Наука управления документами

В силу ряда обстоятельств времени на подготовку темы номера «Документооборот» у нас было очень мало. И тем не менее, несмотря на загруженность в конце года, компании и независимые авторы проявили редкую активность в подготовке материалов для этого номера.

К сожалению, ограниченный объем журнала не позволяет нам напечатать их все в
одном выпуске — еще несколько интересных публикаций появятся в ближайших номерах
журнала. Более того, мы продолжаем получать статьи по данной тематике, так что
вполне возможно, придется открывать отдельную рубрику «Документооборот».

Причина столь живого интереса вполне понятна — он отражает рост роли соответствующих технологий в деятельности предприятий. Весь функционал корпоративных информационных систем можно (достаточно условно) разделить на две части: задачи класса ERP и управление документами. Традиционно происходило так, что многие коммерческие компании начинали внедрение ИТ с автоматизации учетных задач, а государственные, по очевидным причинам, — с документооборота. Но хотелось бы обратить внимание на мнение некоторых экспертов, полагающих, что «правильное» построение информационной системы должно начинаться с внедрения системы управления документами, поверх которой потом «накладываются» ERP-решения.

Еще шесть-семь лет назад, начав более пристально отслеживать тему автоматизации обработки документов, я понял, что сообщество поставщиков соответствующего ПО делится на две категории: одна из них активно использует в своем лексиконе слово «документооборот», другая — категорически не терпит его, считая необходимым говорить «управление документами». При том что речь шла, как правило, о создании систем примерно одного класса, было не очень понятно, чем объясняются порой весьма острые дискуссии по столь пустяковому терминологическому вопросу.

Впрочем, если присмотреться к этим дискуссиям внимательнее, легко было заметить, что принадлежность ИТ-специалистов к той или иной категории определялась довольно просто: в первом случае это были российские разработчики, а во втором — поставщики западных решений. Внешне причина спора лежала на поверхности: в английском языке нет аналога русскому «документообороту», там используется термин «document management». А в отечественных нормативных актах, соответственно, нет «управления документами». Впрочем, подобные лексические дискуссии сейчас поутихли, было достигнуто понимание, что два этих термина можно считать синонимами.

Однако на самом деле суть проблемы заключалась в принципиальном отличии подходов к решению задач автоматизации предприятий, которое можно было охарактеризовать (с известными упрощениями) следующим образом. Российские тиражируемые решения создавались в свое время на базе выполненных заказных работ. Их функциональное развитие шло по мере появления реального спроса на те или иные задачи со стороны заказчика — т. е. снизу вверх, поэтапно. Если говорить о документообороте, то все начиналось с задач автоматизации канцелярий (чаще всего — в государственных структурах) на базе уже существующих схем работы. Документооборот рассматривался обычно как один из элементов (часто вполне автономный) автоматизированной системы предприятия.

С Запада к нам пришли решения, изначально ориентированные на реализацию более крупных (а значит, и дорогих) проектов, как по числу рабочих мест и объемов данных, так и по количеству реализуемых функций. Их внедрение идет сверху вниз и практически всегда должно сопровождаться реинжинирингом. При таком подходе система управления документами может рассматриваться как основа всей корпоративной информационной системы, объединяющей ее остальные компоненты — учет, планирование, общение с внешним миром и т. д.

Но в последние годы — по мере увеличения масштабов автоматизации российских заказчиков и отечественных разработок, с одной стороны, и адаптации западных систем к нашим реалиям, с другой — мы видим, что былые противоречия стираются. Так что теперь мы просто говорим о двух сторонах решения одной проблемы, которые можно с некоторой натяжкой определить как практику и теорию создания систем документооборота.

Стоит также отметить еще две любопытные особенности сегмента систем документооборота. Во-первых, в отличие, например, от ERP-сегмента, на рынке продуктов класса Document Management число игроков не только не сокращается, но и растет! Даже при том, что на российском рынке хорошо представлены не менее пяти ведущих западных и около десятка отечественных разработок, и несмотря на рост конкуренции, можно видеть появление новых игроков, как зарубежных, так и местных. Еще один примечательный факт — фирма «1С» объявила сферу управления документами одним из ведущих направлений развития своей платформы.

Во-вторых, до недавнего времени поставщики систем документооборота довольно четко делились по категориям заказчиков: либо коммерческие, либо государственные клиенты. Сейчас же мы видим активное встречное движение… Не говоря уже о том, что многие ИТ-компании сегодня поняли: документооборот нужен не только крупным корпорациям, но и малым предприятиям…

Так что процесс идет, и мы будем продолжать следить за его развитием.

Андрей Колесов,
заместитель главного редактора «BYTE/Россия»