Облачные сервисы – без разрешения

Компания VMware опубликовала результаты исследования, проведенного по ее заказу компанией Vanson Bourne. В ходе опросов выяснилось, что 37% руководителей ИТ-отделов в европейских компаниях подозревают работников своих компаний в приобретении облачных услуг без разрешения ИТ-службы. Однако данные исследования показывают, что эту тенденцию нельзя считать полностью негативной. Многие организации готовы пойти на такие затраты (а в 2012 г. в каждой из опрошенных компаний они составили в среднем около 1,6 млн евро) ради существенных преимущества для бизнеса.

Большинство ИТ-руководителей (72%), участвовавших в исследовании и подозревающих, что сотрудники тратят деньги на пользование не утвержденными ИТ-службой облаками, считают, что это идет компании на пользу: каждый второй (51%) указал на тот факт, что компании получают возможность быстрее удовлетворять запросы клиентов, а почти треть (31%) отметили, что таким образом ускоряется рост организации и внедрение инноваций. С другой стороны, почти половина участников опроса (48%) заявили, что помимо пользы от сторонних облачных сервисов есть и дополнительные угрозы безопасности: их привлечение создает конфликт между растущим спросом на гибкость ИТ-служб и необходимостью контролировать операции.

В ходе исследования были также собраны мнения 3 тысяч офисных работников из разных стран Европы о том, как повысить эффективность работы, используя облачные сервисы и продукты. Почти половина опрошенных (45%) указали, что использовали бы не одобренные ИТ-отделом платные облачные сервисы для того, чтобы быстрее справиться с работой, а более трети (36%) заявили, что уже так поступали. Работники умственного труда чаще всего пользуются сторонними облаками — 58% сказали, что могли бы использовать такие сервисы без разрешения ИТ-отдела.

Как отмечают в VMware, в ходе исследования вскрылись поразительные объемы затрат сотрудников европейских компаний на пользование облачными сервисами, не утвержденными ИТ-подразделениями – но это не означает, что деньги потрачены впустую. Работники офисов нередко идут в обход ИТ-отделов, покупая облачные услуги, чтобы получить возможность более эффективно выполнять свои обязанности во благо компании. Руководителям ИТ-служб следует признать ситуацию и начать работать с ней, с одной стороны обеспечивая необходимую их сотрудникам гибкость, а с другой — обращая особое внимание на положительный эффект для компании и безопасность работы.

Почти четвертая часть (23%) опрошенных сотрудников европейских компаний в прошлом году скачивали платные продукты из не утвержденных ИТ-службами облаков в Интернете, заплатив за них в среднем не менее 2270 евро (некоторые – и более крупные суммы); каждый седьмой работник (14%) потратил более 5000 евро на такие продукты за один год. Больше всего за использование сторонних облаков платят служащие в Италии, Германии и Нидерландах.

Исследование также выявило, какими способами и по каким причинам сотрудники действуют в обход протокола ИТ-служб. В основном мотивация респондентов сводится к обеспечению конкурентоспособности компании путем предложения новых продуктов или услуг (18%), а также поиску быстрых и эффективных путей выполнения рабочих задач (30%). Большая часть сотрудников (65%) проводят деньги, потраченные на сторонние облака, через бюджеты отделов (43%), различные статьи расходов (38%) или кредитные карты компаний (33%).

В список облачных продуктов и услуг (как платных, так и бесплатных), которыми офисные работники наиболее часто пользуются без официального разрешения ИТ-отдела, входят пять видов сервисов:

• сервисы, обеспечивающие коллективный доступ к данным и файлам (55%)
• электронная почта на основе облака (47%)
• мгновенные сообщения (44%)
• видеоконференции (37%)
• корпоративные социальные сети (22%).

В самом списке уже просматривается проблема угрозы безопасности, которую службы ИТ обязаны принимать во внимание независимо от финансовых затрат.

Исследование выявило, что руководители ИТ-служб так или иначе планировали внедрить 27% из применяемых пользователями сторонних облачных приложений и услуг, что может означать, что существующая система, когда сотрудники пользуются сторонними сервисами, даже сэкономила деньги ИТ-отделам (но не организациям в целом). Полученные данные показывают, что для того, чтобы добиться согласованного взаимодействия между подразделениями компаний и их ИТ-отделами, необходимо учитывать потребности работников организации при формировании ИТ-стратегии.