Юридически значимые электронные документы для ритейла

Компания «СКБ Контур» выпустила облачное решение для розничной торговли – EDI-провайдер и GDSN-каталог iCat. Это первая в России система, позволяющая обмениваться юридически значимыми EDI-сообщениями и таким образом перевести в электронный вид весь документооборот ритейлера – бухгалтерскую и налоговую «первичку».

Система iCat для ритейла позволяет дублировать EDI-сообщения электронными юридически значимыми документами. Это происходит за счет глубокой интеграции iCat с системой электронного документооборота «Диадок» компании «СКБ Контур», включенной в официальный реестр операторов ЭДО. По утверждению разработчика, iCat – первая такая система в России.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138, утвердившего форматы электронных счетов-фактур и фактически давшего «зеленый свет» электронному документообороту (ЭДО), многие крупные торговые компании начали сокращать количество бумажных документов в пользу электронных. Автоматизация документооборота по хозяйственным операциям позволяет избежать таких неприятностей, как несвоевременное получение или потеря документов, дополнительные пересылки при корректировке, временные затраты на ручную обработку информации, невозможность получения налогового вычета из-за отсутствия или неправильного оформления документов.

Уже несколько лет в российском ритейле используются EDI-сообщения, а сегодня компании активно внедряют системы для обмена электронными юридически значимыми документами. Например, первый «настоящий» электронный счет-фактуру в России 23 мая выставила сеть супермаркетов Billa. Компании Billa, Mеtro Cash&Carry, «Нестле» и Kraft Foods переходят на электронные документы уже с 2010 г.

EDI-провайдер iCat не только позволяет формировать и отправлять любые EDI-сообщения, сопровождающие торговлю (заказы на поставку, уведомления об отгрузке, счета и т.д.). Интегрируемый с внутренними учетными системами компаний, iCat обладает интеллектуальным Web-интерфейсом. Для небольших поставщиков, работающих через Web-сервис iCat, реализована упрощенная система поддержки закупок/продаж: пользователь может отследить весь процесс выполнения заказа, а сама система фиксирует и сообщает об ошибках и необходимых действиях.

По оценкам разработчиков, в iCat можно работать в трех системах, как будто в одной: GDSN-каталог, EDI-оператор и оператор ЭДО. Всесторонняя автоматизация позволяет компаниям перейти на новый уровень эффективности бизнеса: так, за счет использования EDI-сообщений время обработки документов сокращается на 80%, сообщения RECADV и DESADV сокращают время на приемку товара на 50%, а GDSN-каталог ускоряет ввод новых товаров на 23%. Подкрепляя EDI-сообщения юридически значимыми документами, компания сможет полностью отказаться от денежных расходов на почтовую пересылку и обработку бумажных документов.