Перевод документов в электронный вид экономит средства

Корпорация EMC опубликовала результаты проведенного по ее заказу исследования AIIM, посвященного переводу документов в электронный вид. В ходе опроса выяснилось, что инвестиции в средства сканирования и ввода документов отличаются гораздо более низким уровнем рисков по сравнению с другими проектами в сфере ИТ и при этом зачастую полностью окупаются быстрее, чем за год.

В опросе приняло участие 667 специалистов по управлению записями и информацией, сотрудников ИТ-служб и руководителей бизнес-подразделений.

Результаты исследования подчеркивают ценность применения электронных документов для решения таких задач, как соблюдение требований регуляторов, повышение качества обслуживания клиентов, экономия офисных площадей и скорость доступа к информации. Отметим несколько ключевых выводов:

• в 42% организаций инвестиции в инфраструктуру сканирования и ввода документов привели к повышению производительности труда на 50%;
• в 43% организаций капиталовложения окупились за первые 12 месяцев, а в двух третях организаций — за 18 месяцев;
• почти половине предприятий удалось сократить затраты на хранение бумажных документов не менее чем на 40%.

Многие респонденты (41%) назвали «улучшение доступа к информации» важнейшим фактором, побудившим их к инвестициям в инфраструктуру сканирования и ввода документов. Это свидетельствует о том, что, помимо абсолютной окупаемости, предприятия получают косвенную пользу и от повышения эффективности труда персонала.

В ходе опроса также выяснилось, что хотя большинство предприятий уже вложили средства в технологии ввода, в двух третях по-прежнему сканируются только 50% документов от возможного количества. Респонденты отнесли столь низкую цифру на счет нехватки систем ввода в непосредственной близости к бизнес-процессам, а также очень небольшого количества корпоративных приложений, обеспечивающих сканирование.