Системы управления документацией: требования и реализация на практике

«Как организовать систему управления документацией, чтобы получить максимум от того, что она может дать?» — этим вопросом в первую очередь задаются разработчики документации по стандартам и прочим регламентным документам в области деятельности, которую в целом обозначают термином «Управление документацией».

Анализируя мероприятия,необходимые для внедрения системы управления документацией, можно выделить следующие их группы:

• организационно-методические мероприятия;
• технические решения;
• принятие необходимого законодательства.

Опыт компании «ИнтерТраст» (http://www.intertrust.ru) по внедрению систем электронного документооборота показывает, что разработка технического решения, отвечающего всем традициям и требованиям законодательства, и предоставление такого решения клиенту — лишь один из этапов полноценного создания системы управления документацией. Дополнительно требуется провести ряд организационно-методических мероприятий, часть которых связана со сбором данных для настройки системы под конкретную организацию, а другая часть — с анализом деятельности и составлением необходимых регламентов. Кроме того, совершенно необходим этап обучения персонала навыкам работы с техническими средствами по разработанным регламентам и правилам.

Существует ряд документов, регламентирующих построение систем управления документацией и определяющих основные требования к ним. Один из наиболее авторитетных — международный стандарт по управлению документацией ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation — Records management). Основываясь на указанном документе, можно выделить несколько основных требований к системам управления документами (они приведены во врезках), позволяющих построить эффективную систему управления документацией. Какое применение они находят в современных программных решениях, как реализуются на практике?

Адаптация продукта

Для реализации приведенных выше требований система управления документами должна обладать развитыми возможностями настройки под конкретного заказчика (это продиктовано особенностями документооборота у разных организаций). Иногда в ходе настройки программного решения сам процесс сбора необходимой информации заставляет сотрудников компании-заказчика корректировать существующее положение дел и искать пути его усовершенствования.

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к созданию документов Вопросы, которые следует рассмотреть Административные правила, определяющие, какие документы должны быть созданы и введены в систему документооборота. Административные правила контроля и управления статусом информационного материала на протяжении активной фазы его жизненного цикла как инструменты для классификации и индексирования документа. Требования к созданию документов: деловые правила; правила классификации; правила индексирования; требования к созданию метаданных.

Рассмотрим конкретный пример — заполнение справочника «Структура организации» (рис. 1). Может возникнуть вопрос: “Что тут сложного? Ведь есть штатное расписание…” А если документооборот планируется в рамках холдинга, в который входит до 100 юридических лиц, причем ни один человек не владеет полной информацией о взаимоотношениях между этими юридическими лицами? Ситуацию может осложнять и тот факт, что должности де-юре не соответствуют должностям де-факто, а весь этот холдинг образует единую организацию, разделенную на юридические лица по неким формальным признакам. Сбор информации для описания структуры организации для целей документооборота дает возможность осознать фактическую структуру деловых отношений внутри организации и построить документооборот, соответствующий реальным нуждам сотрудников и руководства.

Рис. 1. Заполнение справочника «Структура организации».

То же самое относится к видам документов, системам нумерации и классификации. Например, последовательная нумерация документов при регистрации выполняется при помощи специальных программ-счетчиков. Вид присваиваемого номера формируется в конструкторе номера документа (именно так это реализовано в системе электронного документооборота CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст»). Когда в одном месте собрано описание всех видов присваиваемых номеров, легко осознать необходимость введения некого внутреннего стандарта для такого номера, что в итоге приводит к созданию единой системы классификации документов внутри организации.

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к управлению доступом Вопросы, которые следует рассмотреть Административные правила контроля и регулирования доступа к документам, а также их использования. Кому предоставляется доступ — ответственность: за вопросы безопасности (физический и логический уровень)? за то, что предоставление доступа не ставит под сомнение целостность?

Технические возможности предоставления прав доступа к документам, заложенные в системе управления документами, должны позволять организовать доступ таким образом, чтобы с документом работали только те сотрудники, кому это действительно нужно, а другие просто его не видели. Так, в системе CompanyMedia при создании документа доступ к нему имеет автор и тот, кому этот документ адресован. Доступ получает делопроизводитель, который документ регистрирует. При необходимости другим сотрудникам может быть предоставлен доступ «на чтение» или «на редактирование». Все это касается текущей документации; если же речь идет о документах долгого срока действия, для организации доступа используется система назначения «читателей» и «редакторов» для специально организованной системы виртуальных папок «Каталог».

Необходимость создания настроек для базы «Каталог» (описание настроек готовит консультант «ИнтерТраст») заставляет сотрудников заказчика собрать информацию о существующих правилах предоставления доступа для их анализа и необходимого совершенствования. Кроме того, CompanyMedia поддерживает режим назначения «ролей», когда определенные функции и данные доступны сотруднику, исполняющему некоторую роль, и недоступны всем остальным. Так, право регистрировать документы имеют только сотрудники, назначенные на роль «делопроизводитель».

Сроки хранения

Определение сроков хранения документов всегда относилось к прерогативе специалистов документационного обеспечения управления, которые руководствовались законодательством (в основном «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций»).

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к сроку хранения Какие следует учесть специфические требования к срокам хранения Административные правила контроля и управления сроками хранения документов и процессом решения судьбы документов по истечении сроков хранения. Законодательно-нормативные, в отношении исковой давности: деловая политика организации; интересы других заинтересованных сторон; сохранение истории организации; требования, связанные с культурой и традициями.

В настоящее время система определения срока хранения значительно усложнилась. Сроки хранения могут регламентироваться и другими законами, например, «Законом о бухгалтерском учете». При введении системы управления документацией на уровне менеджмента качества необходимо учитывать интересы всех заинтересованных сторон. Законодательство определяет минимальные сроки хранения документов. Реальные же сроки хранения необходимо устанавливать по принципу риска менеджмента: «что может произойти, если документы будут утрачены?»

Пример. Согласно законодательству, первичные бухгалтерские документы должны храниться пять лет. Но если они являются основанием возникновения убытков, хранить их следует 10 лет, так как по налоговому учету списание таких убытков должно проводиться в течение 10 лет. Налоговая проверка, которая имеет право затребовать эти документы, может проводиться за три предыдущих года. Если же, предположим, убытки возникли вследствие списания дебиторской задолженности (и это произошло через три года после факта затрат), то необходимый срок хранения затягивается на 16 лет! А если документов не будет — вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты…

Итак, нужно четко провести границу: как по возможности раньше избавиться от документов, которые уже стали ненужными, и сохранить то, что действительно необходимо? Для этого в системе управления документами может быть реализован технический инструментарий для оперативного сбора мнений заинтересованных сторон о сроках хранения документов. Например, в системе CompanyMedia имеется база «Согласование», в которой создаются и хранятся электронные листы согласования, назначения списка согласующих, мнения согласующих. Законодательные требования и дополнительные внутренние регламенты, определяющие сроки хранения, могут быть собраны в одной из баз для хранения документов, с назначением ответственных за регулярное поддержание их в актуальном состоянии. Общую картину, касающуюся сроков хранения документов, можно просмотреть в базе данных «Номенклатура дел», в которой можно проставить ссылки на необходимые нормативные документы.

Организация архивного хранения документов в CompanyMedia построена на ежегодном (в соответствии с российскими правилами ведения делопроизводства) переводе баз текущего года в статус «Архивные», когда все данные становятся доступными только на чтение и новые документы в базу не добавляются. При появлении новых версий программы и изменении форматов хранимых документов архивные базы модифицируются наравне с действующими, что позволяет сохранять доступность и читаемость документов с течением времени.

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к обеспечению сохранности документов Вопросы, которые следует рассмотреть Административные правила, определяющие выбор формата документов и выбор процессов, связанных с поддержанием читаемости и доступности документов с течением времени. Требования к созданию и сохранению («захвату») метаданных, отражающих произведенные над документами действия. Правила миграции. Правила выбора ПО. Указания по выбору форматов документов. Требования к метаданным.

Архитектура решения

Одна из проблем, возникающих при построении системы управления документами для территориально распределенной структуры (когда подразделения одной компании находятся в разных местах, иногда за тысячи километров друг от друга), — как исключить потерю документов при их передаче. В этом случае в системе управления документами может быть реализован такой механизм передачи данных, как реплицирование. Это специальный механизм поддержки копий баз данных, расположенных на разных серверах, в состоянии, когда их содержание идентично. Процессы передачи информации и сравнения будут продолжаться до тех пор, пока сравнительный анализ не покажет полную идентичность содержания. Сотрудники, работающие с системой, подключаются к одному из серверов и работают с одной из реплик; с точки зрения пользователя это выглядит так, как если бы все сотрудники работали с одними и теми же документами. Передача документа из физического действия превращается в предоставление доступа (к примеру, так это реализовано в системе CompanyMedia).

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к системам, создающим документы и управляющим ими Расшифровка требований Системы, создающие документы и управляющие ими, должны обладать качествами, обеспечивающими полноту содержащихся в них документов и их соответствие определенным планам и методикам. Системы должны быть: надежными; целостными; соответствующими законодательно-нормативным требованиям.

Основной принцип, заложенный в архитектуру CompanyMedia, — модульность (рис. 2). Виды модулей, которые могут быть включены в систему, проектируемую для конкретного заказчика, разработаны в соответствии с традициями российского делопроизводства и требованиями законодательства. Базовый модуль «CompanyMedia-Делопроизводство» включает в себя базы для регистрации и работы с группами документов: входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. По желанию заказчика в систему могут быть добавлены модули «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Заседания», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Управление персоналом» и т. д. Могут также быть разработаны дополнительные специализированные модули, например, «CompanyMedia-Обращения граждан».

Рис. 2. Архитектура CompanyMedia базируется на принципе модульности.

Разработка компании «ИнтерТраст» предоставляет нужный инструментарий для управления документацией, а в процессе внедрения специалисты компании могут разработать все необходимые инструкции и регламенты.

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к инструментам (tools) и процедурам управления документами В число таких инструментов могут входить Для реализации требуемой системами менеджмента концепции управления документами может понадобиться разработка определенных инструментов и процедур управления документами. Схемы (модели метаданных). Классификационные схемы (номенклатуры дел). Процедуры хранения документов: схемы определения уровней допуска по безопасности и прав допуска; инструкции по срокам хранения и дальнейшей судьбе документов; нормативные документы, служащие основанием для решения судьбы документов по истечении срока хранения.

Достаточно ли всего этого, чтобы работа по постановке управления документацией устраивала заказчика? Как показывает практика, нет. Проблема кроется в том, что туманно формулируется как «деловые правила» (зачастую под ними подразумеваются деловые процессы в организации, которые требуют автоматизации либо перехода на другую систему, в большей степени удовлетворяющую потребности клиента).

Чтобы определить «болевые точки» заказчика, нужно обратиться к опыту его ИТ-специалистов, в частности, проанализировать, какие автоматизированные системы были ими разработаны и для решения каких задач. Чем отличаются программы, которые стихийно пишутся клиентом, от «коробочных «продуктов», разрабатываемых ИТ-компаниями? Что вынуждает доделывать и переделывать, казалось бы, высококачественные, но «самописные» программные продукты? «Самопальные» программы пишутся тогда, когда есть процесс, требующий оперативного предоставления некоего объема информации — причем специфического.

Пример. Типография работает с нестандартными заказами (сувенирная продукция). В момент оформления заказа необходимо собрать данные о ценах на исходные материалы, о технологии работы (чтобы просчитать стоимость работ), о текущей загрузке производства, чтобы назначить срок исполнения, об истории взаимоотношений (может быть, заказчик еще прошлый заказ не оплатил, или, наоборот, ему пора давать скидки?). Нужно подсчитать цену с учетом всех условий и необходимой нормы прибыли. Далее пойдет оформление макета, договора, финансовых документов и прочее. И только собрав всю информацию, можно принять решение, выполнять заказ или нет, устраивает заказчика цена или нет.

Для организации действительно качественной работы необходима не только полнофункциональная, разработанная профессионалами в соответствии с государственными стандартами система управления документами, но и работа как с финансово-бухгалтерскими системами (или ERP), так и с системами управления отношениями с заказчиками (CRM).

Почему нужны именно разные системы? Выполняя разные функции, они в комплексе решают задачи организации (ERP — получение информации о ценах, формирование финансово-бухгалтерских документов; система управления документами — передача пакета документов, необходимых для выполнения заказа, планирование его выполнения и контроль хода исполнения). Различие между системами связано с методами обработки данных. В ERP-системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные (условно: представляемые в виде связанных таблиц). Системы управления документами работают с неструктурированными данными — текстами и разнообразными файлами, причем часть информации (реквизиты документов) может храниться в структурированном (подобном табличному) виде. Основное деление потоков информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для данного бизнес-процесса — структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными берут на себя системы управления ресурсами, неструктурированными — системы электронного документооборота.

Пример. Накладная на отгрузку товара — документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах организации. Для передачи товара покупателю документ должен быть распечатан, подписан и согласован со всеми необходимыми инстанциями (например, с финансовой службой — оплачен ли данный товар, а если нет, возможен ли отпуск в кредит). На бумажном документе покупатель расписывается в получении, на нем ставятся печати, и в дальнейшем этот документ может понадобиться именно в таком виде — для предъявления судебного иска или для подачи в налоговую инспекцию. Одновременно данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде — для подсчета складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т. д. Поэтому документ (накладную) можно зарегистрировать в системе электронных документов (СЭД) как электронный документ с хранением отсканированного образа и одновременно ввести в систему управления ресурсами в виде набора структурированных данных.

Конкретное сочетание систем определяется отраслевыми и индивидуальными особенностями бизнес-процессов и схем управления конкретного предприятия. Что мы получаем в итоге? Если при работе «самопальной» программы обеспечивалось оперативное принятие решения (например, о том, брать ли заказ, в зависимости от его цены), а после внедрения дорогостоящих ERP и СЭД принятие этого решения усложняется, у заказчика появляется ощущение, что деньги потрачены зря, хотя вся необходимая информация в системе, скорее всего, присутствует.

Для решения проблемы может потребоваться интеграция систем, дополнительная настройка. Искусство внедрения даже типовых систем — это умение видеть «болевые узлы» заказчика и решать его проблемы, даже если он их еще не осознал. Вот тогда можно сказать, что при внедрении системы документооборота соблюдается первое правило менеджмента качества — клиент должен получить больше того, что он ожидает.