«1С:Предприятие 8» как платформа управления бизнес-процессами

Как известно, «1С:Предприятие 8» — это платформа для автоматизации широкого спектра учетных и управленческих задач, и одна из ее базовых составляющих — механизм бизнес-процессов. После его выпуска (см. «Автоматизация бизнес-процессов в «1С:Предприятие 8.0», «BYTE/Россия» № 3’2005) к продукту была добавлена методика разработки бизнес-процессов (часть которой включена в набор «1С:ПрофКейс»), улучшено графическое представление схем и сделан ряд технологических улучшений, необходимость которых стала очевидной по результатам опытной эксплуатации в ряде крупных российских производственных компаний (в частности, повышена производительность механизма при большом количестве параллельно идущих бизнес-процессов).

На сегодняшний день механизм бизнес-процессов в «1С:Предприятие 8» применяется во многих тиражных и заказных решениях партнеров «1С», а также при реализации проектов у конкретных клиентов. Справочник внедренных решений (http://v8.1c.ru/solutions/InitialIntroduction.htm) включает в себя не только описание решений, но и оценки результатов автоматизации бизнес-процессов: «…улучшилась финансовая дисциплина», «…повысилась производительность труда», «…существенно сократились сроки выполнения сквозных процессов» и т. д.

Самая очевидная польза от автоматизации бизнес-процессов заключается в том, что система сама начинает следить за регламентом выполнения работ, снимая это бремя с сотрудников и тем самым высвобождая ресурсы для основной работы. Как следствие, сокращается число ошибок и повышается эффективность труда. Далее, эффективность взаимодействия повышается за счет автоматической передачи информации сотрудникам по мере продвижения бизнес-процесса по маршруту: по оценкам специалистов, на взаимодействие сотрудников (передача информации и ее поиск) тратится от 20 до 40% рабочего времени.

Положительный эффект от применения механизма бизнес-процессов виден не только при эксплуатации системы, но и на этапе выработки проектных решений. Так, появляется возможность еще при проектировании сделать акцент на управленческий учет вообще и процессное управление в частности. В результате готовый продукт можно демонстрировать заказчику в виде простых и понятных схем бизнес-процессов, придающих жесткий каркас универсальному прикладному решению. Бизнес-процессы также служат эффективным способом сбора требований заказчика к будущей системе, что нашло отражение в разработанном фирмой «1С» наборе методических материалов «1С:ПрофКейс».

Создание бизнес-процессов в «1С:Предприятие 8»

В системе имеется все необходимое для того, чтобы проектировать бизнес-процессы и обеспечивать участие в них сотрудников организации, а именно:

• бизнес-процесс — единица учета и управления;
• карта маршрута — схематическое изображение взаимосвязей отдельных операций;
• механика ролевой машрутизации — способ точной доставки задач исполнителям в меняющихся условиях (командировки, болезни, отпуска, штатные перемещения и т. п.);
• список задач;
• богатый набор методов и событий для поддержки разнообразной бизнес-логики.

Сам по себе механизм бизнес-процессов в «1С:Предприятие» не имеет отраслевой специфики, однако конкретные экземпляры бизнес-процессов специфичны не только для разных отраслей, но и для разных предприятий. Поэтому, как правило, бизнес-процессы представляют собой «штучный товар» и разрабатываются под конкретные требования конкретного заказчика.

Нотация описания бизнес-процессов в «1С:Предприятие» разрабатывалась с учетом ГОСТ 19.003 — 80 «Схемы алгоритмов и программ. Обозначения условные графические» и использует интуитивно понятные элементы и обозначения. Отметим также читабельность схем (даже неподготовленный пользователь может прочитать их вслух) и их компактность. Так, например, схемы «1С:Предприятие» содержат в три раза меньше обозначений, чем аналогичные схемы в нотации eEPC, не уступая им при этом по информативности (см. врезку «Программа работы с файлами»).

В данной статье мы не будем рассматривать подготовку в прикладном решении окружения для бизнес-процессов (задач и ролевой маршрутизации), а попробуем понять, как этот механизм помогает решать конкретные задачи.

Разработка бизнес-процессов выполняется в конфигураторе «1С:Предприятие». По аналогии с другими объектами конфигурирования (например, справочниками или документами) бизнес-процессы могут содержать различные реквизиты, табличные части и формы для взаимодействия с пользователем. Отличительная особенность и в то же время ключевая характеристика бизнес-процессов — карта маршрута, которая содержит схематическое описание бизнес-логики в виде алгоритмической последовательности отдельных операций.

Пример: согласование отпусков

Рассмотрим создание простого бизнес-процесса на примере планирования отпусков в организации: линейные руководители составляют итоговые графики отпусков своих подразделений и отправляют их в отдел кадров для согласования (рис. 1). Точка маршрута «Подготовить график отпусков» объявлена групповой (выделена тенью). Для механизма ролевой маршрутизации это служит указанием на то, что на данном участке бизнес-процесса нужно создать разветвление на всех линейных руководителей в соответствии с актуальным состоянием справочника организации. Когда бизнес-процесс перейдет на эту точку, для каждого линейного руководителя организации будет сформирована своя задача.

Рис. 1. Разработка бизнес-процесса «Планирование отпусков» в конфигураторе.

Разработка

Для выполнения своих функций в рамках этого бизнес-процесса линейные руководители и сотрудник отдела кадров должны работать с документом «График отпусков организаций». Этот документ уже присутствует в типовых конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» и «Управление производственным предприятием», необходимо только сослаться на него в данном бизнес-процессе. Для этого в обработчике события «Перед стартом» у точки маршрута «Старт» создадим такой документ и сохраним ссылку на него в реквизите «ГрафикОтпусков» нашего бизнес-процесса:

Процедура СтартПередСтартом(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Отказ)

	ГрафикОтпусков = Документы.ГрафикОтпусковОрганизаций.СоздатьДокумент().Ссылка;

	Записать();

КонецПроцедуры

Удобно сделать так, чтобы для выполнения задачи сотруднику сразу открывался график отпусков. Для этого в обработчики интерактивной активации точек маршрута вставим код открытия формы созданного ранее документа:

Процедура ПодготовитьОбработкаИнтерактивнойАктивации(

		ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача, СтандартнаяОбработка)

	ГрафикОтпусков.ПолучитьФорму().Открыть();
КонецПроцедуры

На этом разработка бизнес-процесса завершена.

Использование бизнес-процесса

Создание и запуск этого бизнес-процесса может выполняться вручную сотрудником отдела кадров или автоматически, скажем, в первых числах января. Для автоматического запуска можно воспользоваться механизмом регламентных заданий «1С:Предприятие 8». Запуск этого бизнес-процесса повлечет за собой появление соответствующих заданий в списке задач линейных руководителей. Этот список зачастую становится единственным внешним проявлением механизма бизнес-процессов для пользователя, предоставляя ему возможность работать с простым и понятным списком заданий, не вдаваясь в детали бизнес-процесса.

Благодаря созданному ранее обработчику интерактивной активации при двойном щелчке левой кнопкой мыши автоматически откроется форма ввода графика отпусков (рис. 2). После заполнения и сохранения графика отпусков линейный руководитель с помощью соответствующей кнопки пометит задачу как выполненную, что приведет к автоматическому продвижению бизнес-процесса дальше по маршруту и появлению новой задачи у кадровика. Задача линейного руководителя при этом пропадает из его списка задач.

Рис. 2. Форма ввода графика отпусков.

В любой момент времени можно посмотреть актуальное состояние бизнес-процесса в графическом виде. При этом активные точки маршрута, в которых есть еще не выполненные задачи, автоматически выделяются красной пунктирной линией (рис. 3).

Рис. 3. Карта маршрута активного бизнес-процесса.

Несмотря на всю свою простоту и очевидность, этот бизнес-процесс позволяет:

• автоматизировать запуск ежегодной процедуры согласования отпусков;
• исключить ошибки в маршрутизации графика отпусков, так как последовательность получателей жестко указана в карте маршрута;
• сократить время на передачу и поиск документов — система сама откроет пользователю нужный документ, когда он приступит к выполнению своей задачи.

На практике часто создают подобные упрощенные схемы бизнес-процессов с расчетом на их дальнейшее развитие для отражения изменяющейся с течением времени бизнес-логики. При этом развитие разработанных ранее бизнес-процессов не затрагивает другие механизмы конфигураций и может выполняться как партнерами фирмы «1С», так и непосредственно пользователями, имеющими элементарные навыки конфигурирования.

Пример: согласование документов

В «1С:Предприятие» документы — это отражение хозяйственных операций, а бизнес-процессы — регламент их выполнения. Поэтому наиболее интересно применение бизнес процессов для отражения в них бизнес-логики, а не только последовательности действий. В качестве примера такого использования механизма бизнес-процессов рассмотрим процесс согласования документов. Он представляет собой цикл согласований и доработок, заканчивающийся только после успешного согласования (рис. 4).

Рис. 4. Карта маршрута бизнес-процесса согласования документов.

Разработка

Карта маршрута бизнес-процесса согласования документов содержит точки для согласования и доработки документов и точку условного перехода для обеспечения цикла доработки. Если документ согласован, бизнес-процесс успешно завершается; если нет — документ возвращается на доработку. В качестве характеристик этого бизнес-процесса выступают его инициатор (автор), документ, согласующий сотрудник (роль или прямое указание) и текущий результат согласования. Инициатора (автора) бизнес-процесса система может определить автоматически, а для указания документа и согласующего сотрудника предусматривается специальная форма, которая будет открываться при создании этого бизнес-процесса (рис. 5).

Рис. 5. Форма начальной настройки бизнес-процесса согласования документов.

Выбор согласующего сотрудника обеспечивает гибкую маршрутизацию за счет программирования процедуры генерации задач при переходе бизнес-процесса на соответствующую точку маршрута.

Процедура СогласованиеПриСозданииЗадач(

	ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, ФормируемыеЗадачи, Отказ)

	Для Каждого Задача Из ФормируемыеЗадачи Цикл

		Задача.Сотрудник = Согласующий;

	КонецЦикла;	
КонецПроцедуры

В этом обработчике мы несколько доопределяем адресацию задачи, и поэтому бизнес-процесс попадет именно к тому сотруднику, которого мы ранее выбрали. Кроме того, в этой точке нужно предусмотреть способ ознакомления с документом и установки признака согласования (да, нет) для согласующего сотрудника. Для этого настроим в обработчике интерактивной активации открытие соответствующей формы.

Процедура СогласованиеОбработкаИнтерактивнойАктивации(

	ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача, СтандартнаяОбработка)

	ПолучитьФорму(«ФормаСогласования»).Открыть();
КонецПроцедуры

На следующем шаге нам необходимо запрограммировать точку условного перехода. Если реквизит ДокументСогласован равен Истина, то бизнес-процесс должен пойти по ветке «Да» и завершиться. В противном случае бизнес-процесс должен пойти по ветке «Нет» на доработку.

Процедура УсловиеПроверкаУсловия(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Результат)

	Результат = ДокументСогласован;
КонецПроцедуры

Использование бизнес-процесса

На этом разработку бизнес-процесса можно закончить и попробовать его в действии. Для этого автор создает новый бизнес-процесс, выбирает документ и согласующего исполнителя. В списке задач согласующего появляется задача «Согласовать», двойной щелчок на которой открывает форму согласования. Согласующий знакомится с документом, принимает решение об установке или снятии переключателя «Документ согласован» и помечает задачу как выполненную. В зависимости от признака согласования бизнес-процесс переходит дальше по маршруту согласно запрограммированной нами логике — в данном примере вернется на доработку (рис. 6).

Рис. 6. Карта маршрута активного бизнес-процесса согласования документа.

Этот бизнес-процесс не имеет прикладной специфики и может использоваться как вложенный, например, для декомпозиции более сложных схем. Приведенную в данном примере схему легко доработать для поддержки, к примеру, группового согласования списка документов и даже для поддержки методики «согласен, если не отвечаю». Похожий бизнес-процесс включен в состав материалов информационно-технологического сопровождения (диск ИТС, http://www.1c.ru/rus/support/its/its.htm).

Заключение

Несмотря на кажущуюся простоту механизма бизнес-процессов в «1С:Предприятие 8», с его помощью можно автоматизировать и довольно сложную бизнес-логику, такую, как множественное ветвление бизнес-процедур, декомпозиция, многократное прохождение циклов, роботизированное выполнение задач, методика «согласен, если не отвечаю» и многое другое. Поскольку бизнес-процессы — это полноценная единица учета в «1С:Предприятие» (так же, как справочники или документы), к ним можно применять все аналитические механизмы системы, строить разнообразные отчеты и графики.

Как показывает опыт, наибольший эффект дает автоматизация регулярных бизнес-процессов, которые происходят ежедневно и связаны с основной деятельностью организации. Важные условия для существования бизнес-процесса — наличие потока работ и регламента их выполнения; в их отсутствие бизнес-процесс выглядит неубедительным и со временем вырождается.

Бизнес-процессы в «1С:Предприятие 8» способны придать жесткость прикладному решению, буквально «зацементировать» его под нужды конкретной организации, нанизывая информационные потоки на цепочки операций. При этом бизнес-процессы не могут служить средством «наведения порядка», но позволяют автоматизировать сложившиеся потоки работ и повысить их эффективность, а также предоставляют новые возможности (например, процессного анализа деятельности предприятия), превращая любую организацию в хорошо отлаженный и четко работающий механизм.