TopS BI автоматизирует документооборот «Холдинга МРСК»

Компания TopS Business Integrator (TopS BI), входящая в «Группу Систематика», завершила внедрение автоматизированной системы управленческого документооборота на основе программных продуктов EMC Documentum в исполнительном аппарате ОАО «Холдинг МРСК».

ОАО «Холдинг МРСК» – это управляющая компания, объединяющая в своей структуре межрегиональные распределительные сетевые компании, научно-исследовательские и проектно-конструкторские институты, строительные и сбытовые организации. Компания была создана в результате реорганизации в форме выделения из РАО «ЕЭС России». Ей были переданы пакеты акций межрегиональных распределительных сетевых компаний и региональных сетевых компаний, а также акции ряда энергосбытовых структур. В настоящее время она владеет и управляет 11 межрегиональными распределительными сетевыми компаниями. Около 100 филиалов компании расположены на территории 69 субъектов Российской Федерации.

Решение «Автоматизированная система управленческого документооборота» (АСУД) разработано на платформе EMC Documentum для автоматизации всех бизнес-процессов управленческого документооборота компании. Его внедрение – очередной этап проекта создания единого информационного пространства и единого подхода в области управленческого документооборота в ОАО «Холдинг МРСК» и его дочерних обществах (межрегиональных распределительных электросетевых компаниях), где система АСУД находится в промышленной эксплуатации с середины 2008 г.

Система охватывает все структурные подразделения исполнительного аппарата ОАО. Его централизованная архитектура предполагает одновременный защищенный онлайн-доступ пользователей системы к единому хранилищу электронных документов. Модуль «Федерация» поддерживает территориально распределенную работу АСУД и позволяет организовать доставку документов из ОАО «Холдинг МРСК» в межрегиональные распределительные сетевые компании и их филиалы и обратно в режиме реального времени.

Система автоматизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами, поручениями руководителей, протоколами Совета директоров, приказами о командировании и на обучение, резолюциями, извещениями, а также внутренними распорядительными документами уровня компании и подразделений. Внедрение системы обеспечивает комплексную автоматизацию бизнес-процессов документационного обеспечения, доставку документов и распоряжений в режиме реального времени, контроля работы с документами и их исполнения, организацию единой базы управленческих документов. Кроме того, обеспечивается оперативный контроль исполнения документов и поручений, организация удаленной работы, мониторинг состояния документооборота.

За три месяца АСУД была внедрена на всех рабочих местах сотрудников исполнительного аппарата (250 рабочих мест). За время опытно-промышленной эксплуатации в системе было создано и обработано более 3000 документов и создано более 6000 резолюций.