Автоматизация документооборота в современных условиях бизнеса

Совсем недавно, лет пять-десять назад, для решения внутренних задач в компании было достаточно нанять секретаря или обязать офис менеджера контролировать дела. В снижении внутренних расходов не было острой необходимости; ситуация более или менее устраивала всех: у руководителей было ощущение, что «все в порядке», у исполнителей — чувство собственной важности для компании.

Но с течением времени компаний становилось все больше, рост рынка замедлился, началась конкурентная гонка. Крупные компании первыми осознали, что без кардинального снижения доли себестоимости в конечной цене продукта им просто не выжить. Значит, нужно внедрять системы автоматизации бизнеса. Но и конкуренты тоже времени не теряли. В итоге все вернулись к тому, с чего начали, — на чем еще можно сэкономить?

Тем не менее в том, что касается внутреннего регламента, процессов принятия управленческих решений, контроля за их исполнением и прочих важных внутренних процессов, мало что изменилось. На фоне нововведений в прочих областях отставание документооборота как внутреннего инструмента становилось все более очевидным.

Естественно, вначале большинство компаний пошли проторенным путем: кто-то внедрял крупные западные системы, кто-то адаптировал отечественные непрофильные разработки. Но западные системы были ориентированы именно на западную модель ведения бизнеса и с трудом поддавались глобальной настройке: как правило, заказчикам приходилось подгонять свои процессы под систему, долго вникать в нее и переучивать сотрудников. Варианты доработки отечественных непрофильных систем документооборота складывались с точностью до наоборот: с одной стороны, дешевизна, кажущаяся простота и сжатые сроки, с другой — переделка непрофильных систем чаще всего так и не доводилась до конца. Решение поставленных задач было найдено с появлением отечественных систем документооборота.

Первые отечественные системы документооборота строились по типу западных: выявлялись типовые задачи выбранного сектора рынка и/или отрасли, на базе этого создавалось некое решение, которое клиент должен был взять за основу и строить на этой основе свои процессы.

Фактически только несколько лет назад на рынок стали выходить поставщики решений, предлагающие комплексный подход к автоматизации документооборота — путем использования типовых решений и настройки этих решений для крупных и уникальных компаний с обязательным проведением консалтинга по текущим процессам. Такой подход, в частности, заложен в системе электронного документооборота (СЭД) ESCOM.DOC от компании «Евроменеджмент» (http://www.emd.ru).

ESCOM — это универсальная платформа для автоматизации процессов документооборота на базе Web-технологий, которая может интегрироваться с существующими в компании информационными системами. Применение данной системы будет полезно не только для руководства, но и для любого из сотрудников, вовлеченных в процесс документооборота, вплоть до низовых исполнителей. Достаточно просто отправить сообщение ответственному за инициацию процесса, а все дальнейшие действия система выполнит самостоятельно: отправит документы на согласование, проследит за выполнением поручений в срок, при необходимости предоставит печатные формы соответствующих документов. На каждом этапе работы система автоматически создает поручения исполнителям и уведомляет их с помощью внутренних сообщений, которые могут дублироваться по электронной почте или с помощью SMS.

В ESCOM.DOC автоматизировано регламентное выполнение процессов: автоматические поручения, роли, права доступа, сроки и контроль, автоматические уведомления и напоминания, журнал событий (истории) по каждому процессу. В системе сочетаются возможности жесткой и нежесткой маршрутизации.

Можно создавать «заместителей» по любому из процессов и согласований и гибко настраивать режим замещения. При этом сиcтема способна решить любую задачу в части разграничения прав доступа пользователей. В ней также предусмотрена возможность определения статических и динамических прав доступа.

С одним документом в системе может одновременно работать практически неограниченный круг пользователей. Например, при параллельном согласовании согласующие могут одновременно вносить отметки о согласовании и свои замечания. При исполнении документа пользователи могут добавлять свои отчеты.

Кроме того, ESCOM.DOC имеет следующие функциональные возможности:

• универсальные средства настройки и адаптации (графические дизайнеры для визуальной разработки);
• встроенная система мгновенных сообщений;
• единое информационное хранилище документов;
• работа с документами в единой базе данных в режиме online;
• работа через Интернет (удаленный доступ);
• перенастройка системы непосредственно пользователями (при наличии выделенных полномочий в системе).

Система легка в освоении, имеет удобный графический интерфейс пользователя. Нужно также отметить ее высокую масштабируемость и низкую совокупную стоимость владения системой.

СЭД ESCOM уже успешно прошла апробацию на нескольких крупных предприятиях энергетической отрасли, на предприятиях среднего масштаба в нескольких отраслях, а также в небольших компаниях. В рамках проведенного на SofTool 2006 конкурса «Программный продукт года» система ESCOM заняла 3-е место в номинации «Документооборот».

Бесплатную демонстрационную версию системы можно загрузить по адресу http://escom.emd.ru/distrib.