Автоматизация документооборота и процессного управления на платформе DocsVision

В последнее время руководители российских предприятий все чаще стали задумываться о достижении новых качественных показателей эффективности бизнеса, в частности, благодаря существенному повышению скорости и подконтрольности процессов, а также переходу к безбумажным технологиям. Как известно, первая задача предполагает высокий уровень исполнительской дисциплины, внедрение основных принципов процессного управления (при сохранении традиционных директивных способов управления), ускорение управленческих процессов в распределенных компаниях, автоматизированный сбор укрупненных показателей (метрик качества) работы организации и т. д. В свою очередь переход к безбумажным технологиям — это необходимое условие для повышения скорости и эффективности управления. Для этого в компаниях внедряют средства ввода бумажных документов, средства хранения и управления электронным архивом, инфраструктуру электронной подписи, а также средства автоматизации традиционного российского делопроизводства. Заметим, что решение этих задач требует специальных средств, и лишь отчасти их можно решать с помощью обычной электронной почты и средств групповой работы. К тому же данные средства должны иметь возможность интеграции с уже внедренными в компаниях средствами автоматизации отдельных бизнес-процессов, такими, как ERP- и CRM-системы и другие специализированные бизнес-приложения.

Система электронного документооборота DocsVision (www.docsvision.com) разрабатывалась и продолжает развиваться с учетом перечисленных выше потребностей и включает весь набор необходимых инструментов. В ее основе лежит мощная система управления бизнес-процессами, соответствующая эталонной модели Workflow Management Coalition и базирующаяся на современных программных реализациях, в частности, на спецификации Windows Workflow Foundation. В состав системы также входят набор средств для организации полнофункционального архива документов в компании любого масштаба, готовые средства внедрения системы автоматизации делопроизводства и средства контроля исполнительской дисциплины и поддержки директивного управления.

Все эти подсистемы базируются на единых механизмах хранения, управления и доступа к информации и документам и содержат средства модификации и настройки приложения с учетом нюансов управленческих процессов в конкретной компании. Помимо встроенных средств интеграции с корпоративным порталом на базе Microsoft Share Point и системой электронной почты и коллективного планирования на базе Microsoft Outlook в системе DocsVision реализован специальный механизм интеграции в рамках бизнес-процессов данных различных приложений информационной системы без программирования (программных шлюзов). Имеются разнообразные возможности настройки, начиная с настройки приложений без программирования и заканчивая разработкой полнофункциональных расширений платформы с использованием современных средств разработки на платформе .NET 3.0. Перечисленный набор механизмов позволяет автоматизировать разнообразные процессы обработки информации — как в рамках традиционных задач автоматизации документооборота, так и в рамках контура процессного управления, — на единой технологической и методологической основе.

В настоящее время система насчитывает сотни внедрений и используется для автоматизации самых разных бизнес-процессов. В качестве примеров приведем ряд задач, которые решаются с ее помощью:

• контроль исполнения документов и реализации электронных регламентов управления в министерстве;
• процесс согласования договоров в распределенной компании;
• Интернет-управление депозитарными счетами депозитария;
• управление процессом выдачи кредитов для малых предприятий в международном банке;
• подсистема урегулирования рисков по выплате страховых вознаграждений в страховой компании;
• комплекс автоматизации системы менеджмента качества в сервисной компании.

Помимо реализации проектов на базе DocsVision компания разрабатывает готовые к использованию продукты для автоматизации типовых задач. Такой подход позволяет предприятиям, внедряющим у себя систему DocsVision, существенно сэкономить при автоматизации отдельных участков. Ведь при внедрении расширений не требуется дополнительных средств на закупку инфраструктуры и администрирование приложений; сокращается и объем обучения пользователей. Примерами подобных приложений могут служить система автоматизации корпоративной «горячей линии» (Service Desk), средства автоматизации управления конструкторской документацией, средства документационного сопровождения проектной деятельности на базе Microsoft Project и т. п.

Система поддерживает разнообразные средства масштабирования при увеличении нагрузки, включая:

• поддержку NLB-кластера сервера приложений;
• средства вытеснения файлов и организации иерархического хранилища файловой информации;
• средства кластеризации сервера workflow;
• создание зеркального сервера для хранения исторических данных.

Кроме того, для распределенных систем обеспечивается Web-доступ к любым данным системы, включая удаленное администрирование, и средства поддержки удаленных оффлайн-пользователей, работающих с системой по электронной почте. В системе имеются средства организации распределенных бизнес-процессов (Electronic Document Interchange) для реализации сложных сценариев обработки информации в распределенных компаниях и организации связи компании с ее контрагентами и средства репликации данных. Поддерживается распределенное федеративное хранилище файлов с возможностью временного кэширования контента на домашнем сервере.

Все упомянутые выше механизмы позволяют применять систему DocsVision для реализации разнообразных проектов в области автоматизации бизнес-процессов обработки документов и другой информации в современной компании, стремящейся повысить качество управления.