Управление транзакционным содержанием как дополнение к ERP-системе

--> Дата: Фев 18, 2008 113

За последние десятилетия во всем мире, включая Россию, приобрели большую известность системы класса ERP (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия). Эти системы ориентированы в первую очередь на учет и управление бизнес-операциями (транзакциями). Однако ERP-системы нельзя считать самодостаточными в процессе управленческого и бухгалтерского учета, поскольку данные, которые они обрабатывают, берутся, в частности, из документов, поступающих на предприятие в бумажном виде (счета на оплату, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т. п.). Эти документы, поступая на предприятие, инициируют регламентированный процесс согласования транзакции, после чего передаются в финансовую службу, где данные из документов вносят в систему, в которой выполняется транзакция. Сами же документы полагается сохранять в учетных целях в соответствии с требованиями законодательства.

До тех пор пока в контур автоматизации не включены описанные процессы с бумажными документами, рано говорить о достижении максимальных преимуществ от ИТ в области управленческого и бухгалтерского учета. Сегодня в мире растет интерес к переводу процессов работы с бумажными документами, инициирующими транзакции и содержащими данные для их выполнения, в электронную среду. Аналитическая компания Forrester (http://www.forrester.com) даже ввела термин Transactional Content (транзакционное содержание), под которым понимается «возникающее вне предприятия содержание, которое инициирует внутренний бизнес-процесс»*, а приложения, предназначенные для управления этим типом содержания, выделяет в отдельный класс.

* The Forrester Wave: Content-Centric Applications, Q1 2006 by Kyle McNabb. March 29, 2006.

Как отмечает Forrester, для поддержки процессов, в которых участвует транзакционное содержание, приложениям необходимы функции сбора, обработки, хранения и архивирования неизменяемого содержания, такого, как отсканированные образы, письма электронной почты, факсы и документы, сгенерированные информационными системами. Поскольку рассматриваемые процессы нуждаются в автоматизации и оптимизации, приложения также должны обладать развитыми возможностями автоматизации бизнес-процессов и интеграции с корпоративными системами предприятия.

Рассмотрим возможности автоматизации процессов с участием транзакционного содержания на примере решения для автоматизации обработки счетов на оплату на платформе EMC Documentum.

Решение для обработки счетов на оплату

На любом предприятии есть отдел, который занимается оплатой счетов поставщиков и подрядчиков, выставленных за работы и услуги. Несмотря на применение ERP-систем, процессы обработки полученных счетов в основном выполняются вручную, поскольку счета поступают на предприятие извне на физическом носителе — бумаге или по факсу. Данные из счетов вручную вводятся в финансовую систему, проведению операции предшествует процесс согласования оплаты, а сами бумажные документы передаются в архив для хранения в установленном порядке.

При большом количестве счетов на оплату в процессе их обработки вручную возникают длительные задержки, что вносит напряженность в отношения с подрядчиками и поставщиками. Кроме того, при вводе данных в финансовую систему вручную всегда есть вероятность ошибки. Поэтому предприятия ищут пути повышения эффективности и точности этой работы за счет автоматизации трудоемких процессов.

Современный подход к автоматизации оплаты счетов заключается в том, чтобы при помощи сканирования и других технологий ввода (например, механизма классификации документов и оптического распознавания символов) перевести документ в электронную среду в самом начале процесса обработки — сразу после поступления счета на предприятие. Технологии ввода, разработанные для различных отраслей, интенсивно использующих бумажные документы (финансовые услуги, страхование, здравоохранение, нефтяная и газовая промышленность, производство), и транзакционно-ориентированных процессов (оплата счетов и получение платежей), специально рассчитаны на то, чтобы преобразовывать большой объем бумажных документов и другого исходного содержания в цифровую форму, делая их доступными для автоматизированных бизнес-процессов.

Чтобы исключить использование бумажных документов в цикле обработки счета, нужно решить задачу преобразования счетов в стандартные электронные документы и данные, принимаемые корпоративными и платежными системами. Раньше это было невозможно из-за многообразия самих счетов. Но сегодня системы автоматизации выгодно используют технологии обработки так называемых полуструктурированных документов.

После преобразования в электронный вид документ движется по процессу посредством технологии workflow. Workflow предоставляет инструмент для отслеживания и управления процессом утверждения оплаты на уровне счета и на агрегированном уровне. В число обычных функций входят автоматическое извещение пользователей при необходимости какого-либо действия (например, утверждения счета), сообщения с напоминаниями, а также процедуры эскалации, основанные на иерархиях утверждений.

Решения для оплаты счетов не включают саму оплату, но они доставляют необходимые транзакционные данные в финансовые системы для осуществления платежей. Поэтому очень важен такой фактор, как уровень интеграции с существующей ERP- и другими финансовыми системами.

Этапы управления счетами для оплаты

Процесс обработки счетов на оплату схематично показан на рис. 1. Рассмотрим, что происходит при преобразовании бумажных счетов в цифровые документы и данные и при их передаче в корпоративные бизнес-процессы, где эти данные и документы оцениваются или используются. Кроме того, посмотрим, как в конечном счете они архивируются или удаляются.

Рис. 1. Автоматизированный процесс оплаты счетов с использованием технологий EMC Documentum.

Этап 1: ввод

Ввод бумажных счетов и извлечение данных для передачи в транзакционную систему обеспечивает ПО EMC Captiva InputAccel (рис. 2). Как правило, входящие документы проходят через некоторые или все перечисленные ниже процедуры.

Рис. 2. EMC Captiva InputAccel обеспечивает ввод бумажных счетов и извлечение данных их для передачи в транзакционную систему.

Ввод. Процесс улучшения качества отсканированных изображений может включать очистку от мусора, изменение ориентации страницы, удаление рамки, устранение искажений. Существуют и другие функции предварительной обработки изображений, предназначенные для уменьшения шума и удаления или игнорирования несущественного материала.

Классификация. Анализ текста или изображения, а также интеллектуальный анализ позволяют автоматически идентифицировать документы и подготовить их к обработке без ручной сортировки или разделителей страниц. С помощью такого анализа можно определять тип документа и автоматически маршрутизировать документы в соответствии с бизнес-правилами. Затем документы индексируются либо в них расставляются теги, чтобы их легко было извлечь из хранилища системы управления корпоративным содержанием или из другой системы.

Извлечение данных. В настоящее время технологии обработки форм и интеллектуального распознавания документов применяются для ввода таких данных, как номер и дата счета, идентификационный номер продавца, номер заказа на покупку, номер счета, общая сумма, и других важных полей данных. Затем система экспортирует эту информацию в ERP- или другую платежную систему.

Валидация. После извлечения данные можно проверить с помощью функциональных приложений, чтобы убедиться в их точности и целостности. Например, атрибуты счета можно сравнить с атрибутами заказа на покупку, сформированного в ERP-системе.

Экспорт. Во время экспорта данные становятся доступными в соответствующем формате (например, PDF, XML) и конвертируются для непосредственного использования в базах данных (Microsoft, Oracle, Informix, Sybase и т. д.). Предприятия, использующие систему управления содержанием EMC Documentum, могут экспортировать любые данные и документы в хранилище Documentum.

Этап 2: интеграция с системой управления бизнес-процессами

С того момента как документ введен в хранилище, его можно включать в работу. Система управления бизнес-процессами (BPM) обеспечивает следующие способы обработки входящих документов.

Применение бизнес-правил к BPM-службам для автоматизации повторяющихся задач, традиционно выполнявшихся вручную (например, сверка счета с данными заказа на покупку из ERP-приложения без участия человека).
Установление очереди, в которой можно указать приоритет для работ или задач и направлять их работникам в зависимости от уровня квалификации и/или пропускной способности.
Интеграция с функциональными приложениями (например, ERP, CRM и Microsoft Office) таким образом, чтобы дополнительная информация становилась доступной для переписки, анализа и коллективной работы.
Обязательное применение технологий управления записями и регламентов хранения, чтобы определить, какие документы следует хранить и как долго, а также какие принимать меры обеспечения безопасности.
Объединение содержания с соответствующими шаблонами исходящих документов для создания персонализованных коммуникаций, например, формирования писем поставщикам и подрядчикам.

Идеальное решение обеспечивает сбор всего взаимосвязанного транзакционного содержания в «виртуальных папках», которые содержат все необходимые документы по данному делу, транзакции или поставщику. Виртуальные папки можно эффективно маршрутизировать и систематизировать, исключив ситуации, в которых информация может быть потеряна или не принята во внимание. Чтобы уменьшить время отклика на запрос, можно использовать управление очередями для автоматической маршрутизации информации соответствующим сотрудникам.

Кроме того, для автоматизации максимального числа процессов и минимизации ручного вмешательства используется управление правилами. Например, к счетам ниже определенной суммы можно применять правило, позволяющее утверждать их автоматически и оплачивать без взаимодействия с человеком.

Этап 3: доступ и меры контроля

Перевод документов в электронный вид существенно расширяет возможности обзора информации, относящейся к операции, поставщику или подрядчику. Как только документ оцифрован и сохранен в едином хранилище, сотрудники могут выполнять поиск, просмотр и аннотирование документов. Извлечение информации происходит быстрее при использовании эффективных функций поиска по метаданным или навигации по папкам и категориям, структурирующим хранилище.

Доступ также облегчает коллективную работу с целью сократить время принятия решений. Кроме того, коллективное обсуждение можно автоматически инициировать как часть бизнес-процессов; например, на основе критериев, определенных в бизнес-правилах, можно вызвать сотрудников по электронной почте в «виртуальный конференц-зал» (в нашем случае EMC Documentum eRoom) для утверждения оплаты некоторых счетов.

Безусловно, доступ к документам необходимо строго контролировать для защиты конфиденциальности и обеспечения целостности записей. При помощи цифровых паролей система аутентификации EMC Documentum определяет, имеет ли то или иное лицо право на доступ к документам. Можно также обеспечить многофакторную аутентификацию пользователей, включая биометрические характеристики, инфраструктуру открытого ключа (Public Key Infrastructure, PKI) и единую регистрацию.

EMC Documentum использует списки управления доступом, чтобы определить, какие пользователи могут получить доступ к документам и какие действия им разрешены. Списки управления доступом можно автоматически задавать при создании документов. Кроме того, уполномоченный на это персонал может в любое время вносить в них изменения вручную. Разрешения устанавливаются как для отдельных пользователей, так и для групп пользователей, что упрощает администрирование набора прав доступа в масштабе всей системы.

Этап 4: архивирование и хранение

В конце концов в бизнес-процессе обработки счетов на оплату наступает момент, когда документ становится неактивным. В этот момент документ можно «логически ламинировать» и поместить под управление системы управления записями. Документ можно выписывать и возвращать в хранилище, но если он будет каким-то образом изменен, будет создана новая запись, включающая метаданные о том, кем и когда сделано изменение. Это обеспечивает защиту записи и позволяет установить любые регламенты хранения, указывающие, как долго хранится документ и где он должен находиться.

Как эффективно хранить информацию после того, как процесс обработки счета закончен? Выбор стратегии хранения очень важен в связи с ростом объема хранимых документов. Можно значительно сэкономить за счет перемещения архивных документов с «первичных» высокопроизводительных устройств хранения (например, локальных серверов) на дисковые устройства хранения (например, EMC Centera, рис. 3), если доступ к ним требуется не слишком часто.

Рис. 3. На устройстве EMC Centera можно хранить неизменяемое содержание и архив первичных финансовых документов.

Решение EMC Centera предлагает дополнительные преимущества по сравнению с обычными средствами хранения (ленточные накопители или оптические устройства), обеспечивая аутентичность содержания, мгновенный онлайновый доступ и применение регламентов хранения и размещения в соответствии с корпоративными правилами и требованиями регулирующих организаций.

К хранению счетов и других первичных бухгалтерских документов предъявляются следующие ключевые требования: аутентичность, целостность, доступность.

Аутентичность. Достоверность документов обеспечивается с помощью соответствующих мер безопасности, управляющих доступом и ограничивающих возможности изменения или удаления. Система должна предоставлять журнал аудита для просмотра всех действий, совершенных с документами в хранилище.

Целостность. Система должна иметь встроенную защиту от отказов системы хранения данных, сбоев или внешних угроз. Как правило, данные автоматически реплицируются на вторичные носители, а функции самовосстановления непрерывно контролируют целостность данных и при необходимости восстанавливают их.

Доступность. Соответствие требованиям раскрытия информации может включать быстрое восстановление сотен или тысяч архивированных записей в ответ на запрос проверяющих органов. В таком случае способность быстрого реагирования поможет компании избежать штрафных санкций или уменьшить судебные издержки.

Система хранения с адресацией по содержанию (Content Addressed Storage, CAS) — относительно новый подход к удовлетворению требований к системе хранения. В этом случае приложению не требуется знать физическое расположение информации на устройстве хранения. Вместо этого адрес вычисляется непосредственно по содержанию и используется как «виртуальная квитанция на получение», которую приложения используют для поиска и извлечения хранимых объектов. Это не только упрощает задачу управления огромным количеством объектов, но и предоставляет цифровой «отпечаток пальца» для содержания, гарантируя его аутентичность. CAS также поддерживает собственное управление и конфигурирование, что позволяет организациям управлять большими объемами данных силами меньшего количества персонала и со значительно более низкими расходами по сравнению с традиционными методами управления архивированием.

Пример решения для оплаты счетов

Компания Petro-Canada, расположенная в городе Калгари (Канада), ведет разведку, освоение и разработку месторождений нефти и природного газа, занимается переработкой сырой нефти и другого сырья, поставляет сырую нефть и природный газ, а также нефтепродукты и связанные с этим товары и услуги. Валовой доход компании в 2005 г. превысил 3,7 млн долл., и сегодня это одна из самых больших объединенных нефтяных и газовых компаний в Канаде, влияние которой на международном рынке неуклонно растет. У Petro-Canada пять заводов в удаленных друг от друга точках, и на каждом из этих заводов применяется отдельный централизованный процесс оплаты счетов.

До 1997 г. в компании существовал трудоемкий «бумажный» процесс оплаты счетов, что приводило к длительным срокам утверждения оплаты (около 35 дней) и затрудняло доступ к документам, хранящимся в бумажном виде. Кроме того, географический и функциональный разброс предприятий, добывающих и перерабатывающих нефть, приводил к тому, что управление документами в масштабе всей компании становилось сложнее и дороже.

Возрастающие требования к функциям управления содержанием, таким, как контроль версий, настройка безопасности и улучшенные средства поиска, получения и доставки данных, привели к тому, что Petro-Canada начала рассматривать решения для управления содержанием. В компании оценили возможности автоматизации, предлагаемые тремя разными поставщиками, и выбрали платформу EMC Documentum, обладающую большей функциональностью, а также интегрированной и открытой архитектурой.

Компания внедрила платформу Documentum в сентябре 1997 г. в пилотных группах, включая департамент оплаты счетов, и на протяжении последующих лет постепенно разворачивала это решение в других группах, наращивая их функциональность. Сегодня Documentum стала корпоративным стандартом для управления содержанием в Petro-Canada; в 30 департаментах с ней работают 4500 пользователей.

В настоящее время компания использует в процессе оплаты счетов процедуру «получение образа после оплаты». Поступившие счета маршрутизируются через ERP-систему, где они снабжаются кодами и оплачиваются, а впоследствии все счета сканируются в центральном отделе. Затем образ счета прикрепляется к соответствующему ваучеру в системе ERP. Самое большое преимущество решения EMC заключается в том, что пользователи системы оплаты счетов теперь имеют прямой и немедленный доступ ко всему содержанию, хранящемуся в системе (контракты поставщиков, счета и другие сопровождающие документы), что значительно уменьшает время и издержки, связанные с архивированием, поиском и извлечением данных.

Благодаря автоматизации бухгалтерских процессов компания снизила время обработки счетов и пользуется скидками за раннюю оплату, направляя счета с определенными сроками или от определенных поставщиков в отдельные, более быстрые workflow-процессы.

Другое важное преимущество интеграции систем ERP с платформой Documentum — улучшение согласованности и возможность проведения аудита. Компания использует платформу EMC Documentum для должного управления жизненным циклом документов, безопасностью, интеграцией и доступностью документов компании, а также для предоставления отчетности, требуемой в целях контроля по закону Сарбэйнса—Оксли.

Преимущества автоматизированных решений

Предприятия, использующие автоматизированные решения для оплаты счетов, получают ряд преимуществ, которые можно в основном отнести к трем областям.

Эффективность обработки. Решения для оплаты счетов ускоряют поиск транзакций, разрешение несоответствий и уменьшают время ответа на запросы поставщика, поскольку персонал подразделения по оплате счетов получает счета из электронного хранилища, а не разыскивает их в стопках бумаг или в архиве. Счета быстрее поступают в очередь на обработку, а для утверждения оплаты используются их образы. Задачи рассмотрения и утверждения могут автоматически направляться индивидуальным пользователям, распределенным в масштабе организации, в соответствии с четко определенными и полностью настраиваемыми бизнес-правилами.

Снижение издержек. Решения для оплаты счетов снижают издержки на хранение документов за счет замены бумажных архивов электронными хранилищами. Кроме того, они помогают избежать штрафов за просроченные платежи и получать скидки за быструю оплату.

Улучшение прозрачности и контроля. Решения для оплаты счетов обеспечивают надежное хранение счетов и поддерживают корпоративную политику и установленные требования к хранению и размещению документов. Постоянный доступ к образам счетов упрощает анализ и отчетность, позволяя обойтись без бумажных документов при составлении отчетов. Автоматизированные решения также увеличивают скорость и точность принятия решений, предоставляя пользователям правильную и своевременную информацию.