаимодействии), а одновременно – на экране в реальном масштабе времени видны все действия партнеров. Именно поэтому для согласования действий предполагается, что участники сеанса параллельно поддерживают связь по телефону.

В приложении есть также возможность получать заметки с мобильных устройств типа Pocket PC и Smartphone, но для этого на компьютере должна быть установлена программа Microsoft ActiveSync 3.7.

И наконец, в целях конфиденциальности ведения своей индивидуальной информации пользователь может блокировать доступ к своей записной книжке или отдельным ее разделам с помощью пароля.

***

Знакомство с приложением Microsoft OneNote 2003 показало, что это очень интересный
и полезный инструмент для управления разнородной персональной информацией, который
может применяться как в домашней работе, так и при выполнении формализованных
бизнес-процессов. Весьма перспективной представляется также возможность использовать
программный интерфейс (API) для импорта данных (изображения, рукописные сведения,
Web-страницы и т. п.) в OneNote из различных бизнес-приложений. В документации
и на сайте Office Online (http://office.microsoft.com)
приведено несколько сценариев его применения людьми различных профессий, а также
сведения о реализованных на основе OneNote корпоративных проектах.