Microsoft Visio 2007 – инструмент ИТ-специалистов и бизнес-пользователей

Области применения и новые возможности пакета деловой графики Microsoft Visio 2007.

Tем, кто не имел дела с пакетом Microsoft Visio, его назначение из краткого описания функций, наверное, покажется не очень понятным. Действительно, сама по себе формулировка «программа осуществляет графическое представление, анализ и связь комплексных данных, систем и процессов» мало о чем говорит, поскольку существует масса продуктов, решающих подобные задачи. Не слишком проясняет ситуацию и то, что в числе наиболее популярных сфер применения Visio называют управление бизнес-процессами, бизнес-анализ данных, управление проектами, управление ИТ и сетями и т. д. Зачем нужен такой универсальный инструмент — ведь в каждой из этих областей есть специальные средства с мощной графикой, средствами интеграции данных, моделирования… Но при этом, что удивительно, во всех перечисленных областях Visio очень часто упоминается аналитиками как один из самых популярных продуктов. Об этом свидетельствуют и данные Microsoft, согласно которым число пользователей Visio выросло с 2000 по 2007 г. с 4 млн до почти 20 млн (из них около 25% составляют ИТ-профессионалы).

Восемь лет назад, когда продукт Visio вошел в арсенал Microsoft, он был уже очень популярен в своей категории ПО — средств деловой графики (см. врезку). Через год корпорация впервые представила пакет под своей торговой маркой — Microsoft Visio 2000 (см. «Microsoft Visio 2000 — деловая графика для профессионалов», «BYTE/Россия» № 4’2001). С самого начала Visio числился в семействе Microsoft Office, хотя все это время стоял в нем особняком и продавался только автономно, не входя в наборы офисных приложений. Наверное, именно этим объясняется тот факт, что до недавнего времени российское отделение продвижением Microsoft Visio практически не занималось, и для многих его потенциальных пользователей в нашей стране этот продукт остается почти неизвестным.

Но сейчас ситуация, похоже, изменилась: на российском сайте Microsoft в начале осени появился солидный раздел, посвященный продукту Visio (http://office.microsoft. com/ru-ru/visio/default. aspx), потом в Москве прошел семинар для партнеров и заказчиков, на котором приехавшие из Редмонда специалисты продемонстрировали основные возможности новой версии Visio 2007 и обрисовали возможности сотрудничества с третьими фирмами в деле его продвижения. Так что имеет смысл вернуться к этому очень интересному и перспективному пакету, рассказав о новшествах в его последней версии.

Сферы применения Visio

На самом деле лучше всего понять позиционирование и возможности Visio поможет аналогия с Excel. Ведь электронные таблицы также уступают по своим возможностям изощренным средствам бизнес-аналитики, решения учетных задач на предприятии или выполнения математических вычислений. Но при этом для огромного круга массовых задач именно Excel не только подходит по функционалу, но и гораздо удобнее по причине своей простоты и доступности.

Развивая аналогию с электронными таблицами, можно сказать, что если Excel ориентирован на работу с табличными численными данными, то Visio предназначен для визуализации разнородных информационных структур с разнообразными взаимосвязями. Пользователь может применять как ручные, так и автоматические методы рисования по некоторым исходным данным (например, по табличному описанию штата сотрудников организации или по описанию топологии иерархической системы компьютерной сети). Но в любом случае он получает изображения в некотором заданном стиле или стандарте. В состав Visio входит обширный набор шаблонов — блок-схем бизнес-процессов, схем сетей, диаграмм рабочих процессов, моделей баз данных и диаграмм ПО, — которые можно использовать для визуализации и рационализации бизнес-процессов, отслеживания работы над проектами и использования ресурсов, оптимизации систем, составления схем организационных структур, карт сетей и планов зданий (рис. 1 и 2). Однако функции Visio выходят далеко за пределы просто визуализации данных: в профессиональную редакцию пакета включены средства моделирования и визуального проектирования при решении целого ряда распространенных ИТ-задач, в том числе при разработке программных систем (рис. 3).

Выше мы говорили, что Visio успешно может применяться в областях, где уже есть свои специализированные инструменты. Более подробные описания ряда случаев, в которых может быть полезен этот пакет, приведены в таблице.

Одно из новшеств пакета Visio 2007 состоит в том, что теперь с его помощью можно не только наглядно представлять различные объекты, но и управлять связанными с ними данными, в том числе хранимыми в электронных таблицах Excel, базах данных Access и списках SharePoint Server. В программе можно также отслеживать тренды данных и помечать исключения в сводных схемах, использовать новую функцию «автосоединение» для связывания фигур на диаграммах. Сами диаграммы можно сохранять в форматах PDF или Microsoft XPS, а также вкладывать в сообщения электронной почты (получатель сможет просмотреть их в Outlook 2007, даже если на его компьютере не установлен Visio 2007).

Сам пакет доступен в двух вариантах: Стандартный и Профессиональный. Первый дает пользователям возможность создавать диаграммы деловой тематики — блок-схемы, организационные диаграммы, календарные планы проектов, блок-диаграммы, простейшие схемы сетей и карты. Во второй включены шаблоны для большего числа схем, а также некоторые дополнительные возможности.

Основные возможности

Визуализация сложной информации

Visio поддерживает обширный набор шаблонов — блок-схемы бизнес-процессов, схемы сетей, диаграммы рабочих процессов, модели баз данных и диаграммы ПО. Их можно использовать для визуализации и рационализации бизнес-процессов, отслеживания хода работы над проектами и использования ресурсов, оптимизации систем, составления схем организационных структур, карт сетей и планов зданий (рис. 4).

Шаблоны дают возможность быстро приступить к работе. Office Visio 2007 содержит ряд средств, с помощью которых специалисты из сферы ИТ и бизнеса могут создавать различные диаграммы в соответствии со своими потребностями. Новые шаблоны выпуска Профессиональный, например, шаблон ITIL или «Схема потока создания стоимости», расширяют диапазон доступных диаграмм. С помощью стандартных символов Microsoft SmartShapes и мощных функций поиска можно быстро найти нужную фигуру, где бы она ни находилась.

Для часто используемых шаблонов организован быстрый доступ. В новом окне «Приступая к работе» можно найти нужный шаблон, просматривая категории упрощенных шаблонов и крупные образцы шаблонов. Для доступа к недавно использовавшимся шаблонам служит новое представление «Последние шаблоны» в окне «Приступая к работе».

В начале работы с образцами схем в выпуске Office Visio Профессиональный 2007 легко найти новые образцы, открыв новое окно «Приступая к работе» и воспользовавшись категорией «Образцы». Из образцов схем, интегрированных с данными, специалисты могут почерпнуть идеи для создания собственных диаграмм, понять, каким образом данные образуют контекст различных типов диаграмм, а также выбрать, какой шаблон использовать.

Новая функция автосоединения в Office Visio 2007 — соединение фигур без рисования соединителей — позволяет соединять фигуры, равномерно располагать их и выравнивать одним щелчком мыши. При перемещении соединенных фигур они остаются соединенными, а соединители автоматически изменяют путь между фигурами.

Выявление трендов и проблем

Диаграммы в выпуске Office Visio Профессиональный 2007 стали более интеллектуальными благодаря возможности связывать их с данными, что дает более полное представление о процессе, проекте или системе. Визуальное исследование информации позволяет выявить важные тренды, проблемные места или исключения и принять надлежащие меры (рис. 5). Анализ бизнес-данных с возможностью их детализации и создания различных представлений обеспечивает глубокое проникновение в суть вопроса.

От Visio до Microsoft Visio

Корпорация Visio была создана в 1990 г. и довольно быстро стала известна на ИТ-рынке благодаря одноименному программному продукту. Успех пакета Visio во многом был обеспечен правильным прогнозированием спроса на средства визуальной поддержки повседневной работы административных и технических сотрудников и четким позиционированием на определенный круг задач: описание структуры организации и используемых в ней инженерных и вычислительных систем, анализ функционирования систем, эффективное планирование и управление разработками. Все это подкреплялось высоким качеством продукта в сочетании с умеренными ценами и аппаратными требованиями.

Помимо представительного пользовательского функционала сильная сторона Visio состояла в том, что продукт был реализован в виде набора объектов ActiveX и включал в себя встроенную среду программирования Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Это позволяло, с одной стороны, расширять функциональные возможности пакета, а с другой — легко интегрировать его с внешними приложениями. Собственно, успех Visio на рынке во многом был обусловлен именно тем, что его использовали в своих целях и продвигали на рынке многие независимые разработчики ПО.

Тут нужно вспомнить, что как раз в конце 90-х годов Microsoft начала широко продвигать VBA, причем не только в качестве встроенного компонента своих офисных приложений, но и как универсальный механизм программирования для создания прикладных решений третьими фирмами. Пакет Visio был самым ярким примером такого сотрудничества. Более того, по широте и уровню применения VBA Visio заметно опережал офисные продукты Microsoft того времени.

Так или иначе, но продукта подобного класса явно не хватало в семействе Microsoft Office, и корпорация решила эту проблему, купив осенью 1999 г. компанию Visio. Сделка оценивалась примерно в 1,3 млрд долл. (очень солидная сумма по тем временам), что соответствовало общей рыночной стоимости акций Visio, приобретенных путем обмена на акции Microsoft. Успех приобретения сразу же подтвердился на Уолл-стрит: в день объявления сделки цена акций Visio выросла сразу на 20%, акций Microsoft — на 1%. На следующий год на смену Visio 5.0 был выпущен Microsoft Visio 2000 — первый продукт, вышедший под совместной торговой маркой.

Подключение данных к диаграммам и привязка данных к фигурам организованы достаточно просто. Новая функция связывания данных в Office Visio Профессиональный 2007 автоматически подключает диаграммы к одному или нескольким источникам данных, например, к электронным таблицам Microsoft Office Excel 2007 или базам данных Access 2007. Интуитивно понятные новые методы привязки данных к фигурам экономят время на заполнение значениями данных каждого свойства фигуры (они известны также как данные фигур). Например, новый мастер автоматического связывания позволяет привязать все фигуры диаграммы к строкам данных из подключенных источников данных.

Новая функция «Рисунки, связанные с данными» содержит множество параметров форматирования данных, с помощью которых можно создать привлекательное оформление данных, связанных с фигурами. Можно одним щелчком кнопки мыши отобразить поля данных в виде выносок рядом с фигурой, поместить поля в квадраты ниже фигуры, разместить их непосредственно над фигурой или рядом с ней.

Новая функция обновления данных в Office Visio Профессиональный 2007 автоматически обновляет все данные в диаграммах, так что делать это вручную больше не нужно. Если возникают конфликты данных, они легко разрешаются с помощью области задач «Конфликты обновления».

Используя сводные диаграммы, можно анализировать деловые данные в графическом виде вместо привычного статического текста и таблиц. Для более качественной оценки проблем можно создать разные представления одних и тех же данных.

Office Visio 2007 — необходимое средство для наглядного представления сложных данных в проектах. Программа позволяет непосредственно из Microsoft Office Project и SharePoint Server создавать отчеты, в которых отслеживаются задачи, владельцы, роли и должности по проектам, а также создавать графическое отображение комплексных структур принадлежности проекта. Отчеты автоматически обновляются при изменении данных проекта.

Диаграммы для широкой аудитории

Созданные с помощью Visio диаграммы делают представление информации гораздо более наглядным, чем с помощью одних лишь слов и цифр. Профессионально оформленные диаграммы Visio доступны даже пользователям, у которых не установлен этот пакет. Усовершенствованные функции Office Visio 2007 повышают эффективность обмена данными, разнообразят способы их передачи и позволяют расширить аудиторию (рис. 6).

Для разработки профессиональных диаграмм в Office Visio 2007 предусмотрена новая функция «Тема», которая позволяет одним щелчком кнопки мыши задать цвета и эффекты (текст, линии, заливку, тень и формат соединителей) для всей диаграммы. В Visio 2007 используется та же цветовая палитра, что и в других программах Office 2007, поэтому можно создавать профессионально оформленные диаграммы Visio, гармонирующие с другими документами и презентациями. Объемные фигуры рабочих процессов, разработанные с ориентацией на новую функцию «Тема», позволяют создать динамичные рабочие процессы.

Сохранение диаграмм Visio в формате PDF или XPS* делает их более мобильными и позволяет адресовать более широкой аудитории. Диаграммы Visio можно просматривать как вложения сообщений в Outlook 2007.

Диаграммы Visio импортируются в другие приложения Microsoft Office, например, в презентации PowerPoint или документы Word. Представление деловой и производственной информации в виде диаграмм Visio и файлов изображений позволит при знакомстве с ней с первого взгляда понять суть сложных бизнес-процессов.

Для совместной работы в пакете имеется функция записи исправлений, благодаря чему несколько разработчиков могут иметь дело с одной диаграммой Visio. Эта функция обычно используется при рецензировании диаграммы для улучшения взаимодействия рецензентов. При этом каждый из рецензентов, вносящих изменения в исходный файл, в том числе лицо, принимающее окончательное решение об изменениях, видит исправления, внесенные другими рецензентами. Работая в Microsoft Windows SharePoint, легко извлекать диаграммы непосредственно из Office Visio и возвращать их обратно.

Чтобы сделать диаграммы доступными для всех сотрудников организации, их можно преобразовать в другие форматы, например, сохранив как Web-страницы с элементами управления перемещением, средством просмотра данных фигур, отчетами, разными форматами изображений и параметрами таблицы стилей. Если затем разместить диаграммы в интрасети или экстрасети организации, любой пользователь сможет их увидеть в Windows Internet Explorer с помощью средства просмотра Visio**.

Функции общей рабочей области Visio поддерживают взаимодействие с Microsoft Windows SharePoint Services. Диаграммы Visio, сохраненные в узлах Windows SharePoint Services, можно открыть непосредственно в Office Visio 2007, а также извлечь из него и вернуть обратно. Если диаграмма открыта из узла Windows SharePoint Services, в Office Visio 2007 открывается область задач «Общая рабочая область», которая содержит все данные рабочей области, включая другие файлы, участников, задачи и связи.

Настройка и расширение Office Visio 2007 

Office Visio 2007 можно расширить программным способом и интегрировать с другими приложениями в соответствии с конкретными сценариями использования для той или иной отрасли. Для этого либо разрабатываются собственные решения и фигуры, подключаемые к данным, либо используются продукты поставщиков решений для Visio.

Планирование, анализ и наглядное представление прикладных решений. С помощью диаграмм Office Visio Профессиональный 2007, в частности, шаблонов из категории «Программы и базы данных», можно наглядно представить пользовательские решения, например, универсальный язык моделирования (UML), поток данных или диаграммы интерфейса пользователя Microsoft Windows.

Разработка пользовательских приложений. Пакет для разработки ПО (SDK) поможет новичкам и опытным разработчикам Visio создавать программы на основе Office Visio 2007. В этот пакет входит набор разнообразных примеров, инструментов и документации для более эффективной разработки настраиваемых приложений. Кроме того, пакет Visio SDK содержит универсальные функции, классы и процедуры для самых типичных задач разработки в Office Visio 2007 и поддерживает многие языки программирования, включая Microsoft Visual Basic, Visual Basic .NET, Microsoft Visual C++ и Visual C# .NET.

Интеграция возможностей диаграмм Visio. С помощью Office Visio 2007 и элемента управления «Рисунок Visio» можно создавать пользовательские решения, упрощающие подключение к данным и отображение их в любом контексте. Элемент управления «Рисунок Visio» позволяет разработчикам внедрять и программировать среду рисования Visio в пользовательском приложении. Это открывает новые возможности для интеграции решений и использования возможностей Office Visio 2007 в любом интеллектуальном приложении-клиенте. Поскольку элемент управления «Рисунок Visio» можно интегрировать в пользовательский интерфейс приложений, разработчики могут использовать средства рисования Visio как органичную часть своего приложения, не прибегая к разработке собственных подобных средств.

Поддержка решений, управляемых данными. Некоторые новые возможности Microsoft Office Visio 2007 можно контролировать программным способом; к ним относятся подключение к источнику данных, связывание фигур с данными, графическое изображение связанных данных, автоматическое соединение фигур друг с другом (автосоединение), контроль и фильтрация действий, выполняемых с помощью мыши, применение цветов и эффектов в составе тем. С каждой из этих функций сопоставлен интерфейс API, позволяющий контролировать функцию программным путем, а также новые объекты и элементы в объектной модели Visio.

* Возможно только после установки соответствующей надстройки.

** Средство просмотра Visio можно загрузить отдельно без дополнительной платы.