Единая ГИС для хранения архивных документов

По сообщению Минцифры, к концу 2022 г. в России завершится разработка государственной информационной системы «Платформа „Центр хранения электронных документов“» (Платформа ЦХЭД). С вводом системы в эксплуатацию документы, созданные в электронном виде, будут передаваться на постоянное архивное хранение онлайн, без обязательной печати на бумаге. Оператором платформы является Минцифры России.

Платформа ЦХЭД предназначена для комплектования, учета, хранения и использования электронных архивных документов. Она обеспечит сохранность, целостность и пригодность документов для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости.

Сейчас все федеральные ведомства должны отправлять документы в Государственный архив России в печатном виде, включая электронные документы, подписанные электронной подписью. Новая платформа, поясняют в Минцифры, позволит передавать электронные архивные документы на хранение и вести учет этих документов, не прибегая к созданию бумажных версий. Это не только поможет экономить средства на печати, но и оптимизирует процессы делопроизводства и сократит трудозатраты работников архивов. Министерство совместно с Росархивом старается упростить ведомствам задачу перехода на электронное хранение: например, для ведомств, где нет архивного модуля в системе документооборота, разрабатывается облачное приложение, где можно будет временно хранить документы и в дальнейшем отправлять их в ЦХЭД.

Заказчиком системы является Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы ЦХЭД занимается НИИ «Восход». ГИС «Платформа ЦХЭД» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись.

К платформе в рамках опытной эксплуатации уже подключились 14 ведомств, в том числе Минпромторг, Минпросвещения, Росстандарт, Ростуризм, Минвостокразвития и др. До конца года количество подключенных органов власти планируется увеличить до 20.