Автоматизация документооборота в распределенных структурах

Новая версия системы электронного документооборота “БОСС-Референт” 3, разработанная компанией “Аплана” (http://www.aplana.ru) на платформе IBM Lotus Domino, предназначена для автоматизации трех основных направлений работы с документами: работы канцелярии, контроля исполнительской дисциплины, поддержки процедур внутреннего документооборота, обеспечивающих принятие и реализацию управленческих решений. Исторически система была ориентирована на первые две области и уже имела достаточно развитый соответствующий функционал. Поэтому при разработке новой версии акцент был сделан на третье направление, традиционно связываемое с механизмами workflow.

Подход к автоматизации и использованию регламентов работы с документами базируется на описании процедур внутреннего документооборота с помощью карточек документов и маршрутов их прохождения. Маршрут охватывает полный жизненный цикл работы с документом — от его подготовки до отправки в архив — и может включать такие этапы, как согласование, утверждение документов, рассылка, формирование поручений по ним и т. д.

На практике почти все организации работают с договорами, служебными записками, организационно-распорядительными документами, заявками и проектами исходящих документов и по каждому виду документов имеют сходные маршруты прохождения. Это послужило основанием для включения в стандартную поставку системы процессов, задающих правила обработки пяти видов повсеместно используемых управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, организационно-распорядительных документов и проектов исходящих документов. Для этого реализованы два варианта автоматизации регламентов.

Общеупотребительные документы — регламенты создаются путем настройки встроенных процессов. Создание регламента занимает 2—4 мин, работа выполняется специалистами без опыта программирования.

Специализированные документы (кредитные заявки в банках, письма в государственных организациях и т. д.) — регламенты для них создаются путем конструирования процессов прохождения документов (карточек и маршрутов) из готовых фрагментов системы: а) этапов прохождения документов — создание, согласование, утверждение и т. д., б) блоков маршрутов согласования, в) карточек документов. Работа выполняется средствами Lotus Workflow и Domino Designer.

Маршрут прохождения любого другого документа формируется из стандартных, готовых этапов, используемых в маршрутах для общеупотребительных документов. Этап согласования формируется из готовых встроенных блоков последовательного и параллельного согласования и из блоков согласования с переходами по условиям, которые предварительно конструируются средствами LotusWorkflow.

Система поддерживает механизм делегирования полномочий, который задает направление документов по актуальным маршрутам в ситуации болезней и командировок сотрудников, и механизм совмещения должностей (с различением прав на обработку документов), делающий возможным ее использование в функционально-проектных структурах.

Большинство технологических новшеств системы направлены на повышение ее производительности и надежности при работе в распределенной среде.

Известна проблема передачи связок документов с использованием механизма репликации: входящие в связку документы передаются поочередно, и не исключена ситуация, когда поручения переданы, а имеющие к ним отношение файлы по какой-то причине не дошли до адресата. Или же карточка была передана, появилось уведомление о поступлении нового документа, а его электронный образ еще не доставлен.

В связи с этим механизм репликации был оставлен только для синхронизации справочных и словарных данных. Для передачи связок документов, необходимых в процессах согласования и ознакомления документов в распределенной среде, использован нетрадиционный для Lotus механизм прямой передачи данных XML-пакетом через сокетное соединение. Такое решение упрощает администрирование системы: не требуется сложных настроек прав доступа серверов и свойств репликации.

Для согласования документа система автоматически направляет всем участникам этого процесса копии проекта документа, а ответственному за его подготовку — еще и все версии документа, полученные визы и комментарии к ним. В любой момент сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями и могут просмотреть всю информацию, относящуюся к данному вопросу.

При работе в распределенной структуре система автоматически создает заявки на транспортировку документов и формирует пакеты, которые затем сжимаются и отправляются на другие серверы, где происходит распаковка пакета, распределение документов по базам данных системы и отправка уведомлений пользователям (только после передачи всей связки документов).

Механизм сокетного соединения снижает нагрузку на каналы передачи данных — данные передаются только туда, где они необходимы для работы, в сжатом виде, и можно настроить отложенную передачу «тяжелых» пакетов. В результате возрастает производительность всей системы. Этому же служат решения, направленные на разгрузку рабочих баз данных: техническое архивирование документов и раздельное хранение карточек и файлов документов. Отметим, что последнее решение лежит в основе механизма работы с редакциями и версиями документов.

Архитектура системы позволяет организовать работу в сложнейшей топологии серверов «многоуровневая звезда». Для повышения отказоустойчивости системы используются кластеры Domino. Одновременное присутствие документов на серверах кластера обеспечивает механизм кластерной репликации. С ориентацией на компании, для которых Lotus/Domino не является корпоративным стандартом, реализован доступ к функциональным возможностям системы средствами Microsoft Internet Explorer. В целом функциональные и технологические характеристики системы нацелены на быстрое внесение изменений в бизнес-процессы организации.