Новая версия СЭД «Дело»

Компания «Электронные офисные системы» объявила о выходе новой версии системы электронного документооборота «Дело».

Версия 13.1 полностью адаптирована для работы с документами, существующими только в электронном виде, т.е. не имеющими бумажных версий. В регистрационной карте (РК) документа или проекта документа (РКПД) теперь можно указывать признак «Оригинал в электронном виде». Эта опция особенно актуальна для организаций, которые хотят отказаться от внутреннего «бумажного» документооборота и постепенно переходят к использованию некоторых видов документов только в электронном виде. 

Расширены возможности для работы в единой системе документооборота, объединяющей несколько самостоятельных организаций. На базе системы «Дело» во многих регионах России созданы единые СЭД, объединяющие органы власти разных уровней. При работе в таких системах появилась потребность в дополнительных функциях, которые в соответствии с пожеланиями пользователей реализованы в новой версии. Так, при использовании принципа однократной регистрации все документы, циркулирующие в единой СЭД, при пересылке из одной организации в другую сохраняют дату и номер, который они получили при регистрации. Дата же фактического поступления оригинала документа в СЭД может отличаться от даты его регистрации. В новой версии системы дата поступления документа в картотеку данного подразделения (организации) фиксируется и видна пользователям.

Появилась возможность устанавливать ограничения по размерам и типам файлов, которые прикрепляются к РК. В единых системах документооборота эта опция поможет унифицировать форматы электронных версий документов и снизит нагрузку на сеть.

В новой версии имеются дополнительные функции, упрощающие работу с контрольными документами и резолюциями. При работе с большим объемом документов часто приходится вводить однотипные резолюции на сходные по содержанию документы. Теперь в системе «Дело» и в подсистеме «Дело-Web» пользователи смогут использовать стандартные шаблоны поручений и создавать новые шаблоны. С помощью шаблонов можно заполнять поручения всех типов РК.

В «Дело» 13.1 появилась возможность с помощью специальной настройки обеспечивать выделение в папках кабинетов записей с истекающей плановой датой исполнения, что позволит пользователям планировать очередность подготовки и согласования документов. В настройке указывается количество дней до даты, начиная с которого она будет считаться истекающей.

В процессе коллективной работы над документом пользователям СЭД часто бывает необходимо просмотреть ответы или проекты электронных документов, подготовленных по данному документу другими соисполнителями. Теперь в системе можно задать параметр «Прозрачная связка», и пользователь из доступной ему РК сможет просматривать все связанные с ней файлы документов вне зависимости от наличия прав доступа к ним. Исполнители, работающие над одним документом, смогут прямо из системы видеть результаты работы друг друга, не пользуясь для обмена документами сторонними каналами (почтой, «свалкой» и т.д.). Поможет работе пользователей и новый раздел «Обсуждение», добавленный на экран РК. Он предназначен для «неформального» обсуждения документов в системе.

Для работы с обращениями граждан в обновленной системе появился модуль «Опубликование хода работ с обращениями граждан», позволяющий направлять уведомления о ходе выполнения работ по обращению граждан, поступивших в организацию через портал госуслуг. Этот модуль позволяет отслеживать и информировать граждан о ходе выполнения работ в организации по их запросам и направлять отчеты о выполненной работе в Управление Президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций (УРОГ).

Обновлен функционал мобильных решений и приложения «Дело-Web» для удаленного доступа в систему: одновременно с версией 13.1 выпущены новые версии мобильных приложений АРМ Руководителя (Windows 7) и iEOS 2 (iPad). В решения добавлена возможность шифрованного подключения к системе, что позволит защитить информацию при обмене. Использование внешней (подключаемой) электронной подписи не только даст возможность каждому пользователю работать в системе с нескольких мобильных устройств, но и минимизирует риск несанкционированного использования ЭП при потере смартфона или планшета. Все это позволяет организовать юридически значимый электронный документооборот и на мобильных рабочих местах.

В подсистеме «ДЕЛО-Web» появилась возможность вводить одинаковые резолюции одновременно для группы РК (по аналогии с такой же операцией в системе «Дело»).

Изменения, включенные в версию «Дело» 13.1, также коснулись поисковых возможностей, прав редактирования и регистрации РК, пересылки РК и файлов по электронной почте и некоторых элементов интерфейса системы.