Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов
Татьяна Кузнецова,
профессор, зав. кафедрой документоведения Российского государственного гуманитарного
университета
Сергей Кузнецов,
к. и. н., руководитель Научно-информационного центра "Горбачев-Фонда"
kouznets@mtu-net.ru
В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства
(в том числе и документооборота). Имеются и целиком российские разработки, и
локализованные версии программ ведущих мировых производителей. В последние годы
поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать
их к нормам российского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя
автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый эффект.
Попробуем обрисовать проблемы, которые необходимо решить для успешного внедрения новых технологий в сферу управления.
| Что мешает автоматизации | Что необходимо |
|
Несогласованность терминологии. Отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии |
Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения Разработка детального оргпроекта. Обязательное участие во внедрении квалифицированных специалистов по делопроизводству. |
Корни проблем
Одна из главных причин трудностей, на наш взгляд, состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии – работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"*. Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.
* ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Отсюда вытекает технологическая проблема – реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.
Не менее важная проблема – недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.
Негативным фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном уровне вопросов документообразования. Сохраняется неопределенность относительно того, какие управленческие ситуации обязательно документируются, какими видами документов, с каким набором информации. Исключение, пожалуй, составляет только бухгалтерская документация, обязательность составления которой определяется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" (ст. 1 и ст. 9). И отчасти именно поэтому работа с данным видом документации автоматизирована в наибольшей степени.
Сначала оргпроект
Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, т. е. с оптимизации системы управления и схем работы с документами. Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на ИТ-основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Итак, еще раз подчеркнем, что в основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.
Часто приходится сталкиваться и с непониманием того, что правильная постановка делопроизводства требует введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект.
При комплексной автоматизации делопроизводства сегодня решаются во многом те же задачи, которые решались ранее при оргпроектировании. Фактически компьютеризованные программно-аппаратные комплексы – это только более производительный и эффективный инструмент. Вместе с тем внедрение компьютерных технологий требует значительно большей подготовки.
Все тонкости делопроизводства
Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого основная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т. е. будущим главным пользователям системы. К сожалению, службы делопроизводства пока редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими высшее специальное образование по специальности 350800 ("Документоведение и документационное обеспечение управления"), и поэтому далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к системе. С другой стороны, фирмы-разработчики также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное оргпроектное обследование и помочь сформулировать задачи для программистов. Между тем таких специалистов давно выпускают два вуза в Москве – Российский государственный гуманитарный университет и Государственный университет управления, а также более 40 вузов в других регионах страны.
Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов – все, вплоть до создания полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего – регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время и организацию движения документов.
При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания. Для того, чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (в делопроизводстве это называется "трафаретные тексты"), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с CRM-системами для внесения в документ сведений об адресате.
На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, какая требуется периодичность. При наличии такого табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.
Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные карточки нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время уже давно существует фиксированный набор реквизитов, заносимых в регистрационную форму. Поэтому желательно, чтобы единая форма была бы рекомендована в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Там же было бы неплохо указать стандартный набор справочников для автоматизации заполнения максимального количества полей и различных учетных форм.
Использование разметки документа в XML-формате, закладываемой уже на стадии создания шаблонов документов, позволило бы автоматизировать заполнение регистрационной карточки и, возможно, впоследствии отказаться от нее как таковой, перейти к работе непосредственно с документами и индексами документов.
С этапом регистрации теснейшим образом связаны такие этапы работы с документами, как контроль исполнения и информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации, и это наиболее разработанная функция.
Информационно-справочная работа – это по существу главная функция документационного обеспечения управления, но сегодня она поставлена во многих организациях весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ. Но только с внедрением полнотекстовых автоматизированных систем появилась возможность оперативного многоаспектного поиска и просмотра любого документа или тематической подборки документов.
Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, – номер дела, в которое помещен документ после завершения работы с ним. Поэтому автоматизация требует разработки номенклатуры дел организации, т. е. упорядочения текущего хранения документов.
Еще одна задача, решаемая системами автоматизации, – упорядоченное хранение документов в электронной форме. Но хотя на рынке присутствует ряд решений типа "электронный архив", пока еще нет систем, которые бы соответствовали действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.
При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов. К сожалению, сегодня многие даже не знают о создании в апреле 2002 г. Центрального архива документов на электронных носителях Московского городского объединения архивов и не имеют представления о том, что документы коммерческих организаций составляют негосударственную часть Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Проблема сохранения документов на электронных носителях и передачи их на хранение должна сразу решаться на уровне разработки автоматизированных систем.
Выводы
Вывод первый: сегодня автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.
Вывод второй: внедрение ИТ требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.
Вывод третий: внедрение автоматизированных систем требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.