Microsoft Dynamics и «классика» Microsoft: как они работают вместе

Баланса между централизацией и децентрализацией информационной системы предприятия можно достичь за счет интеграции продуктов Microsoft Dynamics с другими решениями.

Давайте смотреть правде в глаза: обычно предприятия недовольны тем, как работают у них информационные системы. Предприятия недовольны системами, в которых была сделана попытка полностью унифицировать управление информацией в пределах всей организации и разных ее функциональных подразделений — финансовой, производственной, кадровой служб и т. п. Как правило, это монолитные программные решения, сложные и дорогостоящие. Такие решения заставляют компании жертвовать гибкостью и динамичностью.

Но предприятия недовольны и децентрализованными информационными структурами, дающими подразделениям, локальным представительствам и филиалам свободу внедрять программные решения и системы, которые наилучшим образом удовлетворяют их потребности. На таких предприятиях снижается доступность информации и ухудшаются возможности ее анализа в рамках всей компании, что в долгосрочной перспективе может дорого обойтись.

Можно ли соблюсти баланс между централизацией и децентрализацией? Двадцать лет назад на рынке не существовало универсальных производителей ПО, поэтому ответ на этот вопрос был отрицательным (говоря по справедливости, таким вопросом никто и не задавался). К концу прошлого десятилетия Microsoft захватила уверенное лидерство в большей части сегментов рынка ПО, но не в сегменте бизнес-приложений, ключевом для решения проблемы интеграции разноуровневых программных систем. В текущем десятилетии ситуация вновь изменилась.

Немного об истории вопроса

Единый товарный знак Microsoft Dynamics, под которым теперь известны бизнес-приложения Microsoft, появился ровно три года назад. Однако заниматься ERP- и CRM-системами корпорация стала существенно раньше — в 2001 г., а история самих программных систем Microsoft Dynamics куда продолжительнее.

Формально мы можем начать отсчет этой истории с 1986 г., когда в Дании появились Damgaard C4 — многопользовательская финансовая система, разработанная компанией Damgaard, и Navision Navigator — многопользовательская бухгалтерская система от компании Navision Software. Правда, и у этих продуктов было прошлое, но забираться настолько в глубь времен, наверное, не стоит, ведь в 90-е годы тоже произошло много интересного.

Например, к 1991 г. обе конкурирующие компании окончательно поделили рынок маленькой Дании и отправились покорять Европу — Damgaard с финансовой системой Concorde XAL, а Navision с бухгалтерской Financials 3.0. Обе компании уже тогда ориентировались на создание сетевых продуктов. В 1995 г., в соответствии с ситуацией на рынке, они выпустили Windows-версии своих финансовых систем.

В 1998 г. появилась ERP-система Damgaard Axapta, которая имела уже трехуровневую архитектуру клиент-сервер и была ориентирована на внедрения в среднем и крупном бизнесе. Продукт от Navision Software также развивался в сторону многофункциональной системы для управления бизнесом и был нацелен на рынок малых и средних компаний. Вполне закономерное в таких условиях слияние конкурентов, захвативших к описываемому моменту уже не только весь европейский рынок ERP-систем, но и часть мирового, не заставило себя ждать — в 2000 г. путем сложения Damgaard и Navision Software образовалась новая компания Navision с флагманскими продуктами Navision Axapta и Navision Attain.

А затем корпорация Microsoft приняла историческое решение о выходе на рынок бизнес-приложений, и в 2002 г. компания Navision вошла в состав подразделения Microsoft Business Solutions (MBS)* — так появились продукты MBS–Axapta и MBS–Navision. В 2003 г. была выпущена система Microsoft CRM, а в 2005 г. упомянутые системы получили современные названия — Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV и Microsoft Dynamics CRM**.

Microsoft и… Microsoft

Помня обо всем этом, люди обычно отдают должное истории ERP-систем Microsoft Dynamics — понятно ведь, что за два с лишним десятилетия был накоплен серьезный опыт построения бизнес-решений. Но возникает вопрос: а каким же образом выполняется обязательство «бесшовной» интеграции продуктов Microsoft Dynamics с Microsoft Office System, ОС и серверными решениями? Это важно, поскольку только подлинная интеграция позволит сократить ресурсы, необходимые для обучения сотрудников и технических специалистов, чтобы дать им возможность сосредоточиться на бизнес-задачах. А ведь изначально продукты Microsoft Dynamics были разработаны не Microsoft…

Во-первых, если вернуться к истории программных продуктов Dynamics AX и Dynamics NAV, нельзя не заметить, что уже в первой половине 90-х гг. оба независимых разработчика этих систем сориентировались, соответственно конъюнктуре рынка, на платформу Microsoft.

Во-вторых, корпорация Microsoft в 2002 г. выбрала для приобретения именно те продукты, которые наиболее органично могли войти в ее продуктовую линию — с учетом планов ее развития.

В-третьих, с тех пор прошло уже шесть лет. За это время корпорация выпустила Dynamics AX версий 3.0 и 4.0, Dynamics NAV версий 4.0 и 5.0, Dynamics CRM до версии 4.0 включительно, а также ряд версий Windows, Office System, SQL Server, SharePoint Portal Server, BizTalk Server и других продуктов, которые уже «знают» семейство Microsoft Dynamics и умеют с ним «общаться». Все эти продукты не просто используют единый пользовательский интерфейс Microsoft и поддерживают универсальные принципы работы — они полностью интегрированы.

Например, работая с приложениями Microsoft Office System, легко редактировать и обновлять информацию из приложений Microsoft Dynamics. Сотрудник финансового отдела, отвечающий за формирование прогноза бюджета на будущий год и работающий с Excel, может даже не знать, что, выполняя свою работу, он обновляет информацию об этом прогнозе в Dynamics AX. А сотрудники отдела продаж, основным рабочим инструментом которых служит Outlook, на самом деле используют систему управления взаимоотношениями с клиентами Dynamics CRM.

В не меньшей степени это касается бизнес-аналитики. Используя средства управления данными, создания аналитических OLAP-кубов и другие средства бизнес-анализа, доступные в среде Dynamics AX и Dynamics NAV, пользователи в действительности задействуют возможности Microsoft SQL Server, так как именно эта СУБД выступает как основная платформа управления базами данных Microsoft Dynamics, и именно благодаря ей в решениях Microsoft Dynamics можно использовать средства бизнес-анализа, управления данными, повышения производительности и защиты информации.

Проблема актуализации содержимого Web-порталов решается путем интеграции Microsoft Dynamics и Microsoft SharePoint Portal Server. Можно настроить и Интернет-, и интранет-доступ к Web-представлениям данных в решениях Microsoft Dynamics и сформировать необходимый вид Интернет-страниц, включая как информацию из решения Microsoft Dynamics, так и любую другую информацию из Интернета или локальной сети.

А интеграция Microsoft Dynamics с BizTalk Server позволяет управлять данными предприятий как с ИТ-инфраструктурой любой сложности, содержащей много разных бизнес-систем, так и с территориально распределенной структурой, когда нужно стандартизовать информационные ресурсы для многих представительств и филиалов таким образом, чтобы при этом они сохранили свою гибкость и динамичность.

ERP-индикаторы на рабочем столе

В качестве элементарного — но от этого не менее яркого — примера взаимодействия программных систем Microsoft можно привести созданное при помощи Visual Studio простейшее мини-приложение для рабочего стола Windows Vista, которое извлекает из базы данных Dynamics CRM информацию о маркетинге, продажах или сервисе и отображает ее непосредственно на рабочем столе (рис. 1).

С помощью таких мини-приложений легко разместить на рабочем столе сведения о текущих маркетинговых кампаниях, новых продажах или деятельности телефонного центра. В результате для того, чтобы постоянно контролировать важные показатели, пользователю не приходится держать открытым клиентское приложение ERP-системы или интранет-портал — все необходимое будет у него на рабочем столе.

Умная почта

Один из самых популярных примеров совместной работы бизнес-системы, сервера и пользовательского приложения — интеграция почтового сервера Microsoft Exchange Server, системы Microsoft Dynamics и почтового клиента Microsoft Outlook. Благодаря автоматической синхронизации электронной почты, встреч и контактов между Exchange Server и Dynamics, обновления, которые пользователь вносит в свой список контактов Outlook, немедленно сохраняются в базе контактов Dynamics NAV (рис. 2), а история переписки между менеджером по продажам (пользователем Microsoft Dynamics CRM) и его клиентами фиксируется согласно правилам маршрутизации Microsoft Exchange Server, сохраняется в базе данных Dynamics CRM и отображается клиентом Outlook.

Разумеется, Dynamics CRM может не только отслеживать сообщения, получаемые от клиентов, но и регистрировать электронную переписку между внутренними пользователями. При этом в рамках одной организационной среды Microsoft Exchange Server может существовать более одной реализации Dynamics CRM — например, на несколько офисов продаж, каждый из которых работает с собственной клиентской базой (но в единой системе электронной почты). Все сообщения электронной почты, связанные с CRM-системой, помечаются контрольным маркером, и администратор адаптирует структуру этого маркера к нескольким экземплярам Dynamics CRM.

Представьте себе, какие сложности пришлось бы преодолевать при решении подобной задачи для централизованной системы. В интеграционной же модели есть подлинное разнообразие возможностей и гибкость доступных средств. Например, почтовый сервер может быть реализован глобально, ERP- или CRM-решение — работать на уровне филиала, а настройка почтового клиента и работа с ним — это вообще личное дело пользователя.

ERP-система «внутри» электронной таблицы

Специально для того, чтобы пользователи Office могли работать с данными Dynamics, создан клиент Microsoft Dynamics для Microsoft Office. Вот некоторые из его функций.

Business Data Lookup (поиск бизнес-данных) позволяет находить информацию Microsoft Dynamics и внедрять ее в документы Word, электронные таблицы Excel и сообщения электронной почты Outlook — не покидая интерфейса офисных приложений.

Custom Report Generator (генератор настраиваемых отчетов) выполняется как элемент интерфейса Excel. Задача этого приложения — отбор данных Microsoft Dynamics, их просмотр, анализ и создание отчетов, оформленных в соответствии с требованиями пользователя.

Timesheet Management (управление листами учета) работает из среды Outlook. Приложение позволяет сотрудникам вводить данные о рабочем времени для их учета системами Microsoft Dynamics из календаря Outlook.

Expense Management (управление авансовыми отчетами) — полнофункциональное приложение для управления авансовыми отчетами. Авансовые отчеты Microsoft Dynamics редактируются в среде Excel, а подавать, одобрять или отклонять их можно при помощи портала Windows SharePoint Services.

Внедряя подобные средства, компании не только существенно экономят ресурсы на обучении пользователей и «полноценном» их подключении к ERP-системе, но и гораздо быстрее добиваются необходимых результатов — ведь вместо того, чтобы осваивать незнакомый и, возможно, неудобный для них клиент ERP-системы, сотрудники по-прежнему пользуются хорошо знакомыми «настольными» приложениями.

ERP-система и портал

Последний пример описывает лишь одно из десятков приложений, разработанных Microsoft для объединения решений Microsoft Dynamics, других приложений Microsoft и Windows SharePoint Services для выполнения единых бизнес-процессов.

Давайте рассмотрим выполнение типичного бизнес-сценария отбора поставщиков как процедуру взаимодействия Dynamics AX и портала Windows SharePoint Services. Компания, производящая электронную технику, пользуется порталом Windows SharePoint Services, интегрированным с данными системы Dynamics AX. Менеджер, отвечающий за выбор поставщиков, просматривает список поставщиков и выбирает поставщиков с наивысшим рейтингом в удобной среде портала, при этом данные для списка берутся из информации о предложениях, хранящихся в Dynamics AX, и все изменения сохраняются в Dynamics AX. Это сделано для того, чтобы не тратить время на обучение персонала работе с ERP-системой — благодаря ее интеграции с Windows SharePoint Services даже самые сложные данные легко просматривать и обновлять через сайт.

Итак, стартовая страница портала Windows SharePoint Services (рис. 3) настроена для управления поставщиками. Чтобы просмотреть через портал список поставщиков, хранящийся в Microsoft Dynamics AX, нужно перейти по ссылке, расположенной в правом верхнем углу стартовой страницы портала.

Щелкнув ссылку, менеджер открывает страницу со списком поставщиков (рис. 4), отражающую информацию о каждом поставщике, имеющуюся в Dynamics AX: название компании, специализация, статус «активен» или «не активен», рейтинг поставщика, статус «разовый поставщик» или «постоянный поставщик», идентификатор поставщика в Dynamics AX.

Очевидно, что полученный список позволяет выбрать поставщиков необходимой специализации (в нашем случае менеджера интересуют поставщики мини-лампочек — mini light bulbs) и отсортировать их согласно рейтингу. На самом деле это далеко не все. Например, можно обновить рейтинги поставщиков, а также снять параметр «активен» с тех поставщиков, которые больше не работают на рынке. Обновленная информация автоматически попадет в Dynamics AX.

Что еще интереснее: благодаря возможностям Windows SharePoint Services на том же портале можно обсудить качество услуг поставщиков и предоставить сотрудникам отдела закупок возможность оценить каждого поставщика. Результаты опросов можно просмотреть в графическом представлении.

Допустим, после просмотра всех результатов опросов и комментариев к ним принято решение выбрать в качестве основного поставщика новую компанию. Назначение поставщика основным выполняется на домашней странице портала Windows SharePoint Services в разделе Set Approved Vendor. Информация Dynamics AX будет немедленно обновлена, и теперь этот поставщик выбирается как основной в системе Dynamics AX при закупках мини-лампочек. Теперь, когда сотрудники отдела закупок будут создавать заявки на закупку мини-лампочек в Microsoft Dynamics AX, система автоматически предложит им компанию Litware, Inc. в качестве рекомендованного поставщика.

Работа с ERP-системой через Интернет- или интранет-портал — еще один способ повысить гибкость информационной системы большой компании и дать возможность подразделениям и отдельным сотрудникам выполнять свои задачи быстрее, эффективнее и с большим комфортом.

ERP-система и… другая ERP-система

Предприятия с территориально распределенной структурой среднего и большого размера, которые управляют региональными подразделениями, филиалами или представительствами, сталкиваются в своей деятельности с рядом трудностей при управлении и при интеграции ИТ-систем. Интеграция решений Microsoft Dynamics с Microsoft BizTalk Server — апробированный способ сделать бизнес-решение для управления крупным территориально распределенным предприятием менее дорогостоящим и более простым.

Крупные компании разворачивают инсталляции ERP-систем как в основной организации, так и в филиалах. Для компаний, которые ведут свою деятельность в пределах одной страны или региона, характерно использование двухуровневой сети — центральная организация контактирует с филиалами напрямую. В более крупных или интернациональных компаниях центральная организация взаимодействует с региональными организациями, которые в свою очередь контактируют с филиалами (трехуровневая сеть).

В обоих случаях, как правило, на верхнем уровне необходимо консолидировать все данные с нижних уровней для получения полной картины бизнеса. Однако большинству компаний, которые стремятся иметь комплексное интегрированное решение, не нужны сверхсложные и дорогостоящие ERP-системы на нижних уровнях. Такие компании ищут альтернативные решения для управления предприятием, которые обеспечивают более высокую отдачу от инвестиций. Microsoft BizTalk Server и Microsoft Dynamics обеспечивают простое, высокоэффективное и динамичное решение, позволяющее избежать проблем внутри компании и в пределах логистических цепочек.

В качестве примера двухуровневого решения, основанного на интеграции Microsoft BizTalk Server и Dynamics AX, приведем информационную среду компании CarboGen, подразделения компании Solutia Pharmaceuticals. Несмотря на то что в родительской компании установлена ERP-система SAP R/3, руководство CarboGen искало решение для управления предприятием, которое помогало бы организовать снабжение заказчиков малыми и клиническими дозами фармацевтических ингредиентов в кратчайшие сроки. Требовалось решение, интегрирующее изолированные специальные приложения, легко настраиваемое и с более низкими затратами на обслуживание и стоимость владения в расчете на одного пользователя, чем система SAP R/3. Для создания настраиваемых баз данных, обработки заказов и управления проектами было выбрано решение Microsoft Dynamics AX, а бесперебойный обмен данными между родительской компанией Solutia и подразделением CarboGen обеспечил сервер.

Примером управления полной логистической цепочкой, включающей производство, дистрибуцию и сбыт потребителю, служит решение на основе SAP R/3, Dynamics AX, Microsoft SQL Server и Microsoft BizTalk Server в сети поставок игровых систем Microsoft Xbox 360. В корпорации Microsoft было принято решение о внедрении собственной системы Microsoft BizTalk Server, которая обеспечивает интеграцию цеховых производственных систем с внутренним ERP-приложением, с системой производственного планирования, средствами контроля незавершенного производства и объема выпуска и с Dynamics AX. Благодаря интеграции в рамках цепочки поставок удалось повысить эффективность деятельности и гарантировать своевременность поставок.

Бизнес-анализ

Приложения для бизнес-анализа позволяют руководителям быстро принимать обоснованные решения. Своими аналитическими возможностями решения Microsoft Dynamics обязаны системе управления базами данных Microsoft SQL Server, в которую встроены средства оперативной аналитической обработки данных (OLAP), позволяющие создавать многомерные представления информации на основании связей между таблицами ERP- и CRM-систем. Например, можно проанализировать данные клиентской базы компании, чтобы лучше понять причины, побуждающие клиентов совершать покупки. Пользуясь такими аналитическими средствами, как OLAP и хранилища, можно рассматривать бизнес под разными углами зрения. Эти средства очень важны для эффективного планирования маркетинговых и коммерческих кампаний.

Модули систем Dynamics AX и Dynamics NAV, такие, как «Главная книга» и «Управление складом», уже содержат предварительно настроенные аналитические профили, которые можно использовать для анализа различных аспектов бизнеса — активности клиентов, наполненности склада, эффективности управления складом — по множеству параметров. Результаты анализа отображаются в сводных таблицах клиентских программ Microsoft Dynamics. Однако массовому пользователю привычнее «общаться» со сводными таблицами Excel — поэтому решения Microsoft Dynamics предоставляют такую возможность (рис. 5). При этом в качестве источника информации выступают службы аналитических кубов Microsoft SQL Server, данные преобразуются приложением Microsoft Dynamics и отображаются в окне Excel.

Заключение

Аргументация в пользу централизации контроля над ресурсами филиалов и представительств достаточно понятна: согласовывать бизнес-задачи гораздо легче в случае стандартизации бизнес-процессов в рамках всей компании. Несмотря на это, многие компании продолжают использовать децентрализованные методы ведения деятельности, мотивируя это тем, что локальная адаптация лучше отвечает потребностям клиентов, чем централизованная стандартизация.

Путь интеграции делает работу более естественной и уменьшает затраты на информатизацию. Центр решает, какой должна быть ИТ-стратегия и политика компании, на какой ERP-системе базируется ее информационная среда. Но гибкость этой среде придает имеющаяся у филиалов, подразделений и отдельных пользователей возможность подключаться к центральной системе при помощи комфортных для них инструментов — будь то стандартные или «тонкие» клиенты, Интернет-порталы, мобильные приложения, клиенты на базе приложений Microsoft Office, даже индикаторы на рабочем столе Windows. Обмен деловой информацией между сотрудниками становится более простым и эффективным, и общая производительность работы организации растет.

* Подразделение MBS было сформировано в Microsoft после приобретения ею в 2001 г. известного ERP-поставщика Great Plains, который в свою очередь перед этим купил компанию Solomon. — Прим. ред.

** Вопросы развития линейки Microsoft Dynamics освещены также в статье «Стратегия и тактика развития Microsoft Dymanics», «BYTE/ Россия» № 9’2006. — Прим. ред.