Пять способов сокращения проектных затрат на внедрение SAP. Мнение эксперта: Максим Кокурин, руководитель департамента технологического консалтинга компании «Микротест»
Любая компания стремится использовать все свои ресурсы максимально результативно. Приняв решение повысить эффективность бизнеса за счет внедрения решений SAP, предприятие должно не тратить средства, а инвестировать их. Поэтому ИТ-проект для компании должен быть максимально доходным с минимально возможным сроком окупаемости. Успешный бизнес не может себе позволить неэффективные инвестиции. Как разумно сократить затраты на проект внедрения SAP?
Основная составляющая себестоимости ИТ-услуг – заработная плата персонала компании-внедренца. Поэтому путь минимизации затрат на проект лежит в сфере уменьшения объема трудозатрат исполнителя. Сэкономить средства можно прежде всего на этапе разработки, а затем – на этапе внедрения системы, его еще называют «подготовка к старту» или «опытная эксплуатация». Есть свои резервы экономии и на этапе поддержки системы в продуктивном режиме (промышленная эксплуатация). С самого начала необходимо выстроить четкие коммуникации персонала заказчика с проектной командой исполнителя. Зачем это нужно компании? Именно с сокращения срока коммуникаций и начинается настоящая экономия на внедрении SAP. Считайте это первым маленьким шажком предприятия к следующим, более конкретным действиям по сокращению затрат:
1. Минимизация доработок системы. Бизнес-процессы в компании могут в чем-то не соответствовать тем, что реализованы в системе. В таких случаях стоит задуматься, что дешевле: провести изменения в системе или же поменять бизнес-процесс на предприятии? Например, договор на поставку еще находится на согласовании, но уже приходит счет/счет-фактура, а затем собственно закупаемый товар. Система поддерживает бизнес-процесс, требуемый заказчиком, но он очень трудоемкий (приходится в обратную сторону каждую позицию привязывать к последующим документам).
2. Дополнительная отчетность. Каждый отчет, который вы захотите видеть, будет стоить дополнительных денег. При этом в системе есть множество стандартных отчетов – порой гораздо проще воспользоваться ими, чем оплачивать дополнительные.
3. Ввод первичной информации. При подготовке системы к пуску необходимо ввести большое количество первичной информации – справочники, складские остатки товарно-материальных ценностей и многое другое. Что-то надо вводить руками, что-то можно загрузить из существующих систем или файлов. На этом можно сэкономить – поручите ввод данных собственным специалистам.
4. Обучение персонала. Необходимо принять за принцип предоставление знаний о работе в системе лишь ключевым сотрудникам. А уже потом они сами займутся обучением оставшейся части пользователей системы. Каждый обученный сможет передать свои знания 10–15 сотрудникам. Обучить 10 вместо 100–150 – хороший резерв для экономии! Как дополнительный эффект в компании появится группа ключевых пользователей, более глубоко знающих систему и способных передавать знания новым сотрудникам.
5. ИТ-инфраструктура и аутсорсинг. Просчитайте, что будет оптимальным: создание собственной инфраструктуры, в том числе серверов, систем хранения данных, или ее аренда. Аналогично и с вопросом эксплуатации системы – безусловно, какие-то доработки эффективнее проводить самим, но возможно, что передача сопровождения всей системы на аутсорсинг внешней специализированной компании будет более выгодным решением с точки зрения экономии финансовых средств и получения стратегических преимуществ модели ИТ-аутсорсинга (таких как доступ к лучшим компетенциям, экспертизе на рынке, гибкость услуг и возможность сфокусировать усилия на основном бизнесе).
Безусловно, это лишь основные методы оптимизации расходов при внедрении SAP. Другие способы зависят непосредственно от конкретной ситуации на предприятии и пожеланий заказчика.