Решение Docsvision и «Такском»: внутренний и внешний ЭДО в одном окне

Компания «ДоксВижн» и оператор электронного документооборота «Такском» представили совместное решение для комплексного внедрения внешнего и внутреннего ЭДО. Теперь вся функциональность для работы с внутренними и внешними электронными документами будет доступна заказчику в единой среде – в интерфейсе платформы Docsvision, которая поддерживает внутренний документооборот компании, а также позволяет отправлять и получать документы от контрагентов.

Платформа Docsvision позволяет выстроить внутреннюю среду для работы с документами, объединить в сквозные бизнес-процессы распределенные департаменты и территориальные отделения. Как отмечают в компании, в связи с переходом на удаленный или гибридный формат работы возрос интерес к полноценному ЭДО со стороны клиентов двух типов: ранее не внедрявших ЭДО в компании или уже имеющих платформу Docsvision для внутрикорпоративного ЭДО, но желающих подключить ЭДО с контрагентами.

К разработке единого решения для ЭДО партнеров подтолкнули также требования законодательства по обязательному переводу различных типов документов в электронный вид. ФНС разработана Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, в планах государства – до конца 2024 года перевести в электронную форму 95% выставляемых хозяйствующими субъектами счетов-фактур, 70% формируемых ими транспортных и товарных накладных. Это подталкивает компании подключать комплексные решения для ЭДО.

Платформа Docsvision направлена на закрытие задач внутреннего ЭДО, а сервисы «Такскома» – на организацию внешнего ЭДО, но с содержанием некоторых элементов СЭД. Созданное партнерами решение позволяет объединить две функциональности – дать клиентам возможность в режиме одного окна работать в цепочке внутреннего и внешнего документооборота.

При поддержке специалистов «Такском» к функциональности внутреннего ЭДО в платформе Docsvision добавлен полноценный сценарий работы и с внешними электронными документами. В одном окне клиенты могут:

• обмениваться формализованными документами (УПД, УКД) в обе стороны, т. е. работать как с входящими, так исходящими документами;
• обмениваться неформализованными документами (договорами, счетами, допсоглашениями, приложениями, спецификациями и т.д.);
• работать с функциональностью одностороннего и двустороннего подписания документов;
• контролировать статусы документов;
• обмениваться документами с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО (в роуминге);
• обмениваться запросами на аннулирование документов и подписывать с обеих сторон.

Как поясняют разработчики, когда сотруднику необходимо согласовать договор с контрагентом, в системе на базе платформы Docsvision он создает соответствующий документ и отправляет его на согласование внутри компании. Как правило, маршрут согласования определяет сама система в зависимости от условий контракта: его суммы, контрагента и отдела, который работает с документом. После согласования договора руководитель подписывает его, а ответственный сотрудник отправляет его из внутренней системы в облако «Такском». После подписания договора контрагентом его можно загрузить в систему Docsvision, проверить валидность подписи и все – компании совершили юридически значимый обмен электронными документами.

Обратная ситуация, когда контрагент отправил через сервис «Такском» документы на подписание клиенту Docsivison. В этом случае с помощью платформы Docsivison клиент может не только загрузить полученные юридически значимые документы, но и отправить их на ознакомление или согласование ответственным сотрудникам внутри компании в рамках СЭД, а после подписания снова отправить контрагенту. При этом вся работа происходит в режиме одного окна платформы Docsvision. Для дополнительного удобства можно настроить уведомления по электронной почте о поступлении новых документов на подписание в облаке «Такском».