«Повестка заседаний» – новый компонент СЭД «Дело»

В линейке приложений для управления совещаниями, реализованных на базе продуктов компании «Электронные Офисные Системы», появилась подсистема «Повестки заседаний». Приложение представляет собой дополнительный компонент для СЭД «Дело», его разработчик – компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке.

Совещания, заседания, иные формы коллегиальных собраний, на которых принимаются нормативные акты и решаются стратегические вопросы, в равной степени распространены в государственном и коммерческом секторе: по оценкам экспертов, иногда на них уходит до 30% рабочего времени персонала. Как правило, заседания проходят в соответствии с предварительно согласованным перечнем вопросов (повесткой).

Автоматизированные системы управления совещаниями позволяют:

• более эффективно организовать процесс подготовки совещания, сокращая временные и материальные затраты);
• проводить само заседание в удобном формате, с доступом к актуальным материалам совещания в электронном виде;
• оптимизируют работу с итогами заседания – принятыми решениями, поручениями, утвержденными документами.

Наилучшие результаты в управлении совещаниями дает включение такой автоматизированной системы в процессы документооборота организации (СЭД).

Подсистема «Повестки заседаний», разработанная «КС-Консалтинг», предназначена для автоматизации работы с повестками в крупных организациях, где процесс подготовки и проведения совещаний достаточно четко регламентирован. Подготовка к таким заседаниям занимает значительно больше времени, чем само мероприятие, и предусматривает соблюдение целого ряда обязательных процедур: формирование повестки заседания, подготовка проектов документов, которые предполагается обсудить, согласование проектов документов с заинтересованными сторонами, рассылка повестки и проектов документов участникам заседания, рассылка изменений к повестке и т.д.

Компонент «Повестки заседаний» обеспечивает как предварительную работу участников совещания над повесткой, так и текущую работу с ней в ходе мероприятия. На этапе подготовки совещания подсистема «Повестки заседаний» позволяет организовать в СЭД «Дело» работу по формированию и рассылкe повесток. После завершения этапа предварительных работ подсистема «Повестки заседаний» в автоматическом режиме формирует и выгружает из базы данных СЭД актуальную информацию о перечне рассматриваемых вопросов, докладчиках и участниках заседания, а также о содержании документов, необходимых для рассмотрения в ходе совещания. Дальнейшую работу с готовыми повестками обеспечивает мобильное приложение «Повестки заседаний».

Мобильное приложение «Повестки заседаний» представляет собой альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Однако по сравнению с классической «бумажной» повесткой оно имеет такие преимущества, как удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных копий рассматриваемых документов и др. Приложение работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках под управлением Windows 8 Pro, что позволяет проводить заседания в удобном для участников формате.

Подсистема «Повестка заседаний» позволяет применять действующие процедуры согласования/визирования документов в СЭД и существенно экономит ресурсы времени и средств, затрачиваемые на подготовку заседаний. Мобильное приложение «Повестки заседаний» отличается удобством и простой использования и осваивается интуитивно.