Электронный документооборот для 3000 пользователей

Документооборот в компании, насчитывающей несколько десятков филиалов в различных регионах России и ближнего зарубежья и несколько тысяч сотрудников, — это сложнейший процесс. Как им управлять? Как сделать его эффективным? Показательным примером того, как справиться с большим потоком документов, может служить проект автоматизации документооборота в Финансовой корпорации «Уралсиб» (http://www.uralsib.ru).

ФК «Уралсиб» — многопрофильная финансовая структура, развивающая коммерческий и частный банковский, инвестиционный и страховой бизнес, ее работающие активы сегодня составляют 12,5 млрд долл. Сегодня в корпорации действует два центральных офиса — в Москве и Уфе; развитием бизнеса на местах занимается шесть региональных дирекций. Интегрированная система продаж финансовых продуктов и услуг ФК «Уралсиб» насчитывает 1087 офисов в 81 регионе России.

Уже в 1998 г. корпорация, тогда еще называвшаяся «Никойл», вела многопрофильный бизнес. В конце 90-х перед ней встала важнейшая стратегическая задача — организовать работу с широким кругом как российских, так и зарубежных клиентов. Это предполагало открытие новых филиалов и региональных представительств, более активное взаимодействие с ними. С ростом бизнеса стало сложно поддерживать оперативное взаимодействие московского и региональных филиалов, удаленных на большие расстояния, в том числе и находящихся в разных часовых поясах. Неудивительно, что возникла необходимость в ПО, автоматизирующем делопроизводство и документооборот.

Специалисты корпорации выбрали простое «коробочное» решение — систему электронного документооборота (СЭД) OfficeMedia компании «ИнтерТраст» (http://www.intertrust.ru), разработанную на платформе Lotus Domino/Notes (IBM). Система включала модули «Внешние контакты», «Управление и планирование», «Делопроизводство», «Учет материальных ценностей», автоматизирующие все этапы работы с документами. Например, в системе была реализована автоматическая доставка информации по кратчайшему маршруту между двумя любыми офисами (при этом передача документов контролируется передающей и принимаемой стороной). Когда эта система внедрялась, некоторые филиалы корпорации еще связывались с центральным сервером по модему. Технология Lotus обеспечивала сотрудникам территориально удаленных офисов доступ к нужным документам, позволяла выполнять репликацию документов для тех подразделений, которым это было необходимо.

Первоначально с помощью OfficeMedia было автоматизировано 15 рабочих мест. К 2004 г. большинство сотрудников банковского направления уже использовало в качестве почтовой системы Lotus, а в качестве системы документооборота — OfficeMedia. Последняя на тот момент представляла собой практически «самописную» систему — за годы эксплуатации силами ИТ-специалистов корпорации в ней было сделано много необходимых для бизнеса доработок.

Развитие системы происходило на фоне активного развития самой корпорации. В 2002 г. ФК «Никойл» приобрела «Автобанк» и «Промышленную страховую компанию», в 2003 г. подписала партнерское соглашение с банковской группой «Уралсиб». Процесс слияния различных компаний шел полным ходом, и потому потребовалась корпоративная многофункциональная система для работы с документами для всех организаций, входивших в сложную структуру ФК «Уралсиб». Проект получил название «Создание современной системы поддержки распределенного документооборота» и включал три этапа.

На первом этапе (апрель 2004 г.) необходимо было принять решение: либо развивать какую-то имеющуюся СЭД, либо переходить на новую. Тогда же была создана «Административная книга Финансовой корпорации «Уралсиб» — по сути свод существовавших на апрель 2004 г. правил работы с документами. Она стала своего рода методологической основой для создания корпоративной информационной системы (КИС). В ней описывались основные сценарии организации и документирования работы коллегиальных органов, порядок согласования документов, издания распорядительных материалов, контроля за исполнением поручений руководства корпорации.

Создание КИС преследовало следующие цели:

• организация сквозного документооборота для всех компаний в составе корпорации;
• внедрение единой системы контроля документов;
• введение единого стандарта оформления, а также формализованного хранения и представления документов;
• стандартизация рабочих мест сотрудников ФК «Уралсиб»;
• предоставление доступа к системе 80% сотрудников компании.

Корпорация провела анализ существовавших на рынке систем. Так как большинству пользователей хорошо была знакома технология IBM Lotus Domino и разработанные на ее основе СЭД, было принято решение ориентироваться именно на данную технологию. Новую систему решено было создавать, используя разработанную «ИнтерТраст» на платформе IBM Lotus систему электронного документооборота CompanyMedia, причем предполагалось, что все сотрудники, вне зависимости от их количества и расположения (московский офис либо региональный), включаются в единое информационное пространство.

Система обладала необходимыми для проекта характеристиками, а именно:

• модульность (совокупность взаимосвязанных систем);
• неограниченное количество рабочих мест в системе;
• корпоративность работы пользователей;
• наличие механизмов делегирования полномочий при работе с документами;
• «прозрачное» взаимодействие подразделений и служб, филиалов и иных обособленных подразделений;
• обеспечение распределенной работы с документами в территориально удаленных подразделениях;
• поддержка Web-доступа к системе.

Второй этап проекта заключался в информационном обследовании, конфигурировании, внедрении в головных офисах в Москве и Уфе, настройке и доработке системы. Летом 2004 г. рабочая группа, в состав которой вошли специалисты «ИнтерТраст» (10 человек) и ФК «Уралсиб» (10 человек), собирала и анализировала пожелания пользователей относительно будущего ПО, которые потом были учтены при создании совместного детища заказчика и разработчика — КИС «Уралсиб». Предметные специалисты и эксперты корпорации составляли технические требования и готовили техническое задание, тестировали систему, участвовали в реализации доработок в ней. Написанием кода системы занимались сотрудники «ИнтерТраст», а тестирование проводилось совместными усилиями заказчика и разработчика. Поскольку проект был и без того сложным, решено было не перегружать систему обилием возможностей, а внедрить наиболее востребованный функционал, необходимый в работе рядовым сотрудникам и менеджерам среднего звена. В частности, был автоматизирован документооборот, связанный со служебной перепиской, распорядительной деятельностью, согласованием и контролем исполнения поручений.

Состав корпоративной информационной системы «Уралсиб».

Чтобы обеспечить процесс установки системы на более чем 1500 рабочих мест, специалисты «ИнтерТраст» разработали инсталлятор, позволяющий устанавливать ее автоматически. С его помощью КИС «Уралсиб» была развернута в кратчайшие сроки в центральных офисах компании в Москве и Уфе.

Уже в процессе разработки системы стало понятно, что одной из главных трудностей проекта может стать обучение работе с ней примерно 3 тыс. пользователей. Очное обучение надолго затянуло бы проект, что, естественно, не устраивало заказчика. Было принято решение обучить очно только 200 пользователей: сотрудников ключевых подразделений, которые создают основные документы, а также топ-менеджеров и их помощников.

Для заочного обучения остальных сотрудников специалисты «ИнтерТраст» использовали специальную систему «CompanyMedia—Корпоративный тренинг», представлявшую собой «практический тренажер» — прототип реальной системы. «CompanyMedia—Корпоративный тренинг» — это программно-методический комплекс обучения и аттестации пользователей и инструкторов системы CompanyMedia. Он предполагает самостоятельную подготовку обучаемых и включает курс лекций, интегрированный с ними полнофункциональный тренажер для отработки практических навыков эксплуатации системы и аттестационные тесты, позволяющие оценить качество приобретенных знаний. С помощью этого комплекса можно проводить обучение сотрудников в удобной интерактивной форме в Lotus Notes вне зависимости от территориальных особенностей организации, он подходит и для создания собственной среды обучения в компаниях. Данная система была установлена всем пользователям КИС «Уралсиб». При этом разработчики смогли оценить совместимость системы с уже имеющимся в корпорации ПО, обнаружить некоторые ошибки, которые надо было устранить до начала ее эксплуатации, а пользователи получили практические навыки работы с системой.

Наконец пришло время запускать систему в опытно-промышленную эксплуатацию. Пилотный проект в этом случае не имел никакого смысла: невозможно было бы на основе одного филиала оценить эффективность КИС для корпорации в целом, надо было внедрять систему на всех рабочих местах в Москве и Уфе, где ее планировали применять.

В октябре 2005 г. КИС «Уралсиб» была введена в опытно-промышленную эксплуатацию, а в марте 2006 г. запущена в промышленную эксплуатацию. Далее начался третий этап: тиражирование в региональной и филиальной сетях. Сегодня в системе работает около 4000 человек, из них 1660 — в региональных филиалах.