Электронные архивы в трудные времена

Многие предприятия еще до начала кризиса задумывались о том, чтобы внедрять систему электронного документооборота, взяв за основу систему электронного архива, благо выбор достаточно широк – почти у каждого разработчика корпоративного ПО есть такое решение. В каком же направлении двигаться сегодня? Как изменилась ситуация и каким решениям отдать предпочтение?

В сегодняшней ситуации, когда курс рубля скачет, а биржевые индексы падают один за другим, сложно сохранять хладнокровие и строить долгосрочные планы развития компании, в частности ее ИТ-инфраструктуры. Однако оптимизация бизнеса – именно то, на что стоит потратить драгоценное время в кризисных условиях, несмотря на снижение активности клиентов и не заметный немедленно финансовый эффект.

В последние месяцы стало сложно найти аналитические материалы о состоянии ИТ-рынка – информационное освещение его крайне скудно. Основные новости поступают от биржевиков, констатирующих падение курса акций того или иного вендора. Редкие пресс-релизы ИТ-компаний рассказывают об успешном завершении проектов, начатых еще в прошлом году. В создавшемся информационном вакууме у авторов статьи появилась идея осветить состояние отдельно взятого рынка электронных архивов: донести до пользователей информацию о том, как можно реализовать электронный архив в кризисный период, оценить временные, человеческие и финансовые затраты на их внедрение в ближайшем году, а также обозначить наиболее серьезные риски, сопровождающие подобные проекты.

Что такое электронный архив

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). В общих чертах он представляет собой систему хранения электронных документов, обеспечивающую надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска. Электронные архивы призваны упорядочить работу с неструктурированной электронной информацией предприятия: текстовыми данными, мультимедиа, графикой и т. д. Чаще всего объектами хранения становятся подписанные контракты, первичная финансовая документация, техническая и проектная документация (рис. 1). В основном документы, с которыми работают сотрудники, являются статичными, т. е. окончательно сформированными и неизменными – такая документация может храниться в электронных архивах и быть доступной для чтения. Для систематизации документов разрабатывается их иерархия, на каждый заводится так называемая карточка, содержащая перечень атрибутов, однозначно идентифицирующих документ. Эволюционно к вопросу внедрения электронного архива многие приходят, вдоволь наигравшись с сетевыми папками общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению сложных систем документооборота.

Электронный архив как полноценная ECM-система включает следующие базовые компоненты:

• управление документами (check-in/check-out, поддержка версионности, безопасность, управление сервисами);
• имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
• система Workflow для поддержки бизнес-процессов, распределение контента, контроль исполнения задач, аудит действий и изменений;
• управление Web-контентом;
• поддержка командной работы над электронными документами.

Учитывая сложность внедрения таких систем, можно ли планировать в этом году старт новых проектов, разумно ли приобретать сейчас новое оборудование и ПО? Оказывается, что можно, но при соблюдении определенных условий. Основными принципами должны стать скорость внедрения и получение первых результатов при разумных финансовых вложениях.

По возможности необходимо:

• максимально формализовать требования, написать техническое задание;
• остановить свой выбор на системах, позволяющих быстро создать рабочий прототип;
• выбрать в партнеры внедренцев, имеющих опыт реализации подобных проектов, знающих специфику бизнес-процессов компании;
• поставить условие получения первых результатов в течение месяца, максимум двух;
• распределить усилия и финансовые затраты равномерно по проекту.

Мнения участников рынка

Изменение экономической ситуации в стране приводит к изменению структуры и объемов продаж компаний участников рынка электронных архивов, поставщиков как оборудования, так и комплексных решений. «У наших клиентов, – говорит Станислав Ким, генеральный директор «Алее Софтвер», поставщика комплексных решений и разработчика электронного архива «Алее Архив», – отмечается выраженная сезонность выполнения проектов, посему, как и в прошлые годы, наиболее активными они были в III и IV кварталах 2008 г. Начало 2009 г. отмечено соответствующим спадом количества проектов, но интерес к теме не слабеет. Судя по структуре запросов, наиболее интересны для заказчиков архивы проектной документации и финансовые архивы. Высокая активность фискальных органов заставляет компании приводить документы в порядок».

На стоимость услуг для конечных клиентов, равно как и на объемы продаж, сильно повлиял рост курса евро и доллара. «Стоимость сканеров в рублях существенно выросла за декабрь 2008 г. и январь 2009-го, – объясняет Наталья Озерова, менеджер департамента документных сканеров компании ПИРИТ, крупнейшего дистрибьютора документных сканеров от ведущих производителей. – Поскольку значительная часть продаж нашего оборудования приходится на государственные закупки, мы можем рассчитывать на реализацию успешных проектов в 2009 г. Для увеличения продаж в коммерческом сегменте мы активно продвигаем услуги аренды высокопроизводительного оборудования, многие эту возможность оценили и активно сотрудничают с нами».

С одной стороны, повышение стоимости сканирующего оборудования негативно сказалось на развитии рынка электронных архивов. К сожалению, об импортозамещении российскими аналогами, как в других отраслях, речи идти не может – практически все документные и книжные сканеры производятся за рубежом. С другой стороны, компании, предлагающие услуги промышленного сканирования, цены на свои услуги фиксируют в рублях и за время падения курса их не меняли.

Авторы многие аналитических статей о финансовом состоянии ИТ-рынка утверждают, что в 2009 г. и позже, до стабилизации экономики, уверенно будут чувствовать себя только те компании, которые имеют стабильные государственные заказы. Елена Иванова, начальник отдела маркетинга компании «Электронные Офисные Системы», одной из ведущих компаний на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства, характеризует ситуацию так: «Несмотря на экономическую ситуацию в стране, объем заказов продолжает неуклонно расти. В структуре продаж произошли некоторые изменения, основное из которых – рост доли государственных организаций. ЭОС – российская компания, цены на товары ее производства и услуги установлены в рублях, и мы не видим необходимости связывать цены на отечественные товары и услуги с курсом иностранных валют. Компания ЭОС не перестает традиционно предлагать своим клиентам различные новшества: выпуск новых программных продуктов, совершенствование функционала в новых версиях продуктов, выпуск облегченных версий по существенно более низкой цене. Особо хочется отметить предложение новой формы использования нашего ПО – лизинг».

В связи с сокращением финансирования ИТ-проектов многие компании переходят на экономически более целесообразное использование ПО. Например, речь может идти о свободном ПО. «Свободное ПО – это альтернативная форма продажи программного обеспечения, – говорит Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, компании-разработчика одноименной платформы, оказывающей полный комплекс услуг по развитию и поддержке информационных систем предприятия. – К сожалению, многие потребители считают что свободное и бесплатное – это одно и то же. А это не так. Если вы хотите доверить свою информацию и бизнес-процессы какой-то программе, она во всех случаях должна быть разработана известным, внушающим доверие производителем. Производитель ПО должен откуда-то взять на разработку деньги. Откуда? На Западе деньги приходят в виде услуг по внедрению и обслуживанию такого ПО, но у нас заказчики платить за услуги пока не очень хотят. Форма продажи может быть любой – и проприетарной, и свободной, но если ИТ-отрасль не будет получать денег от заказчиков, она не будет производить программы, и заказчикам не с чем будет работать. Касательно продаж DocsVision хочу сказать, что второе полугодие 2008 г. у нас было рекордным, структура продаж изменилась незначительно, немного больше стали покупать корпоративную редакцию DocsVision, предназначенную для верхней части средних и для крупных компаний».

Речь может также идти об аренде предоставляемых сервисов – как оборудования, так и ПО (модель SaaS). «Аренда ПО компаниями становится все более актуальной, потому что это позволяет предсказать расходы, обеспечивает информационную безопасность и надежную техническую поддержку, – считает Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам ABBYY, компании-разработчика технологий оптического распознавания, обработки документов и извлечения данных. – Компаниям не нужно тратить средства на приобретение, обновление и администрирование ПО, и это в значительной мере сокращает их расходы и трудозатраты. Но здесь, конечно же, следует обращать особое внимание на вопросы защищенности работы с поставщиком подобных услуг через Интернет – на то. как поставщик обеспечивает безопасный режим работы».

Что касается безопасного режима работы и сохранения данных, то для большинства компаний требования к ним не меняются даже в условиях сложной экономической ситуации на рынке, а значит, жесткой конкурентной борьбы. Например, для компании Kodak, известного во всем мире производителя документных сканеров и продуктов для микрографии, приоритет безопасного хранения данных по-прежнему высок: «Мы постоянно усовершенствуем наше оборудование и ПО, исходя в том числе и из этих требований. Например, мы внесли большие изменения в ПО для нашего сетевого сканера Kodak Scan Station 100+ именно исходя из требований к безопасности данных» – поясняет Дмитрий Петренко, менеджер по продажам Kodak.

Сложная экономическая ситуация зачастую обуславливает изменения в условиях труда, и особенно это касается сотрудников, занятых реализацией проектов и продажами. Речь может идти об изменении кадровой политики компаний, увольнениях, изменении размера заработной платы. «С наймом сотрудников под проекты не было проблем и в докризисный период; сложнее с менеджерами, которые могут вести длительные и большие проекты, – говорит Станислав Ким из «Алее Софтвер» . – Такой сотрудник должен хорошо знать не только основы менеджмента проектов, иметь задатки руководителя, но и быть технически и технологически хорошо подкованным. Подготовка такого сотрудника занимает более полугода, и мы их растим из числа своих студентов. На сегодняшний день большой выбор сотрудников на операторские должности с невысокими требованиями по зарплате, безработица все-таки сказывается. Зарплаты в нашей компании не упали, наоборот, мы стараемся повышать их за счет бонусов и премий за успешно выполненные проекты».

Реализация проектов электронных архивов, равно как и любых ИТ-проектов, связана с определенными политическими, социальными и финансовыми рисками; однако, по мнению большинства опрошенных компаний, экономическая ситуация ненамного увеличивает эти риски. «Мы больше опасаемся психологических рисков, т.е. рисков, связанных с ожиданием катастрофы экономики страны. Если работать, а не бояться, то и любые проекты можно продолжать удачно реализовывать, в том числе и проекты работы с электронными архивами», – полагает Елена Иванова из ЭОС.

Несмотря на различия прогнозов, касающихся длительности кризиса и тяжести его последствий, все опрошенные специалисты едины во мнении, что ни в коем случае нельзя прекращать работу по совершенствованию ИТ в своей компании. Приостановлена «гонка вооружений», настало время экономичных, не перегруженных функционалом систем, решающих конкретные задачи. Можно отметить, что на рынок электронных архивов, как и на любой рынок, сложившаяся в мире экономическая ситуация повлияет непременно – произойдет сокращение расходов на ИТ, изменение структуры и объемов продаж. Большинство аналитиков предсказывает длительную рецессию, а значит, следует помнить, что те, кто сумел не только выжить, но и оптимизировать свою бизнес-деятельность, получат значительное преимущество, когда начнется подъем.

Общие рекомендации

• По возможности эффективнее использовать аппаратные и программные средства, закупленные ранее.
• Приобретать программные продукты желательно российского производства с положительным опытом внедрения в вашей отрасли.
• Требовать от поставщиков ПО новых схем приобретения и пользования: SaaS, аренда ПО, рассрочка платежей.
• Реализовать проекты с учетом теории и практики управления проектами, акцентируясь на управлении бюджетом, качеством и рисками проекта.