EOS for SharePoint: ЕСМ и СЭД «в одном флаконе»

Система электронного документооборота Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint) – относительно новый продукт российского разработчика компании «Электронные офисные системы» (ЭОС). Система, созданная на базе портальных технологий Microsoft Office SharePoint, входит в состав универсальной платформы управления корпоративными ресурсами, автоматизируя процессы подготовки и согласования документов, контроля исполнения поручений, повседневной работы сотрудников с документами. На момент своего появления на рынке полтора года назад EOS for SharePoint стал первым продуктом, сочетающим черты корпоративной ECM-платформы и российской СЭД, и по сей день остается популярным и востребованным.

Как известно, портальные технологии обеспечивают решение множества задач. Это, например, организация корпоративных порталов и сервисов, коммуникации сотрудников, поиск данных и аналитика, создание общей рабочей среды для внутренних нужд компании, работа с заказчиками, поддержка клиентов, оказание услуг и контроль дистрибуции для коммерческих компаний, оказание услуг населению и межведомственный документооборот в государственных структурах. Microsoft Office SharePoint Server (МOSS) по популярности, пожалуй, является лидером среди портальных технологий, в первую очередь в силу своих широких функциональных возможностей: продукт объединяет в себе функции электронного хранилища, обеспечивая управление всеми видами информационных ресурсов, workflow, поисковой системы, инструмента управления взаимодействия сотрудников. К тому же, что бы ни говорилось по этому поводу, Microsoft Office является для абсолютного большинства компаний стандартом де-факто, продукты этого вендора привычны и оптимальны по соотношению цены и функциональности.

Платформа Microsoft Office SharePoint Server проста в развертывании, предлагает широкие возможности наращивания функционала, на ее базе создано большое число решений независимых разработчиков. Есть только одно «но»: SharePoint ориентирован на западные подходы к управлению документами. Для того чтобы использовать продукт в качестве основы для системы документооборота в России, необходимо было расширить возможности платформы МOSS с учетом российской специфики. Исходя из этого, на волне интереса к ЕСМ-решениям на отечественном рынке компания ЭОС создала решение Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint), выполняющее в связке с МOSS функции системы официального документооборота и хранения управленческих документов, т. е. реализующее Records management.

Таким образом, совместное использование платформы SharePoint и решения EOS for SharePoint позволяет объединить в одной системе классический документооборот, комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации. Персональное рабочее место в системе имеет удобный Web-интерфейс, инструменты взаимодействия с коллегами, предоставляет быстрый доступ к любой информации, в том числе и удаленный мобильный доступ, – и, что немаловажно, все это реализовано в привычной среде Microsoft Office.

Разработка решения EOS for SharePoint началась еще в конце 2007 г. и велась на основе принципов и методов работы с документами, реализованных в основном продукте компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». В то же время разработчики сохранили идеологию SharePoint. Стимулом к созданию системы стало активное продвижение компанией Microsoft платформы SharePoint Server 2007 в России. В новый продукт был интегрирован опыт компании ЭОС, накопленный в области разработки решений для работы с электронными документами как для государственных структур, так и для коммерческих организаций. Официальный старт продаж EOS for SharePoint состоялся в начале мая 2008 г.

Функционал

Еще раз отметим: EOS for SharePoint обеспечивает развертывание полноценного документооборота на базе МOSS 2007, а будучи компонентом единой корпоративной платформы управления контентом, позволяет объединить в одной системе комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации. Рассмотрим возможности системы более подробно.

EOS for SharePoint предоставляет одновременно универсальные средства совместной работы сотрудников с документами и готовые инструменты для автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений в соответствии с отечественной практикой и нормативными требованиями. Система обеспечивает, например, совместное редактирование документов, автоматический контроль версий, пересылку документов на рабочие места, полностью автоматизирует совместную работу над проектами – от подготовки документов до утверждения и регистрации, позволяет настраивать процессы совместной работы, проводить опросы в онлайн-режиме.

Важно, что решение, хотя и созданное на платформе SharePoint, изначально ориентировано на применение именно в отечественных условиях, для которых характерны сложные процессы документооборота, наличие стандартных делопроизводственных процедур, преимущественно вертикальное направление основных документопотоков, многоуровневый контроль исполнения и т. д. Причем все это в основном происходит в условиях параллельного существования «бумажного» и электронного документооборота. Использование EOS for SharePoint в связке с MOSS 2007 дает пользователям дополнительные преимущества, а именно: электронное хранилище позволяет объединить все виды контента предприятия, организовать централизованное хранение и управление всеми корпоративными информационными ресурсами, получать быстрый и удобный доступ к любой информации. В частности, пользователи могут работать со справочниками и создавать новые, регистрировать документы с автоматической нумерацией, выполнять сканирование, отслеживать ход обработки документа, оповещать об изменениях в информации, управлять сроками хранения документов.

Наличие корпоративного портала создает единое информационное пространство и обеспечивает удаленный и мобильный доступ к данным, позволяет организовать онлайн-взаимодействие с сотрудниками и клиентами, выводя персонал на новый уровень корпоративной культуры. Для поиска информации и бизнес-аналитики предоставляется единая точка поиска по всем информационным ресурсам (включая данные из других приложений). В том числе есть возможности построения систем «управления знаниями». Доступ к обновляемым отчетам общий для всех сотрудников. Имеющийся в MOSS контур безопасности защищает корпоративные данные от несанкционированного доступа и позволяет организовать юридически значимый электронный документооборот. Кроме того, система выступает как универсальная платформа интеграции, способная заменить ряд разрозненных бизнес-приложений, интегрировать данные, обрабатываемые в различных системах, а в итоге – выстроить единую ИТ-инфраструктуру компании на основе технологий Microsoft.

Внедрение и техническая поддержка

Целевые отраслевые сегменты решения EOS for SharePoint – это прежде всего крупные и средние предприятия, занятые в различных секторах промышленности: в машиностроении, энергетике, строительной, добывающей, нефтегазовой, фармацевтической отраслях, и в таких областях, как банки/финансы, торговля, строительство/недвижимость, проектная и архитектурная деятельность, транспорт и логистика, образование, сфера услуг. Однако EOS for SharePoint оказался интересен и государственным органам, что подтверждает наличие как уже реализованных, так и идущих в настоящее время проектов в этой области.

На сегодня EOS for SharePoint используют такие компании и организации, как «Производственная фирма «ВИС», ФГОУ высшего профессионального образования «Национальный исследовательский технологический университет «МИСиС», ФГУ «Фонд информации по лесным ресурсам», компании «Элтех», «Отели Украины», «Сфера».

EOS for SharePoint представляет собой «коробочное» решение, содержащее базовый набор функциональных возможностей, необходимых для организации электронного документооборота. Данное решение может быть внедрено как специалистами компании ЭОС или региональных партнеров, так и силами заказчика. Кроме того, на базе продукта EOS for SharePoint компания ЭОС разрабатывает заказные решения в соответствии с требованиями заказчика. Приобрести продукт можно несколькими способами: путем единовременной покупки лицензий, покупке лицензий в рассрочку (лизинг) и по модели SaaS.

В случае внедрения коробочной версии два-три дня занимает обследование процессов документооборота, около двух недель – установка и настройка системы (исполнение справочников, настройка Web-сайтов, шаблонов документов, стандартных Web-процессов). Обучение пользователей возможно как в офисе ЭОС, так и на площадке заказчика. Оптимальное число слушателей в группе – 10–12 человек. Курс обучения длится 20 академических часов. Служба технической поддержки компании осуществляет гарантийное и послегарантийное сопровождение продукта в течение всего срока эксплуатации системы. В случае внедрения коробочной версии первый год техподдержка предоставляется бесплатно.

Для эксплуатации EOS for SharePoint необходим сервер на основе процессора с частотой не менее 2,5 ГГц (рекомендуется 3 ГГц), не менее 1 Гбайт оперативной памяти (рекомендуется 2 Гбайт), DVD-привод и 3 Гбайт свободной дисковой памяти для инсталляции системы. Для работы Microsoft Office SharePoint 2007 необходима ОС Microsoft Windows Server 2003 (Service Pack 1), CУБД SQL Server 2005 (Standard или Enterprise Edition), Microsoft Office SharePoint Server 2007 (Service Pack 1), Windows .NET Framework 3.0, служба ASP.NET и Internet Information Services со службой WWW.

EOS for SharePoint автоматизирует такие бизнес-процессы предприятия, как организация централизованного хранения электронных документов, классический документооборот (обработка входящих, исходящих и внутренних документов) с учетом отечественной специфики, подготовка проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов. Решение позволяет организовать специфические для отдельного предприятия процессы обработки документов и форм, контроль и мониторинг исполнения поручений и документов, обеспечивает повседневную работу пользователей с документами. Возможности бесшовной интеграции с продуктами Microsoft Office и относительная легкость внедрения дают EOS for SharePoint дополнительные конкурентные преимущества на рынке отечественных СЭД, ориентированных на предприятия среднего и крупного бизнеса.