Новая версия СЭД ТЕЗИС с функционалом КЭДО

Компания «Хоулмонт» выпустила новую версию СЭД ТЕЗИС – 5.4. В системе реализованы инструменты для организации полноценного кадрового электронного документооборота: возможность подписания документов при помощи облачной УНЭП и личный кабинет сотрудника для работы с кадровыми документами. В релиз официально включен модуль ИИ, который теперь можно приобрести в качестве дополнительной лицензии. Кроме того, в новой версии улучшена производительность работы и безопасность.

HR-направление в СЭД ТЕЗИС, отмечают в компании, активно развивается в последние три года. На первом этапе появилась возможность управления отпусками и командировками. В версии 5.3 была добавлена функциональность для работы с авансами и авансовыми отчетами, а также кадровые документы. Постоянно совершенствовался профиль сотрудника для нужд специалистов отдела кадров. В версии 5.4 реализован полный перечень инструментов для организации кадрового электронного документооборота. Создан удобный личный кабинет сотрудника для работы с кадровыми документами, добавлена поддержка облачной УНЭП, обеспечена возможность формирования архивов вложений КЭДО.

У обычных сотрудников появилась единая точка доступа к различным кадровым процессам. В личном кабинете они могут просматривать все кадровые документы и подписывать их УНЭП. Там же можно управлять своим профилем.

Для подписи кадровых документов в СЭД ТЕЗИС используется УНЭП от удостоверяющего центра «Контур». Специалистам отдела кадров доступны выпуск, перевыпуск и отзыв сертификатов для сотрудников организации.

В систему добавлена возможность формирования архива документов по сводным графикам отпусков, отпускам, командировкам, кадровым документам сотрудника и авансам. Эта функциональность соответствует требованиям приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 сентября 2022 г. N578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, вязанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Реализация функциональности КЭДО в СЭД ТЕЗИС позволяет использовать единую систему для работы с документами как по основному профилю деятельности, так и по HR-направлению. У сотрудников появится единое окно для различных задач, им не нужно будет переключаться между системами. Заказчики смогут снизить издержки за счет уменьшения количества поддерживаемого ПО.

Начиная с версии 5.4 модуль ИИ официально добавлен в релиз. Он приобретается по отдельной лицензии (по аналогии с HR-модулем) и является дополнительной функциональностью, которую можно включить или отключить, в зависимости от потребностей заказчика в конкретный момент. Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС – это решение с инструментами умной роботизации и Low Code AI. С его помощью можно адаптировать систему к индивидуальным особенностям работы каждого сотрудника, повысить уровень автоматизации, улучшить качество и скорость принимаемых решений. Возможны различные форматы: 100% роботизация, частичная автоматизация, умные подсказки. Для настройки модуля ИИ не требуется изменять исходный код и перезагружать систему. Модуль ИИ может использоваться для любых процессов без ограничения: обработка входящих документов, проверка контрагентов и документов, подготовка краткого содержания, генерация текстов резолюций, писем или служебных записок, создание авансовых отчетов на основе билетов и чеков, подготовка отчетов к совещаниям и т. д.

Основные возможности модуля ИИ, доступные в СЭД ТЕЗИС 5.4:

• виджет «Макрос» для вызова последовательности команд, которая может включать в себя RPA и обращение к моделям ИИ;
• смарт-панель для управления инструментами умной автоматизации;
• No Code конструктор для создания и редактирования макросов, а также для доработки макросов, автоматически сформированных системой на основе анализа поведения пользователей;
• запуск макросов различными способами: через виджеты, пользовательские кнопки, смарт-панель, фоновые операции, назначенные задания, вызов по API;
• автоматические подсказки по заполнению полей;
• постоянное накопление различных данных для эффективной работы интеллектуальных инструментов;
• взаимодействие с моделями машинного обучения и подключение любых моделей ИИ (YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral и другие).

В версии 5.4 также сделан ряд изменений, направленных на улучшение пользовательского опыта работы с функциональностью модуля, расширение возможностей конструктора, поддержку дополнительного ПО для работы с генеративными моделями.

Основные нововведения СЭД ТЕЗИС 5.4, направленные на повышение производительности:

• поддержка чтения данных из реплик базы данных для перенаправления на них части запросов и снижения нагрузки на основную БД;
• возможность выделения функциональности для работы с электронной подписью «КриптоПро» на отдельный сервер, что позволяет сократить расходы на приобретение лицензий, расширить возможности для масштабирования и упростить настройку серверов;
• улучшение обработки запросов к сервисам, выделенным на отдельные middleware-серверы, когда они временно недоступны или долго отвечают.

Всего в СЭД ТЕЗИС 5.4 реализовано свыше 40 технических доработок для улучшения быстродействия, отказоустойчивости и масштабируемости системы.

По направлению информационной безопасности в версии 5.4 реализованы следующие нововведения. Добавлен механизм регистрации событий ИБ, позволяющий записывать информацию о действиях пользователей в СЭД. За счет этого повышается прозрачность и расширяются возможности для расследования инцидентов. Настройка параметров фиксации событий доступна для администраторов. Обновлены до наиболее актуальных на текущий момент версий компоненты системы Tomcat 9 и библиотеки JDBC-драйверов всех поддерживаемых СУБД.

Чтобы обеспечить заказчикам возможность внедрения единой системы идентификации и управления доступом, в СЭД ТЕЗИС 5.4 проведена интеграция с сервисом Keycloak, который предлагает широкий спектр средств управления авторизацией и аутентификацией пользователей, включая поддержку современных технологий, обеспечивающих безопасный доступ, и возможность настройки различных методов аутентификации, выбор наиболее подходящего способа защиты доступа.

Реализована также поддержка аутентификации Windows. Пользователи могут входить в систему без повторного ввода учетных данных, используя вместо этого учетные данные Active Directory. Это повышает удобство работы и снижает вероятность ошибок при вводе паролей. В дополнение к этому функция единого входа (Single Sign-On) улучшает пользовательский опыт, позволяя работать с несколькими приложениями без повторного ввода учетных данных. Интеграция с Keycloak существенно повышает уровень безопасности, минимизируя риски несанкционированного доступа. Благодаря централизованной платформе для управления учетными записями и правами доступа снижаются операционные затраты, становится удобнее как работа пользователей, так и администрирование системы. Кроме того, СЭД ТЕЗИС теперь поддерживает протокол Kerberos, который обеспечивает безопасную аутентификацию пользователей. Данный протокол может быть использован как самостоятельно, так и в составе интеграции с Keycloak.

В СЭД ТЕЗИС 5.4 реализовано распознавание текста документов с помощью Tesseract OCR. Это кроссплатформенная библиотека с открытым исходным кодом, поддерживающая стандарт Unicode и более 100 языков. Tesseract OCR работает с файлами в форматах pdf, jpeg, jpg, jp2, png, tiff, bmp, jpx. Распознанный текст можно использовать при работе с модулем ИИ или при полнотекстовом поиске. Совершенствование сервисов распознавания экономит пользователям время и уменьшает объем ручной работы.

На протяжении уже нескольких лет расширяются возможности работы с юридически значимыми документами, которые за счет интеграции с «Диадок» можно напрямую из СЭД ТЕЗИС отправлять контрагентам и получать от них. Поскольку с 1 сентября 2024 г. обязательно использование машиночитаемых доверенностей, в СЭД ТЕЗИС реализована возможность выбора МЧД (из добавленных пользователю) при подписании документов в рамках процессов ЭДО.