OPTiMA-WorkFlow для автоматизации документооборота

Андрей Колесов

Деятельность огромного числа организаций связана с обработкой больших информационных потоков, образованных массами документов или их электронных прототипов. В подобных условиях автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится одной из основных и приоритетных задач предприятия. Эта работа важна как для поэтапного движения к созданию полнофункциональной системы управления документами, так и для достижения скорейшего эффекта в других областях деятельности предприятия, связанных с организацией управленческого учета, контроля и систематизированного анализа производственных показателей.

Как раз на решение такого класса задач ориентирована разработка компании "Оптима"
(http://www.optima.ru) – программная система
OPTiMA-WorkFlow, предназначенная для управления процессами создания, обработки,
тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также
для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации
документооборота. Наличие в названии продукта термина Workflow отражает тот
факт, что управлению и планированию в системе подлежат в первую очередь производственные
процессы (бизнес-процессы, потоки работ), в ходе которых создаются и движутся
документы. Следовательно, автоматизация делопроизводства и организация документооборота
становится не самоцелью, а эффективным средством решения задач, связанных с
производственной или управленческой деятельностью компании.

В удовлетворяющей этим требованиям системе автоматизации документооборота должны наличествовать следующие основные функции:

• надежное хранение всех версий документов, вовлеченных в процессы обработки;
• удобная систематизация архива документов в соответствии с требованиями предприятия;
• определение круга лиц, привлекаемых к участию в деловых процессах обработки документов, установка уровня их прав и функциональных полномочий в системе;
• защита информации от искажения и несанкционированного доступа;
• гарантированная безопасность данных и организация служб копирования/восстановления хранимой информации;
• формализация деловых процессов обработки и исполнения документов, формирование типовых технологических схем выполнения этих процессов.

В практической деятельности предприятия OPTiMA-WorkFlow позволяет значительно снизить трудозатраты на обработку и исполнение документов. С точки зрения эффективности работы предприятия с ее помощью удается достичь нового качественного уровня в решении таких задач, как эффективный контроль за ходом выполнения обработки документов и исполнения поручений, регулирование и управление системой документооборота (что обеспечит сокращение сроков выполнения работ и улучшение исполнительской дисциплины). Система позволяет также добиться высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала – за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур. В дополнение к этому появляется возможность формирования оперативных отчетов, статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей, и результатов работы с документами.

OPTiMA-WorkFlow полностью адаптирована к работе в российских организациях, поскольку разработана в соответствии с комплексом государственных стандартов на автоматизированные системы и других руководящих документов.

Функциональные возможности

OPTiMA-WorkFlow не только обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организацию документооборота при традиционной "бумажной" технологии работы, но и создает все необходимые условия для поэтапного перехода к работе с электронными аналогами документов, т. е. к безбумажной технологии. Система обладает следующими основными функциональными возможностями.

Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения
документов. В первую очередь для этого предназначен графический редактор
– CASE-подобный инструмент для формирования технологических маршрутных схем,
т. е. описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах
работы с ними (рис. 1). Это инструмент для создания моделей, стандартизации
и оптимизации всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов.
Однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением
цепочки взаимоувязанных работ различными исполнителями.

Рис. 1. Визуальное проектирование схем обработки документов.

Контроль соблюдения требований технологии работы с документами. Имеются
развитые возможности для сопоставления нормативных и фактических характеристик
выполнения работ на конкретном технологическом этапе. Исходя из результатов
такого сопоставления, ведется контроль за ходом выполнения процессов и определяется
вся необходимая для принятия управляющих воздействий информация.

Контроль исполнения поручений. Кроме механизма контроля выполнения работ
над документом, система имеет мощные функции контроля исполнения поручений.
Они реализованы путем создания специализированного вида документа – "документ
на контроле", который помещается на "доску объявлений". Эти документы доступны
исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители
могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения,
но и внести непосредственно в документ сведения о ходе исполнения или обращения
к контролеру, отметить факт выполнения и т. д. Все это происходит в одном экземпляре
документа, который, таким образом, не тиражируется и не рассылается в адрес
всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей.
В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о
постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики
о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью
интегрированы с такими пользовательскими приложениями, как Microsoft Outlook
и Microsoft Project.

Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации.
Система не предлагает какой-либо одной стандартной процедуры обработки документа
или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользователям механизмы
настройки. Благодаря этому можно оперативно отслеживать изменения методологии
и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового
типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать
процедуры документооборота, расширять список категорий и типов документов, вовлеченных
в документооборот.

Полноценный механизм контроля версий. Работа механизма контроля версий
документа в системе определяется требованиями заказчика. Этот механизм, в частности,
обеспечивает формирование "хронологического дерева" событий в истории обработки
документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в
качестве составной части в другие документы и т. д. Благодаря поддержке механизма
контроля версий есть возможность однозначно определить, кто, когда, на каком
технологическом этапе, на каком рабочем месте выполнил то или иное изменение
в документе.

Создание любых форм отчетности и полное присоединение макетов отчета к системе.
При помощи пакета Crystal Report можно создавать различные формы отчетности.
Макет отчета может добавляться к системной библиотеке отчетов. Для него устанавливаются
права на его использование конкретными лицами. Выполнение отчета можно инициировать
непосредственно с автоматизированного рабочего места. Возможна параметрическая
настройка правил формирования отчета.

Работа с любыми электронными объектами. Разнообразие средств представления
данных в электронном виде открывает широкий спектр дополнительных возможностей.
Разработчики OPTiMA-WorkFlow максимально расширили смысл понятия "документ"
– им может быть текстовый файл, таблица, отсканированное изображение, факс и
даже звук, например, голосовое распоряжение.

Работа в распределенных корпоративных сетях. Поскольку хранение объектов
обработки организовано в системе на базе почтового сервера Microsoft Exchange,
процесс обработки документов становится единым и "прозрачным" для всех пользователей
системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов,
степени их удаленности и используемых видов связи. Для совместной, многоэтапной
обработки документов многими исполнителями, находящимися на разных территориях,
не требуется их постоянного присутствия или прямого общения – система сама позаботится
о том, чтобы каждый вовремя выполнил свою работу.

Индивидуальная настройка интерфейса пользователя. Интерфейс и функции
рабочего места пользователя легко настроить в соответствии с требованиями к
конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя
системы документооборота.

Открытая компонентная архитектура

Принципы открытой архитектуры обеспечивают взаимодействие OPTiMA-WorkFlow с другими средствами обработки данных (системы бухгалтерского и управленческого учета, электронная почта, факсимильная связь и т. д.). Система обеспечивает бесшовную интеграцию с любыми приложениями, разработанными в соответствии со спецификацией OLE или реализованными как File Oriented Application. В то же время она обладает развитой объектной моделью, которая позволяет управлять ее функционированием из других приложений через механизм OLE Automation.

В основу системы положена клиент-серверная архитектура, при этом рабочее место пользователя может быть реализовано в виде тонкого клиента через стандартный Web-браузер.

Все программные коды и объекты системы доступны заказчику для дальнейшей модификации. Развитый набор функций API позволяет ему наращивать базовые возможности OPTiMA-WorkFlow, дополняя ее собственными прикладными разработками.

В состав OPTiMA-WorkFlow входит ряд программных компонентов, реализующих часто встречающиеся операции:

• потоковый (серийный) ввод однотипных документов и их регистрационных данных;
• проектирование и автоматическое исполнение типовых сценариев обработки документов;
• поиск по образцу регистрационных сведений (query by example);
• проектирование рубрикаторов, содержания таблицы описи документов, фильтров "зоны видимости" документов и другие настройки визуального представления рабочего места пользователя;
• электронная публикация документов, предназначенных для всеобщего ознакомления.

Чтобы упростить работу пользователей, в системе имеются такие средства, как Мастер построения сложных каталогизированных поисковых запросов, основанных на составных атрибутивных критериях и контекстном поиске с учетом морфологии национальных языков; Мастер проектирования и автоматического исполнения (с заданной периодичностью или при возникновении определенного события) различных сценариев обработки документов, а также графический редактор технологических схем прохождения и исполнения документов. Поддерживается многоязычный пользовательский интерфейс (русский, английский, немецкий, украинский, белорусский и латышский языки) и контекстные гиперссылки (HTML) на различных языках.

Система интегрируется с Microsoft Outlook для оповещения исполнителей о постановке на контроль или о приближении даты исполнения возложенных на них поручений.

Внедрение и адаптация

Система OPTiMA-WorkFlow разрабатывалась для того, чтобы предоставить пользователям простой способ коллективной работы с документами. В нее входит функционально законченный набор средств, позволяющий организовать конфиденциальный документооборот, не требуя при этом дополнительных доработок или программирования настроек. Адаптация системы к конкретным условиям ее эксплуатации проводится гибкими и простыми средствами визуальной конфигурации. Предусмотрены все необходимые степени свободы, обеспечивающие возможность влиять на соответствие механизмов обработки документов государственным и ведомственным стандартам, на оформление и содержание форм отчетности.

Первичная установка системы не требует заблаговременной реорганизации деловых процессов, подобные процедуры можно безболезненно выполнить впоследствии. В процессе эксплуатации OPTiMA-WorkFlow автоматически собирает статистику о прохождении и исполнении документов, анализ которой позволяет принимать решения, делающие документооборот предприятия более рациональным.

При реорганизации документооборота, потребность в которой может возникнуть в связи с изменениями структуры или функциональных обязанностей подразделений организации или же в ходе совершенствования управленческих процессов, не требуется повторно устанавливать систему; более того, проводить переналадку работающей системы можно без ее остановки.

Специалисты компании "Оптима" разработали типовую методику внедрения своей разработки в организациях различного профиля и масштаба – ее иллюстрирует рис. 2. Система может вводиться в работу поэтапно, охватывая в первую очередь критически важные участки делопроизводства, а затем постепенно распространяясь в масштабе всей организации. Работу с ней можно начать практически сразу после выполнения несложных настроечных процедур, демонстрируя быструю окупаемость затраченных средств.

Рис. 2. Типовая методика внедрения OPTiMA-WorkFlow. Этапы и стадии.