Групповая работа в среде Microsoft Office Groove 2007

Выпуск семейства Microsoft Office 2007 — это, конечно, событие с большой буквы для корпорации Microsoft (http://www.microsoft.com). Шутка ли сказать — на офисное ПО приходится почти треть общего объема продаж корпорации и более 40% получаемой прибыли (правда, примерно такие же бизнес-показатели имеет настольная версия Windows). Впрочем, не менее важно это событие для всех читающих статью: наверняка подавляющее их число относится к пользователям Microsoft Office.

Office 2007 — безусловно, важный шаг и в развитии самого офисного семейства. О многом говорит уже то, что предыдущая версия пакета появилась более трех назад. Новшеств в Office 2007 много, мы уже публиковали их общий обзор (см. «Microsoft Office System 2007 — первое знакомство», «BYTE/Россия» № 1’2007) и более подробно рассматривали одну из наиболее заметных инноваций — радикально измененный пользовательский интерфейс основных приложений (см. «Новый пользовательский интерфейс Microsoft Office 2007», «BYTE/Россия» № 3’2007).

Однако новшества — обоюдоострое оружие в плане продвижения продукта на рынок. В стратегической перспективе это чаще всего безусловный плюс, но в краткосрочном аспекте они могут стать и препятствием, особенно для корпоративных клиентов: нужно адаптировать новое ПО к имеющейся инфраструктуре, переучивать пользователей, решать новые вопросы с сопровождением. Скорее всего, придется модернизировать аппаратную базу, и уж совершенно точно — заплатить за покупку программных продуктов. Так или иначе, но уже давно известно: корпоративные заказчики обычно проводят замену продуктов «через версию» (и это относится отнюдь не только к Microsoft Office). Иными словами, на Office 2007 будут переходить в первую очередь сегодняшние пользователи версии 2000, а те, кто работает сейчас с Office 2003, будут, скорее всего, ждать выхода нового пакета 20XX.

Но Microsoft Office — это не отдельное приложение, а набор программ, и среди них есть такие, которые могут заинтересовать все компьютерных пользователей без исключения. Это новые члены семейства, и в версии 2007 — это конечно же Microsoft Office Groove 2007*.

Краткая характеристика продукта такова: он предназначен для поддержки групповой работы относительно небольших команд, но территориально распределенных самым произвольным образом. Очень важно, что свою деятельность и взаимодействие они организуют сами, без участия ИТ-менеджеров или ИТ-администраторов. Пользователь может работать как в режиме подключения к сети, так и автономно.

Еще весьма важный момент — продукт предъявляет достаточно скромные требования к мощности ПК, и его интерфейс реализован в старом традиционном офисном стиле.

Децентрализованная поддержка группового взаимодействия

В целом продукты Office System, представляя собой интегрированный набор настольных и серверных приложений, нацелены на решение двух основных задач: обеспечения эффективной индивидуальной деятельности пользователя и поддержки коллективной работы. Нетрудно заметить, что последние лет пять развитие Office связано в основном со вторым направлением, и внешне это проявляется в появлении и расширении серверной составляющей семейства. Здесь, в свою очередь, также можно выделить два варианта взаимодействия людей.

Первый вариант — обмен сообщениями. В первую очередь это электронная почта, за работу с которой отвечают прежде всего Exchange Server (он с этого года «перешел» в ведение подразделения офисного направления Microsoft, а до того был в группе серверов) и клиентский Outlook. В последние годы эти средства дополняются возможностями обмена мгновенными сообщениями и IP-телефонии (Communications Server и Communicator). Сейчас Microsoft объединяет все эти инструменты в единую коммуникационную платформу Microsoft Unified Communications.

Второй способ взаимодействия — групповая работа с документами. Тут ключевая роль отводится SharePoint Server, который еще три года назад перекочевал из серверного семейства в офисное, а его «облегченный» вариант SharePoint Services — в состав Windows Server 2003. Именно SharePoint Server как универсальный механизм поддержки коллективной работы и управления информацией должен формировать единое информационное пространство при построении корпоративных систем на базе ПО Microsoft, причем речь идет не только об объединении клиентских офисных приложений, но и о решении задач информационной интеграции в других программных продуктах, в частности, в ERP-решениях Microsoft Dynamics. В версии 2007 возможности этого сервера существенно расширены, в частности, в нем реализован полноценный механизм workflow. Еще одно важное новшество — формирование на базе SharePoint Server нескольких специализированных серверов поддержки групповой работы, в том числе при использовании электронных таблиц и электронных форм.

Пакет Groove предлагает иной, третий вариант поддержки групповой работы на основе децентрализованной клиентской архитектуры, которая использует модифицированную схему прямого взаимодействия между компьютерами «точка-точка» (peer-to-peer, P2P). При работе с Groove каждый член команды на своем компьютере имеет точную копию рабочего пространства (workspace) данной группы. Реализуется это с помощью весьма изощренного механизма синхронизации клиентских данных.

Собственно, этот механизм и есть, судя по всему, изюминка продукта, его ноу-хау. Принципиально важно то, что никакой групповой информации на сервере централизованно не хранится — все данные находятся только на клиентских ПК. Сервер обеспечивает лишь взаимодействие членов команды, управляя очередью передаваемых между клиентами зашифрованных сообщений. Подобная служба на английском языке называется Relay, что можно перевести как «переключатель», но, возможно, более точно ее суть отражает слово «эстафета».

Пользователи могут настраивать режимы обмена данными для оптимизации объема передаваемой информации и загрузки компьютера, но все же основной метод коммуникаций — автоматические push-технологии с использованием механизма предупреждений (alerts).

Для организации Groove-сетей Microsoft предлагает три варианта. Один из них — публичная Интернет-служба Public Relay, предоставляемая корпорацией. Чтобы подключиться к ней, нужно просто купить коробочный продукт Groove и установить его на клиентский ПК, имеющий доступ в Интернет. Продукт поставляется автономно или в составе комплекта Office 2007 Enterprise Edition.

Для организаций, которые хотят создать собственные внутренние сети на основе Groove, сэкономить на клиентских лицензиях, снизить расходы на управление системой и интегрировать Groove в корпоративную информационную систему, предлагается продукт Groove Server 2007. Он включает три основных компонента. Server Relay выполняет примерно те же функции, что и Public Relay, оптимизируя при этом объемы передаваемых данных. Server Manager обеспечивает развертывание и управление сетью Groove в соответствии с корпоративными политиками. Server Data Bridge отвечает за информационное взаимодействие клиентских приложений Groove с корпоративными базами данных и приложениями.

И наконец, Groove Enterprise Services — вариант Groove Server, предназначенный для малых и средних предприятий, в том числе не имеющих собственной серверной инфраструктуры. Его реализует сама Microsoft в режиме Web-хостинга.

Оценивая возможности Groove в корпоративных системах, нужно сразу сказать, что его применение в корпоративной среде, требующей серьезного контроля над документами, может оказаться довольно рискованным. Все же продукт нацелен на информационную поддержку проектно-ориентированной деятельности групп — небольших, но распределенных, и самое важное — со слабыми организационными связями, можно даже сказать творческих коллективов.

Конечно, Groove можно применять и в корпоративной среде, а для повышения безопасности перенести его коммуникационную инфраструктуру внутрь защищенного сетевого периметра. Отметим, что за год пребывания в составе Microsoft Office (с момента выпуска бета-версии продукта весной прошлого года) корпоративные возможности Groove были существенно усилены в результате интеграции с технологиями SharePoint и InfoPath.

Как это работает

Разобравшись с теоретическими основами, можно приступить к освоению продукта на практике.

После установки Groove вам нужно создать на сервере свою учетную запись. Если вы купили продукт самостоятельно, то это делается с помощью Groove Account Setup Wizard. Если же ваша компания приобрела корпоративную лицензию, то ИТ-менеджер пришлет вам нужную информацию по электронной почте. Вы можете работать со своей учетной записью на разных компьютерах — на ПК в организации и дома, на ноутбуке. Синхронизация между ними будет выполняться автоматически через Интернет.

По умолчанию приложение автоматически запускается сразу после загрузки Windows и, если вы находитесь в сети, сразу соединяется с сервером и начинает выполнять операции синхронизации в фоновом режиме. Вы же увидите на экране стартовую панель Groove Launchbar (рис. 1). На ней расположены два основных окна, с помощью которых организовано управление ключевыми ресурсами приложения — набором имеющихся рабочих пространств (Workspace list) и списком контактов (Contact list, встроенная адресная книга Groove). Представление этой информации можно изменять: например, контакты можно упорядочить по именам, по их текущему статусу (подключен, вне сети и т. п.), по принадлежности к рабочим пространствам, по организациям. Внизу на панели находится вспомогательное окно Common Tasks, в котором выводится динамично изменяемый контекстный список часто выполняемых операций.

Рис. 1. Стартовая панель Groove Launchbar с двумя главными окнами для управления ключевыми ресурсами приложения — Workspace list и Contact list.

Главный элемент Groove — это workspace, виртуальное информационное пространство (данные и инструменты для их обработки), в котором трудится та или иная группа людей. Хотя этот термин переводится как «рабочее пространство», наверное, точнее ему соответствует понятие «проект», которое включает такую важную характеристику, как состав команды (рабочей группы).

Есть два варианта появления workspace в составе установленного на компьютере пакета Groove — сформировать собственное новое пространство или принять участие в уже реализуемом проекте. Создание workspace выполняется двумя щелчками мыши, при этом можно выбирать разные шаблоны для начальной структуры пространства.

Организация рабочего пространства

Теперь посмотрим, что представляет собой рабочее пространство (рис. 2). По сути это автономный офис, с собственной файловой системой и встроенными инструментами. Разумеется, при этом можно работать с внешними файлами и приложениями, установленными на ПК. Пакет Groove 2007 дает возможность использовать более десятка различных инструментов, из которых мы сейчас рассмотрим только основные.

Рис. 2. Общий вид окна рабочего пространства. Его можно настраивать, в том числе добавляя необходимые для работы инструменты.

Средство Files Tool обеспечивает работу с файлами, хранимыми в workspace. Его функции в целом аналогичны Windows Explorer. Собственно для работы с файлами применяются соответствующие приложения, установленные на компьютере пользователя. После добавления файла в Groove Files Tool каждый член команды может просматривать его содержимое, а если это допускается назначенной ему ролью — то и вносить изменения. Когда кто-то редактирует файл, все сделанные исправления (только исправления!) автоматически передаются на компьютеры остальных членов группы. Если другой участник в то же самое время корректировал тот же документ, Groove создает две копии файла, с которыми пользователи должны разобраться, контактируя между собой.

Одно из важнейших новшеств Groove 2007 — его интеграция с библиотеками документов SharePoint (через Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services. Это устраняет возможные конфликты при работе с файлами и позволяет публиковать документы в корпоративных хранилищах данных. В новой версии Groove реализована возможность одновременного просмотра презентаций PowerPoint 2007.

В отдельную категорию документов в Groove выделены электронные формы. Специализированный инструмент для работы с ними имеется уже давно, но сейчас эти возможности существенно расширены за счет интеграции с Office InfoPath 2007.

Традиционные для пакетов поддержки групповой работы функции планирования представлены в Groove средствами управления встречами и ведения календаря (Meeting Tool и Calendar Tool, см. рис. 2). Для организации обсуждений внутри рабочей группы служит Discussion Tool. Диалоговый поток можно представлять в хронологическом порядке или в структуре «тема-ответы» (рис. 3).

Рис. 3. Ведение обсуждений с помощью Groove Discussion Tool.

И наконец, ключевое значение имеет набор инструментов для мониторинга деятельности команды и взаимодействия ее членов в режиме реального времени. Встроенные функции уведомления о присутствии и оповещения членов группы, а также средства работы в режиме реального времени дают возможность узнать, кто, где, когда и над чем работает, и связаться с членами группы в нужное время (рис. 4). Для общения с коллегами Groove предлагает собственные механизмы передачи сообщений (текстовых и голосовых) и текстовых диалогов в режиме Chat. В Groove 2007 эти возможности расширены за счет интеграции с Office Communicator 2007 или 2005, что позволяет, например, общаться по телефону (в том числе через Интернет) и обмениваться мгновенными сообщениями (рис. 5).

Рис. 4. Система обозначения присутствия в Groove.

Рис. 5. Сеанс обмена мгновенными сообщениями Office Communicator можно запускать непосредственно из рабочей области Groove 2007.

Формирование группы

До сих пор мы трудились в своем рабочем пространстве в одиночку. Теперь разберемся, как формируется и взаимодействует группа.

После создания проекта можно приглашать любых людей стать членом команды. Приглашения отправляются через систему обмена сообщениями Groove или по обычной электронной почте. Единственное условие для участия — иметь на своем компьютере пакет Groove. Приглашенный получит по почте письмо примерно такого содержания:

Если у вас нет пакета Groove, то вы можете установить бесплатную ознакомительную версию (бета), щелкнув на этой ссылке:

http://invitation.groove.microsoft.com/download/?Invitation=…

Если у вас уже есть пакет, щелкните сюда

http://invitation.groove.microsoft.com/?Invitation=…

Если пакет уже установлен, то подключение к проекту занимает не более двух минут.

Каждому члену команды присваивается роль (менеджер, участник или гость), которая определяет его права внутри данного информационного пространства. Права определяются при отправке приглашения, но в дальнейшем их можно изменять. По умолчанию инициатор проекта получает статус менеджера, остальные члены команды — участников. Но приглашать новых членов группы может не только менеджер, но и любой участник.

Как уже подчеркивалось выше, изюминка Groove — механизм синхронизации данных рабочего пространства. Основная идея заключается в том, что приложение автоматически регистрирует изменения и доводит их до членов группы. Все обмены данными выполняются в фоновом режиме. Пользователи могут работать в оперативном или автономном режиме, не заботясь о том, как и когда изменения будут доставлены другим участникам проекта (хотя, конечно, оптимален вариант, когда члены группы максимально часто работают в режиме онлайн). В то же время можно управлять режимами синхронизации: например, установить для отдельных файлов вариант загрузки только по требованию.

Важную роль в обеспечении информационного взаимодействия команды играет система предупреждений (alerts) об изменениях в рабочем пространстве — получении писем, изменении статуса контактов, модификации отдельных файлов и т. д. Предупреждения появляются на экране в виде всплывающих текстовых сообщений (рис. 6) и сопровождаются звуковыми сигналами. Уровень приоритетов предупреждений определяется автоматически, но пользователь может и сам указать объекты (файлы, инструменты, контакты), об изменении которых ему нужно знать в первую очередь.

Рис. 6. Средства уведомления о присутствии и настраиваемые оповещения помогают следить за различными группами и проектами.

Для чего нужен Groove

Вернемся к главному вопросу — для чего нужен продукт Groove. Итак, в реализации некоторого информационного проекта могут принять участие любые пользователи ПК, никак не связанные между собой организационно. Встроенная система шифрования обеспечит защиту информации при использовании любых проводных или беспроводных сетей. Доступ к информации будут иметь только те, кто получил приглашение и дал согласие на участие. Никакая «мастер-копия» на сервере не хранится. Все операции создания рабочего пространства и управления им выполняются без привлечения ИТ-администраторов.

Из краткого знакомства с Groove видны и его основные достоинства, а именно:

• возможность быстро организовать совместную работу — без участия ИТ-служб предприятий, приглашая для сотрудничества любых людей, в том числе находящихся за периметром корпоративной сети;
• обеспечение мобильной работы пользователей как в автономном, так и подключенном режиме;
• автоматическое решение проблем синхронизации данных внутри группы.

Даже из краткого описания продукта понятны его основные возможности и ограничения. Это не портал коллективной работы, он не годится для длительного хранения данных, не подходит для публикации материалов и решения длительных «процессных» задач.

Groove нацелен на реализацию проектно-ориентированной модели работы относительно небольшими (но весьма «разношерстными») командами, созданными на ограниченный период времени, со слабо формализованными взаимосвязями и бизнес-процессами. Примеров таких очень много — это может быть и подготовка информационных материалов для проведения презентации нового продукта внутри компании, и работа над научным проектом специалистов из разных организаций и стран.