CompanyMedia – современная система электронного документооборота

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст».

CompanyMedia, разработанная российской компанией «ИнтерТраст», представляет собой универсальную систему документационного обеспечения управления, электронного документооборота и поддержки деловых процессов.

Система обеспечивает решение следующих задач:

• создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах;
• повышение эффективности управления предприятием за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации, работающих с документами, строгого контроля за соблюдением ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых на предприятии, повышения прозрачности деловых процессов всей организации на всех уровнях ее управления;
• автоматизация ключевых управленческих бизнес-процессов;
• сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;
• обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможность оперативного контроля всех стадий управленческих бизнес-процессов;
• создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации, на уровне общих деловых процессов и коллективной работы, обеспечивающих:
  1. эффективную поддержку процессов накопления, управления и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам всех сотрудников;
  2. ускорение и упрощение получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;
  3. хранение в документальной форме истории взаимоотношений сотрудников организации со своими клиентами, поставщиками и контрагентами;
  4. сокращение времени поиска информации, необходимой руководству для принятия управленческих решений при одновременном повышении их качества и надежности за счет полноты и своевременности предоставляемой информации;
  5. сокращение времени прохождения и исполнения управленческих документов по структурным подразделениям;
• максимальное сокращение оборота бумажных документов, экономия людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
• сокращение времени поиска архивных документов и удешевление хранения бумажных документов за счет электронной формы хранимых документов;
• введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификация, формализация и строгая регламентированность технологии делопроизводства;
• защита информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящей из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

Отличительные особенности CompanyMedia:

• универсальность и функциональная полнота возможностей системы, их соответствие требованиям государства, общепринятым стандартам и мировым методикам;
• применение в качестве базовой технологии программного обеспечения IBM Lotus Domino/Notes — мирового лидера в области систем управления территориально-распределенными, неструктурированными данными;
• реальная корпоративность (система работает в организациях со сложной территориально-распределенной организационной структурой за счет специальной архитектуры и проектных решений);
• развитые функциональные возможности по организации коммуникаций, коллективной работы и координации сотрудников организации;
• высокая продуктивность работы за счет непосредственного вовлечения всего персонала организации в формирование необходимой для управления информации, которое осуществляется в рамках деловых процессов организации и должностных обязанностей их участников;
• наличие нескольких видов функциональных рабочих мест, индивидуализация пользовательского интерфейса, что обеспечивает работу пользователей в системе в контексте их бизнес-ролей;
• кроссиндустриальность, не зависящая от отраслевой принадлежности и модели бизнеса;
• высокая масштабируемость, позволяющая отнести ее к классу промышленных систем, обеспечивающих работоспособность с большим количеством данных, пользователей и территориальных объектов;
• широкие возможности по интеграции со смежными информационными системами предприятия на уровне бизнес-процессов за счет применения сервис-ориентированной архитектуры, обеспечивающей предоставление функций документооборота другим информационным системам в качестве сервисов;
• учет индивидуальности организаций как за счет использования широкого функционала стандартной системы, так за счет ее кастомизации, преимущественно методом настроек;
• высокие, в том числе сертифицированные государством возможности системы по защите информации (управление безопасностью осуществляется не на уровне баз данных, а на уровне информации и бизнес-процесса, объединяющего несколько баз данных);
• развитые возможности аналитической обработки информации в интересах поддержки принятия решений и оценки эффективности работы персонала на основе фактов.

Перейти на главную страницу обзора