Документооборот на платформе SharePoint

Перед любой организацией по мере развития и усложнения ее информационной инфраструктуры рано или поздно встает вопрос формирования единого пространства, которое позволило бы объединить и упорядочить разрозненные информационные ресурсы, процессы и системы. Как показывает практика, наиболее эффективный способ решения этой задачи — внедрение портальных технологий.

Современные портальные технологии — это не просто возможность создания и поддержки Интернет- или интранет-сайта компании; сегодня порталы стали универсальным средством построения комплексных информационных систем. Они дают возможность в рамках единого интерфейса обеспечить массовый доступ к информации из различных бизнес-приложений, а также предоставить каждому пользователю исчерпывающий набор необходимых ему функций и сервисов.

Популярность и востребованность портальных решений на рынке объясняется быстротой их внедрения, легкостью настройки и практически неограниченными возможностями. Ведущие производители ПО также все более активно переходят к применению Web-технологий в своих продуктах. Преимущества Web 2.0 и сервисно-ориентированного подхода (SOA) позволяют создавать более современные и гибкие решения, эффективно работающие в среде Интернет/интранет.

Главное преимущество портальных решений — это их универсальность и ориентация на решение широкого спектра информационно-коммуникационных задач, включая:

• хранение любых видов информационных ресурсов (в том числе централизованное или распределенное хранение корпоративных данных, документов, медиаконтента и т. д.);
• организацию массового доступа к информационным ресурсам (включая развитые средства поиска и настройки представления данных);
• создание среды для взаимодействия пользователей (публикация данных на портале, форумы и блоги, интеграция с системами электронной почты и т. д.);
• автоматизацию процессов обработки документов (включая инструменты для совместной работы пользователей с документами);
• обеспечение безопасности информации благодаря встроенным средствам управления доступом;
• интеграцию данных, обрабатываемых в различных бизнес-приложениях.

Учитывая широту функциональных возможностей, подкрепленную очевидными тенденциями на рынке корпоративного ПО, со всей определенностью можно сказать, что будущее ИТ-индустрии — за Web-технологиями, интегрированными в комплексные портальные решения.

Среди критичных с точки зрения бизнеса задач, которые требуют специализированных решений, учитывающих национальную специфику, следует прежде всего выделить автоматизацию документооборота (records management) и работы с поручениями (task management). Именно для решения этих задач компания «Электронные Офисные Системы» (www.eos.ru) разработала новый продукт — Enterprise Office Solution for SharePoint.

Новый продукт ЭОС представляет собой отдельный модуль для автоматизации документооборота и контроля исполнения поручений, который полностью интегрируется в любой портал (как действующий, так и создаваемый с нуля) на базе одного из ведущих платформенных решений в сфере управления корпоративным контентом — Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007).

В решении EOS for SharePoint воплощен многолетний опыт, накопленный компанией ЭОС в области автоматизации работы с документами, и учтены основные требования российской практики. Эти требования диктуются, с одной стороны, действующей нормативно-методической базой делопроизводства, а с другой — спецификой управленческих процессов и бизнес-культуры пользователей.

Разработка решения велась на основе принципов и методов работы с документами, реализованных в основном продукте компании ЭОС — системе электронного документооборота «ДЕЛО», популярном на российском рынке решении для автоматизации документооборота. В то же время разработчики в максимальной степени сохранили идеологию SharePoint, следуя принципам универсальности, гибкости и простоты использования. Таким образом, главное достоинство EOS for SharePoint — это сочетание всех преимуществ базовой корпоративной платформы управления документами и возможностей одной из ведущих российских СЭД.

Даже в коробочной версии решения имеется практически вся основная функциональность, которую должна предоставлять современная СЭД, а именно:

• регистрация документов (автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с настраиваемым шаблоном);
• свободная маршрутизация (пересылка документа между пользователями);
• автоматическое журналирование совместной работы с документом (фиксирование факта пересылки, хода согласования документа и т. д.);
• контроль исполнения поручений (выдача самостоятельных поручений и поручений по документу, рассылка задач по каждому поручению на персональные рабочие места исполнителей и контролера, мониторинг процесса исполнения задач пользователями);
• настройка политик для автоматического разграничения прав доступа к документам, проектам, поручениям и задачам;
• работа со сложными регистрационными формами (включая файлы, поручения, журналы передачи и согласования документов и т. п.);
• работа с документами, поручениями и задачами на персональном сайте пользователя;
• поддержка работы со справочниками и другие возможности.

Новое решение объединяет в себе свойства коробочного продукта и платформы. Наряду с набором предварительно настроенных шаблонов, типовых рабочих процессов и функций, которые готовы к использованию сразу после установки, EOS for SharePoint обладает всеми преимуществами SharePoint, включая возможности адаптации к особенностям конкретного заказчика. Помимо разработки тиражируемого решения компания ЭОС также активно использует платформу SharePoint при реализации различных проектов построения систем межведомственного и межкорпоративного документооборота (в том числе на базе интеграции SharePoint с СЭД «ДЕЛО»).