Системы электронного документооборота: от документирования деятельности к электронному взаимодействию и управлению
Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст».
В каком направлении будут развиваться системы электронного документооборота и управления контентом в посткризисный период? Революционных изменений вряд ли стоит ожидать. Продолжится процесс повышения «бизнес-ориентированности» СЭД. До сих пор они оставались системами обособленными, ориентированными на обеспечивающие документарные процессы, протекающие параллельно с основными бизнес-процессами. Мы ожидаем, что большее развитие получат создание и организация документоориентированных сервисов для основных деловых процессов, реализация документирования в контексте бизнеса. Ожидается также развитие технологий, повышающих интерес топ-менеджмента к документированию деятельности организации. Этому будет способствовать развитие возможностей мобильных устройств, использование «планшетников», реализация простых, понятных и удобных пользовательских интерфейсов. Объемы корпоративной документации растут большими темпами и практически удваиваются в течение года, что приводит к проблемам, связанным с «находимостью» информации. Поэтому растущую значимость получает развитие поисковых возможностей систем, особенно технологий интеллектуального поиска.
Электронный документооборот очень восприимчив к технологическим новациям. Но к их применению всегда надо относиться с позиций целесообразности и бизнес-ценности. В частности, модель SaaS изначально рассматривалась как наиболее подходящая именно для СЭД/ECM решений. В этом году мы начнем получать свидетельства относительно перспективности данной модели от «пионеров» ее использования. Уже должны проявляться проблемы безопасности, низкой производительности, уровня обслуживания, адаптации и кастомизации. Мобильные решения делают электронный документооборот полноценным. Отсутствие возможности работать с документами из любого места — это на сегодня второе по значимости ограничение после проблемы с юридическим определением электронного оригинала. Однако практическая ценность пока ограничивается возможностями мобильных устройств. Перспективны применения сервис-ориентированных архитектур и технологий Web 2.0, что определяется растущей потребностью сближения инструментария документирования с бизнес-ценностями. Совместно с использованием технологий BPM/workflow SOA позволяет вызывать сервисы документирования из основных бизнес-процессов и обеспечивает интеграцию СЭД со смежными системами. «Свободное» электронное взаимодействие, основанное на принципах Web 2.0, может быть эффективно использовано в интересах предприятия, если оно интегрировано в единое информационное пространство организации с едиными правилами доступа, справочниками, сервисами и сохраняет свидетельства любых деловых активностей в интересах внешнего и внутреннего регулирования, анализа и принятия решений, формирования лучших практик.
В этом смысле интерес может представлять концепция документированного электронного взаимодействия, ключевым принципом которой является документирование в ходе взаимодействия людей и информации в контексте деловых процессов. С организацией документированного электронного взаимодействия создаются предпосылки для формирования документальных свидетельств в ходе деловых активностей.
Перейти на главную страницу обзора