Модуль HRlink для удаленного подписания ЛНА
Компания HRlink представила новый модуль в сервисе кадрового ЭДО, предназначенный для работы с локальными нормативными актами (ЛНА) – самой ресурсозатратной для специалистов категорией документов. Благодаря ему можно существенно сократить сроки ознакомления сотрудников с документами. Модуль не только уменьшает нагрузку на кадровых специалистов, но и позволяет избежать штрафов за просроченное подписание ЛНА.
Основная сложность в оформлении ЛНА, поясняют в компании, – их массовость. Ознакомиться и подписать акты должны все сотрудники компании. Кадровые специалисты, особенно в компаниях с численностью от 100 человек, тратят много времени и сил на работу с ними: приходится постоянно актуализировать информацию о том, кто из сотрудников еще не подписал документы. Если же сотрудник переходит на новую должность, пакет бумаг нужно собрать и заверить заново. При этом несоблюдение сроков подписания ЛНА грозит компании штрафом.
Модуль ЛНА в сервисе HRlink позволяет работать удаленно со всеми массовыми документами в сфере HR, включая правила внутреннего трудового распорядка, положения о работе с персональными данными и об оплате труда, должностные инструкции, договоры коллективной материальной ответственности, приказы и многие другие. Прямо в сервисе HRlink можно оформлять, отправлять сотрудникам и подписывать файлы с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), учетной записи на портале госуслуг (УНЭП ЕСИА) или через мобильное приложение «Госключ».
Кадровые специалисты могут узнать в режиме реального времени, кто уже видел документ, а кто еще нет. К каждому ЛНА формируется лист ознакомления, где зафиксированы даты отправки, просмотра и подписания документа сотрудниками. Лист ознакомления можно выгрузить в формате Excel.
Кроме того, в системе можно настроить гибкие маршруты согласования ЛНА, состоящие из нескольких этапов и участников, или фильтры для выборочной отправки документов. Рутинные процессы сводятся к минимуму, а кадровые специалисты получают возможность знакомить сотрудников с массовыми документами за 2–3 дня вместо нескольких месяцев.
Как комментируют в HRlink, оформление ЛНА – один из самых трудо- и ресурсозатратных процессов в сфере HR, нередко кадровые специалисты вынуждены буквально бегать от сотрудника к сотруднику, чтобы получить все подписи. Если же команда территориально распределенная, приходится отправлять бумаги почтой и курьерской доставкой, что дорого и долго, и далеко не всегда удается вписаться во временные рамки подписания, установленные законодательством. Новый модуль в HRlink должен упростить задачу для кадровых отделов и снизить риски штрафов для компаний.
Сейчас модуль работает в тестовом режиме, но уже с начала 2023 г. функциональность будет доступна клиентам HRlink бесплатно.