ECM-система ЭОС – электронный документооборот на платформе Microsoft SharePoint

Решение EOS for SharePoint компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – это полнофункциональная система для организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint, одной из самых популярных в мире ЕСМ-платформ, предназначенных для построения единого информационного пространства компании. Платформа SharePoint помогает организации объединить информационные ресурсы, бизнес-процессы и компетенции сотрудников.

Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint) – это готовый модуль управления информационными ресурсами, полностью встроенный в платформу SharePoint и существенно расширяющий ее возможности.

EOS for SharePoint сочетает возможности и преимущества классических российских СЭД с функционалом, обеспечиваемым ECM-платформой Microsoft SharePoint – лидером на мировом рынке платформ, используемых для организации совместной работы сотрудников, управления документооборотом, проектами, задачами и информационными ресурсами организаций.

Возможности ECM-системы

Современная ECM-система EOS for SharePoint позволяет решать следующие задачи:

• объединение удаленных филиалов в одну информационную структуру, что позволяет создать централизованное хранилище документов (с гибкой политикой доступа);
• автоматизация электронного документооборота (включая поддержку как полностью электронного, так и смешанного бумажно-электронного документооборота; автоматизированный прием и обработку документов со сканеров, факсов, электронной почты, сетевых папок; исполнение и контроль поручений по документам и устных поручений; поддержку ЭЦП, обеспечение юридической значимости электронных документов; работу с поточными сканерами и со штрих-кодами);
• создание корпоративного хранилища электронных документов;
• работа с документами в территориально распределенной структуре компании;
• поддержка шифрования хранящихся данных;
• корпоративный поиск как по карточкам документов (атрибутам), так и по вложенным файлам;
• создание архива документов;
• организация внешнего документооборота с контрагентами.

Для тех, кто выбирает систему электронного документооборота, EOS for SharePoint лучше, чем неплатформенные СЭД, потому что в дополнение к классическому функционалу СЭД она обеспечивает следующее:

• полнофункциональную современную ECM-систему на базе платформы мирового уровня Microsoft SharePoint;
• простой в обслуживании программный продукт, который легко настроить под конкретные требования и правила документооборота;
• систему, которую способны настроить ИТ-специалисты компании, без дополнительных затрат;
• продукт, интерфейс которого легко адаптировать под требования компании, включая «корпоративный» дизайн;
• возможность создания корпоративного портала, для того чтобы сотрудники могли общаться в процессе совместной работы;
• «личный сайт» для каждого работника с удобным и настраиваемым пользовательским интерфейсом;
• возможность в рамках единого портала автоматизировать множество задач с помощью сторонних решений для SharePoint, в том числе бесплатных;
• полную интеграцию с пакетом Microsoft Office;
• мультиязычность (система уже переведена на английский, французский и казахский, предусмотрена возможность перевода на другие языки).

Для тех, кто выбирает СЭД на базе Microsoft SharePoint, EOS for SharePoint подойдет больше других СЭД на той же платформе, так как вместе с ней заказчики получают:

• реализованную на базе Microsoft SharePoint полнофункциональную СЭД без каких-либо внешних СЭД, которые нужно интегрировать с системой;
• систему, специально адаптированную к современным требованиям российского документооборота;
• масштабируемую и производительную СЭД на базе SharePoint – проведена большая работа по оптимизации возможностей самой платформы в рамках СЭД;
• готовое к использованию коробочное решение (доработки – только под индивидуальные бизнес-процессы организации);
• поддержку Microsoft SharePoint Foundation 2010 – бесплатного приложения к Windows Server;
• настраиваемые пользовательские интерфейсы и отдельные подсистемы для различных категорий пользователей, в том числе АРМ для руководителей, использующих ПК на базе Windows 7;
• разнообразные варианты удаленной работы, в том числе с мобильных устройств, обеспечиваемые с помощью отдельной подсистемы для iPad-устройств;
• возможность внедрения дополнительных опций – решение «Поточное сканирование»; организация юридически значимого документооборота с использованием электронной подписи и т.д.;
• полный комплект документации и обучающих видеоуроков.

И наконец, три главных «ЗА» систему EOS for SharePoint – это

1. успешный опыт внедрения и использования данного решения в коммерческих и государственных структурах;
2. более 250 партнеров ЭОС по России и СНГ;
3. доступная цена, выгодные условия поставки и обслуживания.

Преимущества СЭД на платформе Microsoft SharePoint

Автоматизация документооборота на базе Microsoft SharePoint имеет ряд преимуществ перед стандартными системами СЭД. Microsoft SharePoint отличается универсальностью и широким набором возможностей, не присутствующих одновременно ни в одном другом продукте. Это:

• возможности корпоративного портала,
• системы хранения контента, совместной работы с ним,
• встроенные средства автоматизации бизнес-процессов,
• а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики.

Система проста в обслуживании, возможна доработка ее функционала собственными силами заказчика. Она подходит для организаций любого масштаба, в том числе территориально распределенных.

SharePoint представляет собой Web-систему, что дает такие преимущества, как простота развертывания, внедрения и обслуживания, работа с порталом на разных устройствах (ПК, iPAD, Android-устройства и пр.); возможность адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей. Возможна интеграция ECM-системы с другими ИТ-системами, включая продукты Microsoft Office, Lync, Exchange, Dynamics и др. И наконец, немаловажное преимущество – доступная цена.

Функционал документооборота

EOS for SharePoint – это СЭД, содержащая все, что требуется для организации полноценного корпоративного документооборота. В системе реализовано классическое делопроизводство, а именно весь жизненный цикл документов:

• подготовка проекта;
• согласование;
• подписание (утверждение);
• регистрация (поддерживается функция автоматической регистрации документов, создаваемых на основе проектов);
• вынесение по документу резолюций (поручений);
• исполнение документов и поручений по ним сотрудниками;
• контроль исполнения документов и поручений;
• списание исполненных документов в дело и организация централизованного хранения электронных документов.

Система EOS for SharePoint построена на основе технологий SharePoint, без использования внешних СЭД (серверов приложений), что позволяет легко переходить на новые версии продуктов Microsoft, развивать систему средствами любых ASP.net-разработчиков, интегрировать систему документооборота с огромным количеством сторонних продуктов (таких как ERP и CRM системы).

Интерфейс системы наследует дизайн портала SharePoint, что добавляет системе гибкости: интерфейс решения будет выглядеть как уже используемый внутри организации портал на базе SharePoint, даже если шаблон внешнего вида портала был изменен.

Более подробную информацию о системе можно получить на сайте, посвященном системе EOS for SharePoint.

Вернуться на главную страницу обзора «Особенности мирового и российского рынков ECM/СЭД»