Новая версия СЭД ТЕЗИС

Компания «Хоулмонт» представила новую версию СЭД ТЕЗИС – 5.2. Одно из главных нововведений в ней – появление HR-модуля, который автоматизирует целый спектр кадровых вопросов, включая планирование отпусков и оформление командировок. В дальнейшем функциональность будет расширяться и охватит также другие вопросы: трудоустройство и увольнение, награждение и дисциплинарные наказания, переводы сотрудников на другую должность.

В систему добавлены процессы планирования отпусков, их согласования, подтверждения и переноса. Процесс планирования отпусков запускается автоматически, при необходимости администраторы системы могут настроить время, когда это будет происходить. Каждый сотрудник получит карточку, в которой нужно будет отметить желаемые даты отпусков. Система автоматически проверит, не превышено ли доступное количество дней отпуска. После того, как сотрудник запланировал свои отпуска, он отправляет график на согласование руководителю. Для отпусков реализован график с диаграммой Ганта. Таким образом, вся информация представлена наглядно и легко для восприятия. Например, при согласовании отпусков руководитель сможет проверить, не пересекаются ли желаемые даты у нескольких сотрудников.

За несколько недель до отпуска в системе автоматически генерируется заявление на отпуск, которое согласуют сотрудник, его руководитель и специалист отдела кадров. После этого создается приказ для подписи директора компании. Реализованы также процессы переноса отпусков. Функция переноса может использоваться и для отзыва сотрудника из отпуска, если это необходимо.

При согласовании командировки сотрудник создает заявку, указывает в ней место назначения и проект. Пожелания по трансферу, проживанию и предварительный расчет стоимости также добавляются в карточку, если они есть. Заявку согласует руководитель. Если речь о поездке в опасный регион, то к процессу добавляется также сотрудник службы безопасности. После этого карточка попадает к специалисту, выполняющему функции трэвел-менеджера. Они приобретает билеты и бронирует гостиницу. В системе также реализован процесс отмены командировок.

Через мастер справок в СЭД ТЕЗИС любой пользователь сможет заказать различные справки, например, для банка или налоговой. В мастере необходимо выбрать из списка нужный вид справки, указать, за какой период она требуется, при необходимости можно оставить комментарий. В системе будет автоматически сформирована задача, которая поступит на исполнение сотруднику отдела кадров, ответственному за подготовку таких документов. Когда справка будет готова, пользователь получит уведомление, а во вложениях сможет найти электронную версию или подписанный скан.

В версии 5.2 расширили и переработали карточку сотрудника. Теперь в нее можно внести дополнительные данные, относящиеся к HR-направлению: например, город, должность руководителя, замещающий сотрудник, даты больничного или отсутствия на рабочем месте, дата увольнения.

Одно из удобных нововведений – возможность добавить данные о различных документах, например, справке об инвалидности, военном билете или дипломе. На отдельную вкладку можно приложить скан. За счет нововведений у специалистов отдела кадров будет перед глазами вся необходимая информация о сотруднике.

Повышенный спрос на функциональность юридически значимого документооборота возник во время пандемии коронавируса, когда многие компании перешли на удаленную работу и безбумажное взаимодействие с контрагентами. Учитывая пожелания заказчиков, разработчики расширяют возможности юридически значимого документооборота в СЭД ТЕЗИС.

В СЭД ТЕЗИС 5.2 реализована поддержка работы со следующими новыми видами бухгалтерских документов:

• акт сверки;
• детализация;
• накладная на внутренние перемещения (ТОРГ-13);
• протокол согласования цен;
• реестр сертификатов;
• ценовой лист;
• доверенность.

Их можно создать в СЭД ТЕЗИС и отправить в решение «Диадок» прямо из системы, возможно и получение таких документов из «Диадок».

Все бухгалтерские документы, как формализованные, так и неформализованные, можно завести в СЭД ТЕЗИС путем выгрузки из «1С».

Добавлена поддержка формализованных документов вида «Письмо», его можно отправить в «Диадок», получить и обработать. Раньше работать с письмами можно было только как с неформализованными документами.

В СЭД ТЕЗИС также добавлена возможность аннулирования уже подписанных документов (в этом случае аннулирование должны подтвердить обе стороны) или отзыва документа, который еще не подписан контрагентом.

Появилась возможность продолжить работу с полученным через «Диадок» документом без регистрации. В соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820 добавлен новый статус подписания «Подписано с разногласиями». Добавлены уведомления о том, что контрагент подписал документ, который не требует обязательного ответного подписания. Необходимость подписи также отображается для полученных документов.

Печатная форма документа обновляется после передачи титула покупателя, на документе появляются соответствующие водяные знаки.

Реализована возможность настройки типов входящих документов, по которым должна создаваться карточка в СЭД ТЕЗИС (по умолчанию это все документы). Для администраторов системы добавлены дополнительные возможности мониторинга загрузки документов из «Диадок» и работы с документами при интеграции.

При выпуске версии 5.2 большое внимание было уделено повышению производительности:

• улучшена работа загрузки вкладки «Журнал действий», а также списков и карточек;
• ускорена проверка статуса просроченных карточек;
• убрана возможность отображать или скрывать все столбцы в таблицах с динамической подгрузкой;
• изменен принцип индексации больших файлов с полной на частичную;
• изменена концепция работы вкладки «Безопасность» в карточках.

Дизайнер процессов — это удобный low-code инструмент, который позволяет настраивать бизнес-процессы без программирования. В новой версии модернизирован внешний вид дизайнера процессов при сохранении привычной функциональности и принципов работы.

Внедрена поддержка нового REST API из CUBA версии 7.2.

Изменен механизм определения назначений на пользователей при отправке документа на повторное согласование только для не согласовавших прошлую версию.

Наименования видов электронной подписи в системе теперь соответствуют видам ЭП, зафиксированным в Федеральном законе: УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) и УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись с использованием шифрования «КриптоПро»).

Изменен принцип авторизации в «ТЕЗИС: Помощник» и плагинах LibreOffice, Word и Outlook, реализована авторизация с использованием Oauth-токенов.