Решение «1С» для создания архива документов
Фирма «1С» объявила о выпуске финальной версии конфигурации «Архив» и программного продукта «1С:Архив». Это универсальная система, обеспечивающая долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. «1С:Архив» разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов от попадания в архив до уничтожения и не имеет ограничений на объем хранимых данных.
С помощью «1С:Архива» можно организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.
Функциональные возможности решения включают:
• Комплектование архива, куда входит
- Загрузка документов из zip-контейнеров установленного формата;
- Загрузка нормативно-справочной информации из источников (организации, подразделения, сотрудники, другие справочники);
- Выгрузка данных из «1С:Документооборот 3.0»
- Загрузка документов как с усиленной, так и с простой электронной подписью (поддерживаются квалифицированная и неквалифицированная ЭП);.
- Загрузка карточек бумажных документов и их файлов;
- Загрузка связей между документами;
- Загрузка виз согласования, резолюций;
- Загрузка информации о персональных данных, содержащихся в документах;
- Предварительная проверка целостности пакета, проверка ЭП.
- Усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-Av3.
- Два варианта группировки передаваемых документов в принимаемых файлах: в виде готовых сдаточных описей со списком дел; в виде произвольных пакетов, без указания дел: автоматическое определение дел для переданных документов по настраиваемым правилам; оформление сдаточных описей для передачи документов на архивный контур;
- Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи в случае их отсутствия (для файлов офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML);
- Распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска;
- Присвоение архивных шифров принятым документам и делам;
- Отправка файла-ответа для системы-источника.
• Хранение документов в архиве, включая регулярную проверку документов (сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка электронных подписей); добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток, ведение списка фондов, фФормирование сводных описей и их годовых разделов, ведение журнала передачи документов.
• Использование архива – доступ из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в программе «1С:Документооборот»; возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса. Поиск документов; выгрузка выбранных документов в каталог. Возможность просмотра документов в виде иерархии. Формирование печатных форм: «Лист фонда», «Книга учета поступлений документов», «Годовой раздел сводной описи дел» и др. Протоколирование действий с документами.
• Уничтожение дел – автоматический подбор документов/дел к уничтожению, возможность оформления уничтожения вручную, передача информации об уничтожении для системы-источника: удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документооборот» и в «1С:Архив».
В поставку программы входят:
- актуальная версия платформы «1С:Предприятие 8» и конфигурация «Архив»;
- комплект документации;
- карточка официальной регистрации, включающая лицензионное соглашение;
- ПИН-коды лицензии для запуска программы и для регистрации продукта на портале 1С:ИТС.
Лицензия, входящая в поставку продукта, обеспечивает использование прикладного решения в файловом варианте на одном рабочем месте. Для использования на большем количестве рабочих мест необходимы клиентские лицензии «1С:Предприятие 8», которые приобретаются отдельно. Для использования прикладного решения в клиент-серверном варианте необходима лицензия на сервер «1С:Предприятие 8».