Новая версия ECM-системы EOS for SharePoint

Компания «Электронные офисные системы» выпустила новую версию своей системы автоматизации бизнес-процессов – EOS for SharePoint 4.2. Изменения затронули интерфейс рабочих мест пользователей, процессы создания и согласования документов, настройку элементов карточек, работу с файлами, поручениями, способы отображения рабочих процессов, отчетные формы, журналирование изменений по различным объектам системы.

При подготовке релиза разработчики сосредоточились на повышении дружественности интерфейса, а также добавили в систему некоторые дополнительные возможности, улучшающие ее юзабилити, с тем чтобы повысить уровень комфорта пользователей и позволяют использовать систему с максимальной эффективностью.

Версия 4.2 получила дополнительные возможности индивидуальной настройки интерфейса. Например, теперь можно настраивать отображение вкладок в карточках документов, проектов и задач, изменять перечень вкладок на карточке, а также заголовок каждой вкладки. Это позволяет адаптировать карточки под специфику бизнес-процессов и представлять информацию в том виде, который будет удобен или привычен для пользователя. Изменился также общий дизайн карточек документов и проектов. В частности, панель инструментов (риббон) в верхней части карточки документа сокращена – оставлены только актуальные для данного типа карточки документа функциональные иконки.

Доработан интерфейс некоторых стандартных рабочих мест (РМ). В системе уже «в коробке» существует несколько преднастроенных рабочих мест в соответствии с ролями пользователей в системе – руководителя, регистратора, пользователя, контролера и универсальное. В EOS for SharePoint 4.2 на РМ регистратора и контролера добавлены специальные дашборды (управляющие панели), которые содержат блоки, облегчающие доступ к основным операциям и информации в системе. В частности, на эти дашборды вынесен блок доступа к формированию отчетов.

В интерфейс системы добавлена поддержка фотографий сотрудников. Фотографии пользователей дополнительно отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса совместной работы. В результате сотрудник, участвующий в коллективной работе в ECM-системе, воспринимает своих коллег не только как совокупность фамилии и должности, но и визуально. По мнению экспертов, фотографии «очеловечивают» систему и привносят в деловые процессы элементы социализации.

Разработчики обновленной версии EOS for SharePoint создали несколько инструментов, которые облегчают ежедневную работу пользователя. В частности, на рабочем месте изменился режим просмотра задач. Новые задачи теперь выделяются жирным шрифтом, чтобы пользователь сразу же обратил на них внимание. Кроме того, на рабочем месте появилась возможность просмотра вложений (аналогично существующей в карточке документа): теперь приложенные к документу или проекту файлы можно просматривать в полноэкранном режиме, открывая их прямо из списка. Файл для просмотра, можно выбрать прямо из диалогового окна, которое отображается при клике курсором на «скрепку».

Появилось новое диалоговое окно создания файлов – теперь в системе можно создавать папки с шаблонами и выбирать шаблоны имен файлов. Также поддерживается автоматическое переименование файла по шаблону.

Добавлены элементы, повышающие информативность карточек. Так, в карточке документов появился новый «Журнал движения», в нем отображаются все задачи по документу и по поручениям в хронологическом порядке. Добавлена настраиваемая вкладка «Сведения о документе (проекте)», содержащая общую информацию – регистрационные данные, краткое содержание и т.д. Появились новые статусы, касающиеся отправки документа – «Не отправлен», «Возврат». Ссылки на связанные документы в карточке отображаются иерархически, при этом вид группировки пользователь может выбирать.

В процесс работы с поручениями добавлен новый статус – «Отказ от исполнения» задачи по поручению с возможностью настройки (определяются условия, при которых пользователь может отказаться исполнять задачу). Контролер также получил право отменять поручения. Появилась дополнительная функция, важная для делопроизводителей и контролеров: автоматическое вычисление срока, который потребовался для исполнения задачи, и количества дней просрочки.

В релиз EOS for SharePoint 4.2 уже в «в коробке» включено 15 шаблонов отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников. Все отчеты могут выгружаться в Excel, где их можно отобразить в графическом виде.

В версии 4.2 появились новые объекты и операции, по которым протоколируются действия пользователей. В частности, важным дополнением, актуальным для делопроизводителей и контролеров, является расширенное журналирование изменений карточки документа. По просьбе пользователей добавлена возможность формирования печатной формы этих изменений.

Дополнения появились и в блоке рабочего процесса совместной работы. Основные идеи этих доработок – повышение прозрачности и использование элементов, позволяющих представить маршрут процесса более наглядно. В частности, теперь есть возможность оставить карточку проекта документа после создания в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы (отправки по маршруту). В системе такой проект документа имеет статус «На редактировании». Таким образом, автор имеет возможность выбирать – отправить по маршруту проект документа сразу после создания или оставить в стадии редактирования и отправить по маршруту позднее, после внесения необходимых правок.

Изменения в новой версии EOS for SharePoint также затронули дизайн формы запуска рабочего процесса, систему оповещений, отчетные формы (расширен список отчетов по ролям пользователей), механизм верификации некоторых полей и др. В ближайшее время система будет дополнена модулем поддержки СЭВ (сервер электронного взаимодействия).

В дальнейших планах компании – развитие не только функций управления документами, но и сопутствующих модулей: корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих, таких как управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и пр.