Эффективные бизнес-коммуникации. Опрос CTI

Системный интегратор CTI провел опрос клиентов и партнеров и проанализировал заинтересованность представителей бизнеса в инструментах, нацеленных на повышение эффективности коммуникаций.

Незаменимой частью современного бизнеса являются унифицированные коммуникации (UC). Для компаний самого разного масштаба скорость и качество взаимодействия с клиентами и партнерами уже давно стали одним из главных элементов конкурентной борьбы и эффективной работы. Увеличение скорости принятия решений, повышение вовлеченности сотрудников, удобство функционала, соблюдение стандартов информационной безопасности становятся источниками оптимизации бизнес-процессов, сокращения затрат и количества управленческих ошибок. При грамотном использовании UC-сервисы способны дать ощутимый экономический эффект. Например, с их помощью компания может сократить расходы на командировки, телефонную связь, повысить эффективность работы сотрудников.

Инструменты, способные повысить эффективность коммуникаций, разрабатывают многие российские производители. Рынок в первую очередь заинтересован в единой экосистеме, объединяющей весь спектр услуг связи, включая IP-телефонию, мессенджеры, видеоконференцсвязь (ВКС), электронную почту и элементы корпоративной мобильности. Современные корпоративные ВКС-решения позволяют осуществлять голосовое и видео-общение, демонстрацию презентаций, совместную работу с документами и многое другое. Не отдельное решение, а комплексный сервис на единой платформе способен обеспечить на должном уровне качество коммуникаций с учетом корпоративных требований к надежности и безопасности.

Окно возможностей

Тренд на миграцию с западных решений на российские сервисы подтверждается аналитиками рынка. Значительно возросший спрос открыл широкое окно возможностей для отечественных производителей. Но опасения сложности и дороговизны перехода пока останавливают часть представителей бизнеса. Так, опрошенные CTI компании отметили, что продолжают использовать такие ВКС-платформы, как Zoom (61%), Skype (46%) и Microsoft Teams (23%). Cisco Webex указали 15% опрошенных. Среди российских платформ первое место заняла компания TrueConf (23%). IVA Technologies и Vinteo отметили по 7% участников опроса.

Значительным препятствием на пути корпоративных ВКС-платформ становится повсеместное проникновение публичных бесплатных сервисов, таких, как WhatsApp и Telegram. Несмотря на многочисленные предупреждения экспертов по информационной безопасности о недопустимости обмена документами для служебного пользования через публичные мессенджеры, технически запретить подобное сложно.

Где сотрудник – там офис

Гибридный формат работы сохранился в российских компаниях, как и прогнозировали аналитики. Это подтвердили 77% участников опроса CTI. Бизнес за время пандемии убедился, что удаленный рабочий процесс может быть настолько же эффективным, что и в офисе. Период пандемии стал триггером к развитию UC-сервисов и проводником процессов цифровизации. Высокий уровень качества и надежности коммуникаций в сочетании с безопасностью, отвечающей корпоративным требованиям, – важные для бизнеса преимущества такого класса решений.

Даже если компания вернула сотрудников в офис, проведение онлайн-встреч с партнерами, заказчиками, коллегами из региональных офисов продолжается. Применение современных аналитических решений на базе ВКС-платформ позволяет повысить эффективность подобных встреч, и бизнес демонстрирует заинтересованность. Так, половина участников опроса отметили, что совещания станут более продуктивными, если по результатам встречи будет быстро предоставлен четко составленный протокол. При этом 54% участников указали, что на составление протокола в их компании тратится около 30 минут, а в 46% компаний время подготовки составляет 2-3 часа.

На вопрос, каким образом в компании реализовано протоколирование договоренностей в онлайн-встречах, 77% участников рассказали, что протокол ведет специально выделенный сотрудник в реальном времени, 23% – что встреча записывается, а затем транскрибируется. Между тем, решения для цифровизации учета совещаний уже присутствуют на рынке и достигли высокого уровня зрелости. В их число входят специализированные системы протоколирования встреч, работающие на базе искусственного интеллекта. Такие системы автоматически переводят речь участников встречи в текст и в реальном времени фиксируют итоги, поручения и другую обсуждаемую на совещании информацию. Кроме того, они собирают весь комплекс материалов совещаний в едином архиве: аудио- и видеозапись встречи, стенограмму, сопутствующие документы и презентации.

Например, такой системой является Нестор.BRIEF от группы компаний ЦРТ, интегрированная в Умную переговорную комнату CTI. Технологии распознавания речи в основе системы позволяют формировать стенограммы совещаний, проходящих даже в сложных шумовых условиях. Применять Нестор.BRIEF можно для сопровождения очных, онлайн- и гибридных встреч в офисе или за его пределами.

Сегодня также прослеживается спрос на аналитические инструменты, которые способны на многое: выделить главные обсуждаемые вопросы, оценить активность каждого участника, отметить вопросы, которые не успели обсудить на встрече, проследить статус выполнения задач, запланированных по итогам совещания. Только 15% принявших участие в исследовании компаний заявили, что не планируют отслеживать эффективность совещаний. Остальные сошлись во мнение, что такой сервис значительно сокращает затраты времени на выполнение рутинных задач, а также ускоряет доступ к данным совещаний и позволяет хранить их с соблюдением требований корпоративной безопасности.

Поговорить с кондиционером хотят не все, но заинтересованы многие

В значительном числе компаний существуют специальные помещения для проведения видеоконференций. Оснащение переговорных комнат способствует качественному проведению офлайн- и онлайн-встреч. Отвечая на вопрос «какие устройства присутствуют в ваших переговорных комнатах в офисе», 85% участников назвали микрофоны, 70% – видеокамеры. Телевизор или экран присутствуют в 61% переговорных пространств, проектор – в 38%. Телефон упомянули 54% участников.

Стоит отметить, что на рынке существуют решения, позволяющие реализовать единое управление оборудованием и процессами переговорных пространств.  Все перечисленные устройства, а также ряд других, например, датчики температуры и качества воздуха, осветительные приборы, кондиционеры, могут быть объединены в единое комфортное рабочее пространство и управляться голосом или с одного планшета. 46% участников опроса посчитали такое нововведение излишним для своей компании, но 54% проявили интерес к демонстрации подобных возможностей.

Сохранить унаследованное

Немаловажным запросом бизнеса становится сокращение расходов на оборудование и ПО в условиях снизившейся доступности и возросших цен. Как следствие – спрос на услуги сервисной поддержки, направленной на увеличение продолжительности жизни текущей инфраструктуры и унаследованного оборудования, кратно возрос. У многих компаний имеются системы видеоконференцсвязи, например, полноценные системы с ядром ВКС для групповых конференций или просто терминалы в переговорных комнатах. Дополнив эти системы отечественным решением, можно максимально сохранить инвестиции и обеспечить привычные сценарии работы для сотрудников.

Проведенный опрос показал, что проникновение аналитических инструментов в средства унифицированных коммуникаций в российских компаниях начинает свой уверенный рост. Бизнес находится в поиске эффективных стратегий оптимизации, повышения клиентской лояльности и вовлеченности сотрудников. Насколько успешными будут эти поиски – покажет время.