Интеграция корпоративных систем управления документами с системами делопроизводства

Алексей Чухнов,
начальник отдела разработки проектов департамента информационных систем
корпорации "Юни"
AChukhnov@uni.ru

Деятельность любого предприятия так или иначе связана с производством большого количества документов — договоров, служебных записок, заявлений, спецификаций, маркетинговых материалов, писем и т. п. Проблемы, вызванные потерями документов, их дублированием, долгим перемещением от одного исполнителя к другому и поиском, — болезненная тема для большинства крупных и средних предприятий. По оценкам аналитиков, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск и согласование документов, каждый внутренний документ копируется до 20 раз, до 15% документов теряется. Поэтому для любого предприятия повышение эффективности работы с документами — ключевой вопрос.

Стремление предприятий обеспечить более эффективное управление документами приводит их к поиску и внедрению той или иной системы электронного документооборота (СЭД). Как правило, предприятие, решившее внедрить у себя СЭД, рассчитывает, что система поможет повысить скорость прохождения документа, автоматизирует контроль исполнения, оптимизирует хранение документов, исключит бумажные документы из внутреннего обращения и сэкономит ресурсы, расходуемые на подготовку новых документов.

Мировому рынку СЭД более полутора десятка лет. Более сотни компаний сегодня поставляют решения, которые так или иначе можно отнести к системам этого класса. Отечественный рынок СЭД зародился несколько лет назад. Сегодня на нем присутствуют как мировые брэнды, к примеру, Documentum, Hummingbird (PCDOCS), FileNet, OpenText, Lotus Domino.Doc, так и отечественные разработки — "Дело" (компания "Электронные офисные системы"), Optima WorkFlow ("Оптима"), "Золушка" (НТЦ ИРМ) и другие.

На базе какой системы строить документооборот? Как выбрать СЭД, максимально удовлетворяющую текущим потребностям и способную обеспечить функциональный рост в будущем?

Классификация

Формальная четкая классификация СЭД на данный момент отсутствует. Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. В нашем случае, положив в основу классификации роль документа в системе, выделим два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System — EDMS), к другому — специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию деловых процедур.

С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия — принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например, для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия. Бесспорное преимущество таких систем — глубокая методическая проработка решений.

Корпоративные системы управления документами (из вышеперечисленных к ним мы относим решения компаний Documentum, Hummingbird, FileNet и Lotus) обеспечивают все базовые функции работы с документами, включая атрибутирование, хранение и определение места расположения, управление жизненным циклом (от авторской разработки до утверждения, распространения и архивирования), контекстный поиск, контроль версий, журналирование, выписку/возврат документа, управление шаблонами, разграничение доступа, работу со сканированными изображениями и многое другое. К достоинствам таких систем следует отнести масштабируемость, функции распределения нагрузки, устойчивость к сбоям, поддержку отраслевых стандартов, возможность работы через Web-интерфейс и наличие открытого программного интерфейса для интеграции с офисными и учетными системами.

Другими словами, корпоративные системы управления документами — это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Системы данного класса позволяют строить общекорпоративную инфраструктуру и внедряются на корпоративном уровне. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких, как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. Пользователи специализированных систем — немногочисленные сотрудники, непосредственно вовлеченные в бизнес-процесс. А как же все остальные? Ведь большее число документов относится к категории нерегистрируемых (рис. 1). А между тем работа именно с такими документами занимает больше всего времени. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа. Получается, что документ должен быть сначала каким-то образом создан и только потом уже размещен в специализированной системе, где он пройдет все стадии согласования и откуда, возможно, будет вновь извлечен для оповещения остальных сотрудников.

Рис. 1. Документы, обрабатываемые специализированными СЭД, в общем числе корпоративных документов.

Казалось бы, корпоративные системы управления документами, предоставляющие богатые возможности настройки и доработки, позволяют построить практически любое решение. Это и хорошо, и плохо: с одной стороны, систему можно приспособить к любым задачам любых предприятий, с другой — такая настройка требует времени. Зачастую решение такого рода необходимо — например, при автоматизации документо-ориентированных бизнес-процессов, которые, невзирая на внешнюю схожесть, все-таки специфичны для каждой организации.

Но практически в каждой организации есть задачи, связанные с классическим делопроизводством, которые уже многократно были решены при помощи специализированных систем. Речь здесь идет не только о наличии технических наработок, но и о глубокой методической проработке задачи с учетом необходимости постоянно отслеживать изменения в законодательстве. Поэтому целесообразным представляется интегрированное решение, объединяющее лучшие качества обоих классов систем. В качестве платформы для построения всей системы можно взять корпоративную систему управления документами, а для обеспечения поддержки делопроизводства следует интегрировать в нее специальную систему.

Интеграция

С самого начала работы на рынке СЭД корпорация "Юни" (http://www.uni.ru)
определила для себя, что партнерские отношения с компаниями-производителями
гораздо более эффективны, чем разработка собственных СЭД. Поэтому в марте 2002
года было подписано партнерское соглашение с фирмой HBS http://www.hbsltd.biz),
официальным дистрибьютором канадской компании Hummingbird. Система управления
документами Hummingbird DM (ранее известная как DOCS Open и DOCS Fusion) относится
в нашей классификации к классу корпоративных систем управления документами и
является самой популярной "западной" системой на отечественном рынке. Сегодня
в России насчитывается более 200 корпоративных внедрений Hummingbird.

Если же говорить о решениях по автоматизации делопроизводства, то из всех продуктов,
предлагаемых на рынке, наиболее популярна система "Дело" компании "Электронные
офисные системы" (ЭОС, http://www.eos.ru). Эта
компания присутствует на рынке с 1994 года, ее решение методически хорошо проработано
и полностью соответствует российским стандартам в области делопроизводства.
Более 400 организаций федерального и регионального уровня Российской Федерации,
а также других стран СНГ, используют сегодня решения ЭОС для автоматизации своего
делопроизводства.

В августе 2002 года ЭОС и "Юни" подписали соглашение о сотрудничестве, а в сентябре специалисты "Юни" приняли решение о проведении работ по интеграции систем Hummingbird DM и "Дело". Результат интеграции таков: продукт Hummingbird DM выступает в качестве хранилища документов для системы "Дело", предоставляя все необходимые библиотечные сервисы, а все делопроизводственные процессы обеспечивает "Дело".

С функциональной точки зрения интеграция двух систем выглядит следующим образом (рис. 2). Если документ подготовлен вне Hummingbird DM, при регистрации в системе "Дело" он автоматически размещается в библиотеке Hummingbird DM. При этом на основании атрибутов регистрационной карточки из "Дела" для документа формируется профиль регистрационной карточки Hummingbird DM и назначаются права доступа по умолчанию. Если документ подготовлен в Hummingbird DM, пользователь может выбрать его при помощи диалога "Быстрый поиск" и по регистрационной карточке "Дела". Для документа также пересматриваются права доступа, а значения карточки "Дела" реплицируются в профиль карточки Hummingbird DM. Для обеих систем поддерживается единый контекст безопасности и осуществляется контроль целостности. Кроме того, Hummingbird DM обеспечивает функции контекстного поиска, вызываемого из диалогов "Дела".

Рис. 2. Функциональная интеграция.

С технической точки зрения интеграцию двух систем обеспечивает специальный модуль, разработанный для системы "Дело". Он обеспечивает взаимодействие с Hummingbird DM по стандартному для СЭД протоколу ODMA (см. врезку). Поскольку ODMA поддерживают практически все поставщики корпоративных систем управления документами (Documentum, Lotus и т. д.), то можно сказать, что использованная схема достаточно универсальна — она не ограничивается интеграцией лишь с Hummingbird DM. Однако за универсальность, как правило, приходится расплачиваться производительностью и ограниченной в рамках стандарта функциональностью. Поэтому специально для Hummingbird DM специалисты "Юни" разработали модуль, обеспечивающий взаимодействие с этим пакетом по "родному" для него протоколу — FusionAPI. Использование того или другого интерфейса при работе с Hummingbird DM задается специальными параметрами в конфигурационном файле "Дело".

Преимущества интегрированного решения очевидны. Во-первых, использование Hummingbird
DM позволяет автоматизировать более ранние стадии жизненного цикла документа
— начиная с момента его создания. Во-вторых, система учитывает очень широкий
круг документов и устраняет барьеры между делопроизводственными службами и остальными
сотрудниками: все работают в единой среде. В-третьих, благодаря использованию
готовых, хорошо зарекомендовавших себя решений, поддержкой и развитием которых
занимается непосредственно производитель, сокращаются сроки и стоимость внедрения.
Кроме того, полученное решение позволяет строить распределенные архитектуры,
защищенные в соответствии ГОСТ и требованиями ФАПСИ. В качестве "транспорта"
для документов здесь используются сервисы Hummingbird DM, а "Дело" отвечает
за единообразный обмен документами.

Ожидается, что, начиная с версии 8.0.7, "Дело" будет штатным образом поддерживать
интеграцию с Hummingbird DM и ODMA-совместимыми СЭД. Решение, несомненно, будет
полезно как существующим пользователям продуктов "Дело" и Hummingbird, так и
тем, кто только планирует внедрять у себя технологии СЭД.